컨벤션 기획 및 준비과정

소개글

컨벤션 기획 및 준비과정에 대한 보고서 자료입니다.

본문내용

의 편리성을 요구하는 것처럼 참가자가 회의 장소에 어떻게 도착할 것인지도 세심하게 고려되어야 한다.
어떤 장소는 참가자 대부분이 항공기로 도착하기에 아주 편리하지만, 한편으로는 참가자의 대부분이 운전을 직접 하는 것을 계획에 반영하지 않게 된다면 혼란을 초래하게 된다.
가. 회의장까지의 수송
대부분의 참가자는 항공기나 자동차 두 가지를 이용해서 여행을 하게 되며, 일부지역에서는 기차여행도 고려하게 된다.
대표적으로 항공기가 공식적인 수송수단으로 지정되면 항공회사는 아이디어와 지원을 하게 된다.
그리고 선정된 회의와 수송규모에 적합하게 항공사는 부수적인 서비스를 제공하게 된다. 항공사는 행사에 그들 항공기로 여행하는 사람들의 수에 따라서 컨벤션기획가와 진행요원들에게 저렴한 가격으로 수송을 제공하게 된다.
또한 승객을 위한 운임, 광고지원, 특별운임, 장비를 포함하게 된다.
어떤 항공회사는 도착과 출발 패턴, 렌터카 사용, 그리고 호텔예약정보를 시스템적으로 함께 제공하기도 한다.
나. 지상교통
지상 교통은 회의의 한 부분으로 호텔과 회의장, 컨벤션시설과 지역 공항간의 셔틀 서비스 이용을 고려해야 한다.
대부분의 회의시설은 지상교통수단을 필수적으로 제공하고 있으며, 어떤 호텔들은 공항에서 도착과 출발 때 셔틀버스를 제공한다.
8)제8단계: 현장운영 및 관리단계
컨벤션 현장운영 및 관리라는 것은 원만하고 효과적인 회의가 되도록 하기 위해 현장에서 일어나는 여러 가지 문제들을 다루는 것을 의미한다. 제 1단RP부터 제7단계까지 치밀하게 주의를 기울인다면 이들 현장발생 문제들을 예견하고 대비할 수 있다. 하지만 현장의 문제들을 예견하고 취급하는데는 경험만이 언제나 믿을 수 있는 안내자가 된다.
컨벤션 현장 운영 및 관리에 있어서 문제 해결에 도움이 될 만한 것을 제시해보면, 1. 회의가 종료되고 난 후 시간을 절약하고 비정상적인 비용부담을 즉각 알아내기 위해서 단체계좌를 매일 점검하든가, 2.회의시설에서 협동심 있고 지식도 많고 효율적으로 일하는 국제회의 서비스요원을 배정해서 회의기획자와 함께 일하게 한다든가 하는 것을 예로 들 수 있다.
감독: 감독이라는 단어는 어떤 사람이 부하직원들 뒤에 서서 명령을 하는 이미지를 떠올리게 한다. 그러나 운영에 있어서 “감독”이란 다른 사람들을 안내하고 지도하고 훈련시키는 일이다. 대부분의 감독은 현장에서 이루어지며 사전 준비가 이 기능을 쉽게 해 줄 수 있다. 행사 운영에서 부하직원들을 감독하는 것만이 아니다. 시설관리와 전시서비스업자와 공급자, 그리고 해사와 관련된 사람들을 관리하기도 한다. 기획의 과정에서 도출된 세부계획, 지시사항, 행사개요, 회의장의 배치도와 다른 사항 즉 오리엔테이션, 훈련, 정보 등에 대한 감독을 해야 할 것들이다. 필연적으로 감독은 행사 중에 진행되는 과정이다. 이 과정은 행사와 관련된 사람들이 그들의 임무를 어떻게 수행해야 하는가에 대한 정확히 dkif 수 있도록 그들과의 지속적인 의사소통을 해야 한다. 만약 개선이 필요한 부분이 있으면 즉각적으로 협의해서 조정해야 한다.
통제: 감독의 과정과 함께, 통제는 부하 직원에게 부정적인 이미지를 가지게 한다. 그러나 운영에 있어 통제는 작업을 모니터 하고, 이단계의 기준에 따라 결과를 평가하여 필요한 경우에 수정을 하기 위한 것이다. 통제의 기능을 수행하면서 행사를 기획할 때 왜 목표를 잘 설정해야 할 필요가 있는지를 알 수 있게 한다. 효과적인 통제를ㄹ 위해서는 행사의 결과를 모니터해야 한다.
참가자들이 행사장에 정시에 도착했는가?
행사장의 온도는 적당한가?
행사장의 형태는 어떠했는가?
등록 대기 시간은 얼마나 길었나?
결과를 평가하기 위해서 기획가와 진행요원은 어떤 결과가 예상되는지를 알아야한다.
몇 시에 회의기 시작되기로 하였는가?
행사장의 형태는 극장식인가?? 아니면 학교식 이었는가?
행사장의 온도는 얼마였는가?
등록 데스크에서 대기를 하게 된 원인은 무엇 때문이었는가??
회의 감독활동
행사준비사항
사전회의 브리핑
연습세션
회의운영통제
회의실: 행사가 실시되게 되는 장소를 미리 둘러보고 준비상황과 형태가 적합한지를 확인하여야 한다.
등록지역:
등록에 필요한 자료가 적당한 위치에 있는가?
관련 사무용품이 제대로 구비되어 있는가??
행사에 필요한 관련 기자재들은 이상 없이 작동이 되고 있는지??
탁자와 의자가 적합하게 배치되어 있는가??
초청연사와VIP
초청연사와 VIP와 관련된 기획가의 준비사항은 다음과 같다.
이들을 위한 수송 일정이 제대로 마련되어 있는지?
초청연사가 준비하는 장소의 공간, 시청각시설의 이용여부, 준비된 서류를 보고 읽을 수 있는 보조대는 마련되어 있는지??
회의장으로의 방향표시는 적정하게 되어 있는지??
식사기능: 참가자들이 등록한 후에 처음으로 해야 할 일은 식사 형태별로 적정 숫자를 파악해야 한다. 만약 처음에 예상한 숫자보다 사람들이 초과하여 계약내용을 바꿀 수 없는 상황이라면, 초과된 인원에 대해 어떠한 방법으로 식사를 제공할지에 대한 결정을 해야 한다.
회의세션: 이미 행사장의 형태를 확인하였다. 다음은 참가자들에 대한 관심을 가질 필요가 있다.
참가자들이 눈을 뜨고 있지만, 어떤 반응을 하는가?
참가자들이 졸고 있거나 심심해 하고 있지는 않은가?
행사장의 온도는 적당한가?/
조명은 적절한가??
연사의 소리를 행사장 뒤에서도 들을 수 있는가?
9)제9단계: 회의 후 평가단계
회의 후 평가라는 것은 컨벤션기획자가 당면하는 가장 어려운 업무 중의 하나이다. 이상적으로 말하면 평가는 통계분선에 근거해야 하지만, 회의를 성공적으로 개최 하는데는 객관적 방법으로 측정하지 못하는 무형의 주관적 요소가 많은 법이다. 그러므로 회의 평가는 객관적 평가에다 주관적인 개별 논평을 가미 하는것이 바람직하다. 또 한가지는 언제 평가하느냐이다. 회의평가는 1. 개별주제회의가 끝난 때, 2.회의가 끝날 때, 3.회의가 끝난 후 설문지를 발송해서 평가할 수 있다.
참고자료
1.컨벤션 실무관리론 주현식(저)
2.컨벤션 기획실무론 최광태(저)백산출판사
3.컨벤션 연회기획론 이호길, 김형섭 (공저)
www.백스코
www.코액스
www.naver.com

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