세계전통악기페어-컨벤션기획안 컨벤션기획서 컨벤션대학과제

목차

행사 관련 개요

프로그램 순서

개최지 선정

숙박장소 선정

식음료 행사

광고 및 홍보

예산계획

전시회 및 공연 사후관리

본문내용

, 소규모 공연, 이벤트 등
부속시설
-Dual 900W,동시통역부스 6개, 무대조명시설 및 A/V설비
-무대:13m(W)x9.4m(L)x5m(H)
스크린
전동식 스크린(12mx5m)
바텐
현수막바텐(12mx1m)
그랜드 컨퍼런스 룸
숙박장소 선정
그랜드 인터콘티넨탈 호텔과 코엑스 인터콘티넨탈 호텔 은 서울 비즈니스의 문화의 중심지인 무역센터 단지 내 에 위치하고 있으며 세계 경제의 흐름이 한눈에 보이는 무역센터와 코엑스 국제회의 및 종합전시장, 한국도심공 항이 가까이 있어 비즈니스를 편리하게 할 수 있다.
또한 면세점, 카지노, 극장, 쇼핑아케이드가 지하로 연결 이 되어있어 참가자들이 오락시설을 즐길 수 있다.
코엑스 사거리에 위치해 있는 하와이 호텔은 참가자들의 경제수준을 고려하여서 저렴한 가격대의 호텔이다
식음료 행사
그랜드 인터콘티넨탈 호텔의 그랜드블룸연회장이다.
- 1800명의 인원을 수용할 수 있는 그랜드 블룸은 3개의 섹션으로 나눌 수 있으며, 8개국의 동시통역이 가능하며 최신시설 및 5개의 대형 스크린이 있어 다각도에서 식음료 행사를 진행할 수 있다.
식음료 행사는 정찬으로 하였으며, Buffet Service 형식으로 참가자들이 직접 음식을 가져오는 방식을 택하여 자유로운 분위기를 만들도록 하였다.
그리고 마지막 날은 칵테일파티를 하면서 자연스러운 환송분위기를 만들게 될 것이다.
광고 및 홍보
- 홍보전략
① 다양한 기획기사를 통한 대국민 홍보
② 전시회 및 공연에 대한 관심 유발을 위한 매체 홍보
③ 사전 홍보행사를 통한 참여도 제고
④ 대회 규모의 확대를 위한 참가 유치활동 전개(초청)
⑤ 인터넷 네트워크를 통한 해외 커뮤니케이션 통로 구축
⑥ 참가자간 지속적인 교류를 통한 휴먼 네트워크 형성
⑦ 정기적인 News Letter 제작 및 발송
- 방송매체
ㆍTV의 CF를 통해 관련분야 홍보하기
ㆍ방송3사 및 케이블방송에 대해 정기적인 정보제공
ㆍ기자설명회를 통해 언론과의 대화 강화
- 인쇄매체
ㆍ관련분야 특집기사
ㆍ행사 로고, 브랜드 등 행사 이미지 구축
ㆍ제작된 포스터 및 팜플렛을 행사기간 근접시점에서 직접 우편 광고
- 인터넷 분야
ㆍ인터넷 홈페이지 구축을 통한 활용
ㆍ사전홍보 : 온라인 이벤트, 해외 커뮤니케이션 통로
ㆍ행사기간 : 주요 행사 소식 게재
ㆍ사후통보 : 행사결과 소개, 커뮤니티 구성
ㆍ참가자 등록/관리프로그램으로 data-base 축적
ㆍ행사기간 중 개회식 및 문화행사, 공식회의 인터넷 생방송
- 옥외광고
ㆍ홍보탑, 육교현판, 구조물설치
ㆍ전광판 홍보
단계별 홍보 방안
단계
기본개념
홍보방향
전개내용
1단계
(100일전)
홍보준비 및
사전홍보
지지기반 조성
회의인식 제고
WMC의 전국의 PR
세계 악기협회 및 연주자 대상으로 PR
협찬유치 목적 홍보
참가유치 목적 홍보
2단계
(60일전)
집중홍보
지지기반확보
행사내용소개
기대감확보
사전BOOM조성단계
주관 Mass Media이용단계
3단계
(30일전~
행사기간)
회장홍보
회장 스케치
집객 유도
WTC의 대대적인 홍보활동
Concept과 Theme표출
4단계
(행사후~)
사후홍보
운영성과 홍보
감사서신
차기 회의 홍보의 지속화
참가자 감사 서신 발송
예산계획
-조직위원회
ㆍ후원확보 방안수립
ㆍ후원업체 섭외 및 선정
ㆍ단계별 수입 및 지출예산 수립
ㆍ주요 사업별 예산집행계획 수립
ㆍ월별, 분기별, 연도별, 항목별 예산집행계획 확정
-PCO
ㆍ실행예산 편성
ㆍ수지 밸런스 예측
ㆍ단계별 수입 및 지출예산 편성
ㆍ주요사업별, 항목별, 예산집행계획 수립
ㆍ월별, 분기별, 연도별, 항목별 예산집행계획 수립
-등록비 책정
ㆍ 전차 회의의 등록비를 기준하여 물가상승률을 감안하여 책정
ㆍ 대회장 또는 주최자가 타 회의의 등록비 및 참가자의 직업 또는 예산한도에 따라 상한선을 책정
ㆍ 등록금은 사회 통념상 타당성이 있는 선에서 정함
ㆍ 높은 등록금은 참가자수 저조
ㆍ 낮은 등록금은 회의의 질을 의심한 참가자 수 저조
-전시부스 판매비
ㆍ 국제회의에서 전시부스 임대료는 중요한 수입원임
ㆍ 기본임대료가 비교적 고가임
ㆍ 전시회를 이용한 단체나 기업제품 홍보에 좋은 기회가 됨
-지원금
ㆍ 기금이나 정부의 지원을 받을 수 있는지 자세한 검토 필요
ㆍ 예산 편성 시 반영되도록 사전 교섭 및 신청 : 1년전
- 신청시: 사업계획서, 초청 연사들의 연제 및 이력서 등 필요
ㆍ 예산확보 준비업무 중 가장 중요한 행정 업무.
-광고료
ㆍ 국제회의 시 제작, 배포하는 홍보용 인쇄물은 광고효과가 매우 큼
ㆍ 회의와 관련된 회원단체 또는 기업체의 광고 권유로 광고료 수입을 확보 할수 있음
- 고정비용
ㆍ 회의장, 전시장 임차료
ㆍ 주문제작비(무대, 회의장 조성, Sign Board, Banner 등)
ㆍ 홍보비
ㆍ 기자재 임차료
ㆍ 초청연사 경비
ㆍ 도서인쇄비
ㆍ 사교행사의 여흥프로그램 비용
ㆍ 운영요원 인건비
ㆍ 통신비
ㆍ 사무국운영비
ㆍ PCO 용역비
-가변비용
ㆍ 전시장치비 (부스 설치비)
ㆍ 사교행사의 식비
ㆍ 수교물(가방, 기념품, 문구류 등)
ㆍ 수송비
ㆍ 본부지불금
전시회 및 공연 사후관리
전시회는 반출계획 및 철거순서에 따라서 완전히 철거가 된 이후에 전시회를 평가 및 정산을 해야 한다. 전시회가 끝나면 예산에 대한 적정예산 수립과 함께 적절한 지출이 이루어졌는지 분석해야 한다. 먼저 전시회가 끝나면 임대료를 정산해야 하는데, 임대료는 계약 체결시에 임대료의 20%, 임대개시 3개월 전에 30%, 개최 7일전에 임대차 보증금의 나머지 50%와 관리비 예치금인 할인할증금 임대료의 40%이상을 납부하고 있으므로 이 부분에 대한 적절한 지출을 점검해야 한다. 그리고 기타 전기, 수도, 가스 등의 사용료 및 각종 부대시설의 사용료를 전시장 측과 점검해야 한다.
예산 집행 및 지출에 대한 점검 및 각 참가업체 및 장치업체들과 정산을 한 후에 전시회 종료 후 30일 이내에 결과보고서를 작성하여 설명회를 실시한다. 이를 통해서 전시회 개최를 위해서 협력해 준 각 정부 관련단체 및 참가기업들에게 전시회성과 분석 및 앞으로의 개선사항 등을 보고하고 차기전시회를 공지해야 한다.

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