[이벤트 기획서 작성방법] 이벤트 기획서의 작성요령과 플래닝 테크닉

목차

* 이벤트 기획서 작성방법

Ⅰ. 기획과 기획서

1. 기획의 정의
2. 기획요소

Ⅱ. 기획서의 작성요령

1. 기획서의 작성요령
2. 기획서의 형태와 문장
3. 기획서의 작성순서
1) 표지
2) 목차
3) 서론
4) 기획배경
5) 기획분석
6) 기본방침
7) 행사개요
8) 세부계획
9) 실시계획
10) 예상수지 계획

Ⅲ. 이벤트의 플래닝 테크닉

1. 이벤트 기획 입안의 포인트
2. 이벤트 아이디어 발상법
1) 제임스 웹 영의 단독방상법
2) 브레인스토밍법
가. 브레인스토밍의 4대 원칙
나. 브레인스토밍의 진행 방법
다. 새로운 아이디어를 위한 기법으로 체크리스트법이 있다.
3) 브레인 라이팅 법
4) 연간 스케줄법
5) 이벤트 사례 분석과 재구성
6) 아이디어 뱅크 수집법
7) 전화번호부의 활용
8) 제안의 검증
3. 기획 회의와 실행 조직
4. 뉴스 리얼라이즈
5. 공동주최, 후원, 협찬, 특별 협찬
6. 전문업자의 선정
7. 사무국의 운영
8. 이벤트의 수입과 지출
1) 전시회장에서의 지출
2) 출전사 모집을 위한 비용
3) 대외 세일즈에 사용되는 지출
4) 내방자 프로모션을 위한 지출
5) 세미나를 위한 지출
6) 협회 또는 후원 단체에 대한 지출
7) 기타 일반 관리비

Ⅳ. 기획서의 작성

1. 기본 계획서
2. 실행 기획서

본문내용

지만 입장이 무료인 전시회에는 당연히 이 항목이 존재하지 않는다. 다만 박람회 등 퍼브릭쇼인 경우에는 입장 수입이 중요한 재원이 되기 때문에 예상 입장자 수의 산출이 중요한 과제이다. 또한 유료 세미나를 개최한다면 세미나 청강료의 항목도 있게 된다.
또 다른 수입원으로서는 광고 수입이 있다. 전시장 안에서 배포되는 이것은 가이드북에 게재되는 광고를 말한다. 참석자 중에는 그 분야의 전문자도 있고 또한 관심이 많은 대중도 있으므로 광고 효과가 매우 높으며 따라서 광고 게재의 효과도 설명하기 쉽기 때문에 안정된 수입원이 된다.
지출 항목에 대하여는 전시회의 경우, 크게 7개 항목으로 나눌 수 있다. 즉, 전시회장에서 의 지출, 출품사 모집을 위한 비용, 대외 세일즈에 사용되는 비용, 내방자 프로모션을 위한 비용, 세미나 비용, 협회 후원 단테에 대한 지출, 기타 일반 관리비 등이다.
1) 전시회장에서의 지출
가장 큰 지출로서는 역시 임대 요금이 있을 것이다. 그 지급 조건은 여러 방법이 있으며 전시회 개최 이전에 전액이 지불되는 경우가 많다.
이 항목 중 특별한 지출로서는 출전사를 위한 비용이 있다. 이것은 1인당의 예산에 초대자 수를 곱하여 산출한 것에 관계 비용을 더한다.
전시회장에서 배포되는 안내서의 작성 비용도 이 항목에 포함된다.
2) 출전사 모집을 위한 비용
출전사 모집에서 가장 필요한 것은 DM용 비용이다. 대략적으로 팜플랫, 계약서, 플로어 플랜, 예약 신청서, 반송용 엽서, 프레스 리얼라이즈, 중간보고서 등 인쇄물의 제작비도 이 항목에 포함된다.
이들 DM 비용과는 별도로 광고비도 중요하다. 방송 신문 잡지에 지출되는 광고 중 유료로 간주되는 것을 산출한다.
3) 대외 세일즈에 사용되는 지출
전문 프로덕션에 용역을 의뢰한 경우에는 그 비용을 산출해 둔다. 용역 지시를 위한 출장비도 비용 속에 포함해 둔다.
4) 내방자 프로모션을 위한 지출
내방자용 인쇄물 중에서 특히 큰 지출 항목이 되는 것이 초대자 비용이다. 트레이드 쇼인 경우, 특정 분야의 전문가를 많이 초빙하기 때문에 초대장을 사전 우송하게 된다. 그 비용은 인원수에 따라 다르지만 메일링 리스트의 신뢰성이 높다면 전체 발송량의 5%가 올 것으로 간주하면 된다.
따라서 이 경우 초대장 발송 리스트의 입수에 필요한 상담 금액을 계산해야 한다. 최근에는 DM을 외부에 의뢰하는 방법도 많이 사용되고 있다.
5) 세미나를 위한 지출
세미나에 드는 비용 중 큰 것은 임대 요금 및 강사 요금이다. 전시회장과 동일건물에서 세미나를 실시하는 경우에는 전시회장 비용의 스케줄에 준할 수 있지만 별도의 장소에 사용하는 경우에는 사전에 지급 조건을 확인하도록 한다. 강사와 관계되는 비용은 강연료 이외에 교통비 숙박비 국제적인 경우에는 통역 비용 등도 포함된다.
인쇄물로서는 세미나 청강권과 세미나 텍스트가 중심이다. 청강자 모집의 프로모션은 일반적인 전시회의 내방자 프로모션과 동시에 이루어지므로 그 비용 중 일부를 가산하면 될 것이다. 다만 그 비율이 커지면 세미나 쪽이 적자가 되는 수도 있다.
6) 협회 또는 후원 단체에 대한 지출
여기에는 협력 조직과 관계가 있는 비용이 모두 포함된다. 후원을 받은 경우 명의료를 징수하는 단체도 있지만 그러한 비용 이외에도 협회나 후원 단체에 대한 모든 비용을 포함하게 된다.
또한 접대비라든가 관계자의 출장비도 경우에 따라서는 주최자측이 부담해야 하는 수도 있다. 아무들 예산 작성 단계에서는 반드시 발생할는지 알 수 없으므로 예비비의 성격을 포함하여 어느 정도 두어야 할 것이다.
7) 기타 일반 관리비
그밖에 전시회의 관계가 있는 비용 중, 앞에서의 항목에 포함되지 않은 경비를 계산한다. 사무 간소화를 위해 아르바이트나 맨파워 서비스 등을 이용하는 경우도 미리 포함시켜 둔다.
또한 전화요금 등 통신비와 특별히 구별할 수 없는 경비, DM 이외의 우편요금 등도 포함된다. 기타 송금시의 수수료, 회계상의 경비 등도 일반 관리비로 계산한다.
IV. 기획서의 작성
1. 기본 기획서
기본 기획서에는 여러 가지 구성에 따라 다양하게 만들어지지만 먼저 앞에서 서술한 이벤트 기획 입안의 포인트 즉 6W3H의 각 항목에 새롭게 기획을 입안하는 이벤트의 각 항목을 적용시키면서 작성하면 아래의 표와 같다.
이벤트 기획서 기본 계획의 예
또 이벤트 기획서의 기본 플랜을 플로우차트 형식에 의하여 작성하는 방법도 있다. 이 형식은 보기 쉽고 이해하기 쉬운 장점이 있어 최근에 많이 선호하고 있다.
차트에 의한 방법은 긴 문장에 의해 하는 것보다 설명하기 쉬울 뿐 아니라 기획서와 분량(매수)이 적어지므로 시간이 단축되기도 한다.
2. 실행 기획서
기본 기획서에 이어서 이벤트를 실시하기 위한 실행 기획서 작성은 기본 계획에 기초하여 구체적이고 세부적으로 모두 실시 가능한 경우를 바탕으로 작성하지 않으면 안 된다.
실행 기획서는 세부 계획이 포함하여야 하는데 모든 세부 계획은 총 프로듀스와 스탭들과 같이 협의하고 결정하여야 한다.
세부 계획은 다음과 같은 사항들이 포함되는데 중복되지 않고 효율적인 운영이 되기 위해서 각 파트별과 시스템적으로 연관 관계를 우선으로 생각하여 계획을 수립하여야 한다.
1) 행사장 운영 계획
가. 시설계획 : 무대, 세트 디자인, 기반, 설비(전기 수도 가스 등). 디스플레이, 통신망 포지셔닝
나. 장치 계획 : 조명, 음향, 영상, 특수 효과
다. 사인 계획 : 각종 사인물과 광고물 관리.
라. 주차장 계획 :
마. 안전 관리 계획 :
2) PR운영 계획
가. 관중 동원 계획
나. 서비스 계획
다. 고지 및 홍보 계획
라. 매스컴 릴레이션 계획
마. 조형물 관리 계획
3) 조직 편성 계획
가. 인력 관리 계획
나. 협력 업체 관리 계획
다. 견적 및 계약 계획
라. 스폰서 계획
마. 대관 업무 계획
바. 예산 집행 계획
사. 각종 법정 규제 사전 점검 계획
4) 공연 계획
가. 연출 콘티(conti) 작성 계획
나. 출연자 섭외 계획
다. 공연 실시 운영 계획
라. 스탭 조직 계획
마. 연습 계획
5) 각 파트별 운영매뉴얼 작성계획
6) 총 운영계획
7) 각 파트 철수계획

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