호텔 연회 행사 준비

소개글

호텔 연회 행사 준비에 대한 보고서 자료입니다.

본문내용

relation office = GRO ---> F/O소속
* 총지배인 - 식음료부장 - 식음료차장 - 식음료 구매, 저장 / 생산 부서 / 식료판매부서 / 음표판매 / 연회부서
* 바 : 바지배인 - 바텐더 - 바웨이터 - 바보조 / main bar, sky lounge, cocktail lounge, night club, man bar, membership club bar, banquet bar
* 직무 : 각자 직무 담당을 분리, 편성해 조직화 ⇒ ① 부여된 직책에 따라 급여 수준이 구분 ② 각 직무를 위한 시간 할당이 달리 형성 ③ 직책에 요구되는 특정인의 역할 분담이 명확히 설정 ④ 직책에 맞도록 요구되는 경험과 능력이 필요
* 영업장 지배인: 업장 내 총괄 책임, 권한, 근무 스케줄, 교육 훈련 / 캡틴: 최종 접객 책임, 근무 상황, 위생상태, 서비스 / 그리트리스(greetress=리셉션리스트): 예약업무, 좌석 안내 / 웨이터와 웨이트리스
* 연회 행사는 주로 연회 예약과 연회 판촉에 의해 연회 고객 창출
* 연회 예약부서 업무 : 직접 찾아오는 개별 고객, 전화문의 고객, 인터넷 예약객 관리
연회 판촉부서 업무 : 연회 행사 준비 고객을 찾아 신구 고객 창출
연회 집행 → 결과분석 → 노하우 개발
* 연회 예약 : “개별 고객이나 전화 혹은 판촉을 토해 접수되는 모든 연회행사의 예약업물르 담당하며, 행사에 관한 모든 사항을 조정하는 업무를 주임무로 하고, 연회 이외의 식음료 부서 예약관계로 처리하는 기능” / 과정: 연회 행사를 준비하는 고객들의 연회 안내와 각종행사 특성에 맞도록 준비과정을 행하는 행위 / 중요성: 관광관련 시너지 효과, 국민의식수준 향상, 호텔 홍보, 수익증대, 국민소득증대 / 경영상 특징
* 연회 예약의 흐름도 : 체계적이고 차원 높은 서비스 /
* 연회 예약 담당자는 풍부한 지식과 리더쉽 필요
* 연회 계약서 - 주최자, 일시, 장소, 계약금과 지불조건, 참석자수, 연락처, 행사명, 음식종류, 상차림, 꽃과 아이스 커빙, 주차시설, 지불보증인원, 실내연출
* 초과인원 : Max 10% / 외부음식 X / 예약금 반환 X
* 계약서 --------견적서----------행사지시서
* 연회 상품 가격은 봉사료, 세금 포함가를 알려주고 행사 문의 전화에 대한 사항은 판촉부에 통보 방문하도록 한다.
* 작업(행사) 의뢰서 : 연회에 각 관여 부서에 필요 부분을 사전 협조 요청 하는 것을 서명으로 전달.
* 예약시 확인 사항 : 고객 - 연회장 유무확인, 식음료와 장소등의 가격, 음료 내용, 주최모임의 기획 연출이 고객 욕구에 부흥 가능 여부 / 점원 - 연회시설, 설비(면적,형태,방향), 고객욕구에 부흥 할 수 있는 행사 범위, 식음료에 대한 지식, table layout 개인지도ㅡ 식음료 가격, 메뉴의 다양성, 특혜 서비스 내용
* control chart - 금월 기점 향후 1년간 예약 가능하도록 매월 1권으로 된 책자로 사무실 비치용 원장(:예약원장) / 원칙적으로 reservation clerk만 취급(관련자 외엔 예약전표 이용) / 유의사항:① 연필로 기재(변경, 취소, 정정) ② 기입순서는 예약점수일자, 시간, 주최명, 인원수, 전화번호, 예약 담당자 이름 등 ③ C(confirm),D(definition)=확정, T(tentative)=미확정 ④ 행사시작, 종료 시간 표시 ⑤ 맨위칸이 아침 ⑥‘remarks'를 붉은 펜으로 V로 표시-지시서가 기록되어 관계부서로 배부된 경우 ⑦ 날짜 변경, 취소는 지우고 좌측이면에 내용 기록 ⑧ 중요연회는 vip report 작성시도 기록
* 행사 지시서（function sheet) : 연회 주최측과 견적서를 주고 받아서 행사가 유치되면 control chart를 재확인해 확정된 내용을 기록하는 서식 (= 행사 진행 주문서) / 고객과의 협의 사항과 필요 사항을 모두 기록 (→ 고객과 직접 접촉이 없으므로 ) / 내용 : ①음식-사전 준비된 메뉴가 일반적(고객이 특별 주문-수용), 뷔페의 경우 입착석 여부 확성, 특정메뉴는 up to chef's description ② 가격 및 인원결정 : 예산에 의해 가격결정이 보편적, 반드시 고객에게 guarantee 개념 설명 후 인원 설정 ③ 네임 카드 ④ 꽃장식 ⑤ 헤드 테이블과 강당 ⑥ 얼음조각 ⑦ 음료 - 부득이한 경우 콜케이지(corkage) 차지만 받고 반입허락 ⑧ 등록 및 접수대- 입구설치, 행사질서통제, 고객심정안정(좌석), 준비물(펜, 방명록, 명찰, 좌석배치도, 장갑, 유인물, 전시물) ⑨ 행사장 장식 ⑩ 케이블 계획 배치도 ⑪ 시설사항 ⑫ vip보고서 작성 ⑬ 계산 : 계약당시 지불에 관한 구체적 정보 기록 ⑭ 예약금(10만)과 영수증(3장-계약사, 여신, 행사주체인 연회예약과 지배인)
* 견적서 작성시 유의 사항 : ① 식음료 요금은 10% 봉사료와 10% vat(부가가치세) 포함 가격 ② 는 10%만 vat ③ 주최측 예산에 맞는 견적서 ④ 견적서 제출시 메뉴, 도면, 음료 리스트 동시 제출 ⑤ beverage list 제출시 - beverage break down된 상태 점검 ⑥ 와인 (1병=6잔), (화이트-2.5), (W+red-1.5) ⑦ complimentary or free of charge 품목 ⇒ 원가 기록 후 free & comp 표시 ⑧ 경쟁사 대응 ⑨ 제출 견적서 사본 1부를 예약 사무원에게 제출 보완
* 메뉴 작성시 유의 사항 :
* 연회 사업체의 연회 예약부서는 기본적으로 연회 판촉부내에 소속하는 경우가 대부분
* 연회 예약부서 : 연회 행사의 기초 단계로 볼 때 고객의 재창출 및 매출액 증대에 기여 할 수 있는 유일한 기능을 하는 곳
* 연회 예약부서 종업원 : 연회 고객과 직간접적 접촉으로 행사 성사 시키는 것이 주요 업무 / 종업원의 자질과 담당부서의 조직이 상호 균형을 이룰 때 직무 분담 가능
* 연회 부서 운영 방침 :
* 연회 부서 직무 내용 : 연회 고객을 유치하기 위한 예약 담당과 판촉담당 업무 / 유치된 고개그이 여러 행사를 진행하기 위한 제반 사항을 담당하는 연회 서비스 업무

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