목차
서론 - 제2차 기록물분류기준표 내용 고시
본론 - 기록물분류기준표의 구성과 내용
1. 기록물분류기준표의 구성항목(영 제12조)
2. 처리과별 단위업무의 표준화
3. 단위업무별 보존분류사항의 표준화
결론 - 감상 및 평가
◈ 참고자료
본론 - 기록물분류기준표의 구성과 내용
1. 기록물분류기준표의 구성항목(영 제12조)
2. 처리과별 단위업무의 표준화
3. 단위업무별 보존분류사항의 표준화
결론 - 감상 및 평가
◈ 참고자료
본문내용
간이 20년 이하인 한시기록
- 기록보존소 : 보존기간이 준영구, 영구 이상인 장기보존 기록
※ 기록보존소(전문관리기관)는 전문보존시설과 장비에서 전문관리 인력과 장비를 갖추고 영구보존 기록을 관리하는 바, 영구보존기록은 원칙적으로 전문관리기관에서 보존관리
○ 준영구 이상의 장기보존기록을 자료관에서 보존하는 경우
- 준영구 이상 장기보존문서라 하더라도, 종이문서 원본을 보존할 필요는 없이 내용만 광디스크 또는 마이크로필름에 보존하면 되고, 문서성격상 해당기관 또는 해당 지역에서 계속적으로 빈번하게 민원확인증빙자료용으로 열람활용해야 하는 비치문서류는「자체자료관」으로 분류가능
라. 비치기록물 지정(영 제2조)
○ 비치기록 여부 기준
- 인사기록카드, 토지대장 등과 같이 변동사항을 계속 기록하면서 수시로 활용하는 기록
- 계속해서 변동사항을 기록하는 것이 아니면 활용빈도가 높다고 해도 비치기록이 아님
○ 비치기록 이관시기
- 비치기록은 해당 처리과에서 업무에 활용하다가, 해당 비치사유가 소멸되면 이관해야 함
- 비치기록 이관시기 예시
. 인사기록카드 : “해당인 퇴직 후 2년 경과시 ” 등
. 생활기록부 : “해당인 졸업 후 5년 경과시” 등
마. 보존방법(영 제16조)
○ 해당 기록의 성격, 중요도, 법률적 문제 등을 검토하여 원본 보존여부를 결정
○ 원본보존이 필요한 경우, 원본보존이 필요 없는 경우(“매체수록“), 원본과 매체를 병행보존하는 경우로 구분
○ 원본보존 판단 기준
- 원본보존이 필요한 경우는 <원본>
역사적 가치가 있는 기록물 또는 증빙자료로 매우 중요하여 기록물의 내용뿐 아니라 기록물 원본도 반드시 보존해야 하는 기록
☞ 대체로 보존가치 1등급과 2등급에 해당하는 기록
- 원본보존이 필요 없는 경우는 <매체>
기록물의 증빙가치나 역사적 가치가 높지 않고 기록물의 내용을 둘러싼 분쟁소지도 적어, 종이기록물 원본까지 보존할 필요는 없고, 마이크로필름 또는 광디스크에 그 내용만 보존해도 되는 기록
☞ 대체로 보존가치 3등급에 해당하는 기록
※ 한시기록의 경우 가급적 매체수록을 자제할 것
- 매체는 원본과 동일한 효력을 발휘하는 것이므로 특별한 경우가 아니면, 한시기록의
경우 매체수록을 가급적 자제할 것.
○ 원본보존 여부 세부 기준
보존가치 등급별
항 목
1등급
역사교재의 직간접적인 소재가 될 가능성이 있다고 예측되는 기록
국정운영이나 국민생활에 큰 변화를 가져와 장기간 다수 국민의 기억에 남게 될 사안
토지건물물건사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명에 필요한 기록
장기간 업무지침 또는 참고자료로 업무처리에 빈번하게 활용될 것으로 판단되는 기록
2등급
역사교재의 소재가 될 수준은 아니나 주요 기관단체 또는 제도의 연혁변천사의 소재가 될 만한 사안과 관련한 사항
토지건물물건사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명하는데 핵심적인 기록은 아니나, 핵심자료를 확인입증하는 데 필요한 기록
장기간 업무지침 또는 참고자료로 활용할만한 가치는 있으나 활용빈도는 높지 아니할 것으로 판단되는 기록
3등급
특이한 사항이 아닌 일상적 업무수준의 사안과 관련된 기록
증빙자료 또는 업무참조자료서 활용기간이 비교적 짧고 활용 가능성도 상대적으로 낮은 기록
바. 특수목록 지정(영 제26조)
특수목록
- 단위업무별로 기록물특성상 특별히 검색 등에 유용하여 기록물의 일반목록(등록번호, 제목, 처리부서 등)외에 추가로 지정하는 검색목록 항목(영 제12조 및 제26조, 규칙 별지 제3호 내지 제4호 서식)
- 토지대장의 지번소유주, 징계관련서류의 인명, 형사관련기록의 사건번호인명 등
- 특수목록의 위치는 문건단위에 지정하거나, 기록물철단위에 지정하는 2가지 방법이 있음(영 제12조 및 제26조, 규칙 별지 제3호 내지 제4호 서식)
사안단위설정 경우 - 기록물철등록시 철단위 목록에 관계자 성명 입력
문건단위설정 경우 - 각각의 기록물 건목록에 해당자 성명 입력
- 특수목록은 기록물분류기준표에 단위업무별로 지정되어야 입력 가능
사. 비밀업무에 대한 기록물분류기준표(영 제12조 제7항)
비밀업무는 단위업무명에 가명을 부여하여 제정(영 제12조제6항, 규칙 제8조 및 별지 제4호의4 서식)
비밀업무 분류기준표관련 자료는 당해 업무의 비밀등급과 같은 등급의 비밀문서로 취급(규칙 제8조)
- 예고문은 1개월 경과한 월말파기로 작성
정부기록보존소가 제정고시하는 기록물분류기준표 단위업무명, 설명부분 등 비밀내용이 모두 제외된 상태의 단위업무가명, 보존기간, 보존장소, 보존방법, 특수목록 등만 고시(규칙 제8조)
- 비밀관련내용은 별도 전산기로 정보통신망에서 분리하여 관리됨
결론 - 감상 및 평가
우리나라는 갑오개혁이란 역사적 사건을 계기로 전통사회의 편찬기록 보존방식이 단절되어왔다. 이를 대체할 근대적 기록보존제도 역시 발전되지 못하고 각급 공공기관에서 작성한 공문서들은 개인들의 신분, 재산권 증빙 등 공무수행을 위한 행정업무 차원에서 자체적으로 보관되고, 폐기되었다. 그 결과로 인하여 국가 변천사 규명을 위한 수많은 기록물들이 행정적 활용가치를 다하면, 서가의 한자리만을 차지하다 의미 없이 사라져 버리기 일 수였다. 이렇듯 생산한 기록물을 제대로 분류하고 적절한 보존기간을 책정하지 못하면 기록물의 활용하기란 쉽지 않은 것이다.
기존의 공문서 분류표 임의적으로 분류번호를 부여했던 방식이었다. 하지만 이러한 기능별 분류방식과 보존기간 책정 방식은 애초부터 구성상에서나 원리상에서 문제점을 가지고 있었다.
그러나 2차에 걸쳐 기록물분류표가 제정이 되었고 앞으로도 여기 관심을 가진 이들에 의해 계속해서 개선되어 가고 있는 점이 보였다. 바로 올해부터 실시된 거라 아직 평가를 내리기엔 이르지만 점차 좋은 방향으로 변하고 있다고 생각한다.
◈ 참고자료
1. 국가기록원 고시 제2005-3호 http://www.archives.go.kr/
2. 연합뉴스 보도자료 2005-06-29
3. 특허출원 제2003-48900호 기록물분류기준표 3차 조사서 작성지침. 정부기록보존소 수
집과. 2002.
4. 기록정보관리. 김포옥. 2005
- 기록보존소 : 보존기간이 준영구, 영구 이상인 장기보존 기록
※ 기록보존소(전문관리기관)는 전문보존시설과 장비에서 전문관리 인력과 장비를 갖추고 영구보존 기록을 관리하는 바, 영구보존기록은 원칙적으로 전문관리기관에서 보존관리
○ 준영구 이상의 장기보존기록을 자료관에서 보존하는 경우
- 준영구 이상 장기보존문서라 하더라도, 종이문서 원본을 보존할 필요는 없이 내용만 광디스크 또는 마이크로필름에 보존하면 되고, 문서성격상 해당기관 또는 해당 지역에서 계속적으로 빈번하게 민원확인증빙자료용으로 열람활용해야 하는 비치문서류는「자체자료관」으로 분류가능
라. 비치기록물 지정(영 제2조)
○ 비치기록 여부 기준
- 인사기록카드, 토지대장 등과 같이 변동사항을 계속 기록하면서 수시로 활용하는 기록
- 계속해서 변동사항을 기록하는 것이 아니면 활용빈도가 높다고 해도 비치기록이 아님
○ 비치기록 이관시기
- 비치기록은 해당 처리과에서 업무에 활용하다가, 해당 비치사유가 소멸되면 이관해야 함
- 비치기록 이관시기 예시
. 인사기록카드 : “해당인 퇴직 후 2년 경과시 ” 등
. 생활기록부 : “해당인 졸업 후 5년 경과시” 등
마. 보존방법(영 제16조)
○ 해당 기록의 성격, 중요도, 법률적 문제 등을 검토하여 원본 보존여부를 결정
○ 원본보존이 필요한 경우, 원본보존이 필요 없는 경우(“매체수록“), 원본과 매체를 병행보존하는 경우로 구분
○ 원본보존 판단 기준
- 원본보존이 필요한 경우는 <원본>
역사적 가치가 있는 기록물 또는 증빙자료로 매우 중요하여 기록물의 내용뿐 아니라 기록물 원본도 반드시 보존해야 하는 기록
☞ 대체로 보존가치 1등급과 2등급에 해당하는 기록
- 원본보존이 필요 없는 경우는 <매체>
기록물의 증빙가치나 역사적 가치가 높지 않고 기록물의 내용을 둘러싼 분쟁소지도 적어, 종이기록물 원본까지 보존할 필요는 없고, 마이크로필름 또는 광디스크에 그 내용만 보존해도 되는 기록
☞ 대체로 보존가치 3등급에 해당하는 기록
※ 한시기록의 경우 가급적 매체수록을 자제할 것
- 매체는 원본과 동일한 효력을 발휘하는 것이므로 특별한 경우가 아니면, 한시기록의
경우 매체수록을 가급적 자제할 것.
○ 원본보존 여부 세부 기준
보존가치 등급별
항 목
1등급
역사교재의 직간접적인 소재가 될 가능성이 있다고 예측되는 기록
국정운영이나 국민생활에 큰 변화를 가져와 장기간 다수 국민의 기억에 남게 될 사안
토지건물물건사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명에 필요한 기록
장기간 업무지침 또는 참고자료로 업무처리에 빈번하게 활용될 것으로 판단되는 기록
2등급
역사교재의 소재가 될 수준은 아니나 주요 기관단체 또는 제도의 연혁변천사의 소재가 될 만한 사안과 관련한 사항
토지건물물건사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명하는데 핵심적인 기록은 아니나, 핵심자료를 확인입증하는 데 필요한 기록
장기간 업무지침 또는 참고자료로 활용할만한 가치는 있으나 활용빈도는 높지 아니할 것으로 판단되는 기록
3등급
특이한 사항이 아닌 일상적 업무수준의 사안과 관련된 기록
증빙자료 또는 업무참조자료서 활용기간이 비교적 짧고 활용 가능성도 상대적으로 낮은 기록
바. 특수목록 지정(영 제26조)
특수목록
- 단위업무별로 기록물특성상 특별히 검색 등에 유용하여 기록물의 일반목록(등록번호, 제목, 처리부서 등)외에 추가로 지정하는 검색목록 항목(영 제12조 및 제26조, 규칙 별지 제3호 내지 제4호 서식)
- 토지대장의 지번소유주, 징계관련서류의 인명, 형사관련기록의 사건번호인명 등
- 특수목록의 위치는 문건단위에 지정하거나, 기록물철단위에 지정하는 2가지 방법이 있음(영 제12조 및 제26조, 규칙 별지 제3호 내지 제4호 서식)
사안단위설정 경우 - 기록물철등록시 철단위 목록에 관계자 성명 입력
문건단위설정 경우 - 각각의 기록물 건목록에 해당자 성명 입력
- 특수목록은 기록물분류기준표에 단위업무별로 지정되어야 입력 가능
사. 비밀업무에 대한 기록물분류기준표(영 제12조 제7항)
비밀업무는 단위업무명에 가명을 부여하여 제정(영 제12조제6항, 규칙 제8조 및 별지 제4호의4 서식)
비밀업무 분류기준표관련 자료는 당해 업무의 비밀등급과 같은 등급의 비밀문서로 취급(규칙 제8조)
- 예고문은 1개월 경과한 월말파기로 작성
정부기록보존소가 제정고시하는 기록물분류기준표 단위업무명, 설명부분 등 비밀내용이 모두 제외된 상태의 단위업무가명, 보존기간, 보존장소, 보존방법, 특수목록 등만 고시(규칙 제8조)
- 비밀관련내용은 별도 전산기로 정보통신망에서 분리하여 관리됨
결론 - 감상 및 평가
우리나라는 갑오개혁이란 역사적 사건을 계기로 전통사회의 편찬기록 보존방식이 단절되어왔다. 이를 대체할 근대적 기록보존제도 역시 발전되지 못하고 각급 공공기관에서 작성한 공문서들은 개인들의 신분, 재산권 증빙 등 공무수행을 위한 행정업무 차원에서 자체적으로 보관되고, 폐기되었다. 그 결과로 인하여 국가 변천사 규명을 위한 수많은 기록물들이 행정적 활용가치를 다하면, 서가의 한자리만을 차지하다 의미 없이 사라져 버리기 일 수였다. 이렇듯 생산한 기록물을 제대로 분류하고 적절한 보존기간을 책정하지 못하면 기록물의 활용하기란 쉽지 않은 것이다.
기존의 공문서 분류표 임의적으로 분류번호를 부여했던 방식이었다. 하지만 이러한 기능별 분류방식과 보존기간 책정 방식은 애초부터 구성상에서나 원리상에서 문제점을 가지고 있었다.
그러나 2차에 걸쳐 기록물분류표가 제정이 되었고 앞으로도 여기 관심을 가진 이들에 의해 계속해서 개선되어 가고 있는 점이 보였다. 바로 올해부터 실시된 거라 아직 평가를 내리기엔 이르지만 점차 좋은 방향으로 변하고 있다고 생각한다.
◈ 참고자료
1. 국가기록원 고시 제2005-3호 http://www.archives.go.kr/
2. 연합뉴스 보도자료 2005-06-29
3. 특허출원 제2003-48900호 기록물분류기준표 3차 조사서 작성지침. 정부기록보존소 수
집과. 2002.
4. 기록정보관리. 김포옥. 2005