서울리폼박람회-컨벤션기획안 컨벤션기획서 컨벤션대학과제

본문내용

시민사회단체
- 언론사
- 대회기간 중 배포
3. 해외용
해외 참가 예정자들에게 팩스 형, 이메일 형, 활자 형 인쇄물로 행사안내서를 제작하여 초청장과 함께 배포 (각 영, 일, 불어)
구성 및 유형
구분
팩스 형
이메일 형
활자형 인쇄물
내용
- 초청장
- 대회개요
(대회명, 대회소개, 일시, 장소)
- 프로그램
(시간대멸 간략 프로그램 소개)
- 등록안내
(등록방법 등)
- 참가 신청서
- 초청장
- 대회개요
(대회명, 대회소개, 일시, 장소)
- 프로그램
(시간대멸 간략 프로그램 소개)
- 기본정보
(입출국 및 공항영접 안내, 숙박안내, 기타정보)
- 등록안내
(등록방법 등)
- 참가 신청서
(홈페이지 다운로드)
- 초청장
- 대회개요
(대회명, 대회소개, 일시, 장소)
- 프로그램
(시간대멸 간략 프로그램 소개)
- 기본정보
(입출국 및 공항영접 안내, 숙박안내, 기타정보)
- 등록안내
(등록방법 등)
- 참가 신청서
발송시기
7월초
7월초
7월초
분량
약 2쪽 (A4)
A4 3쪽(표지 별도)
초청장 및 신청서 별도
이메일 형과 동일
언어
영, 일, 불
영, 일, 불
영, 일, 불
배포
- 감가 예정자는 1차 정보를 팩스, 이메일, 활자형 인쇄물을 통해 취득한 후 보다 상세한 정보는 홈패이지와 참가 신청시 대회 사무국을 통해 알 수 있다.
Ⅴ. 기타 제작물
1. 현수막
목적 : 더 많은 사람들에게 대회를 알리고자 설치
규격 : 280(가로) x 210(세로)
게재 장소 : 시청역에서 프라자 호텔로 들어오는 입구에 설치.
개제기간 : 2009년 9월 15일 - 2009년 9월 20일
2. 개막식 및 오만찬 초청
제5장. 참가자 관리
Ⅰ. 등록
1. 사전등록
사전등록기간
- 부스등록기간 : 6월 1일 ~ 9월 15일
- 행사 참가자 : 7월 1일 ~ 8월 31일
등록비
- 부스등록자 : 부스 크기에 따라 차등 지급
- 행사 참가자 : 없음
등록 진행과정
참가 희망자가 신청서를 작성하여 사무국에 접수 (Fax, E-Mail) 동시에 등록신청서 접수 확인서 발송
등록 및 여행안내서 발송 : 이메일 및 팩스 발송(8월 20일)
등록확인서 발송(9월 2일)
2. 현장등록
등록대상
대표단의 등록자 변경 혹은 사전등록을 하지 못한 참가자
등록절차
- 등록 장소에 비치되어 있는 현장등록신청서를 작성
등록 데스크에 신청서 제출
필요한 자료 받음 (명찰 등)
등록 데스크 운영
- 운영방침 : 신속하고 정확한 등롭업무로 참가자들의 편의를 제공한다.
- 운영기간
2004년 9월 17일 ~ 2004년 9월 20일
9월 17일 : 10:00 - 13:00
9월 18일 : 10:00 - 18:00
9월 19일 : 10:00 - 18:00
9월 20일 : 10:00 - 16:00
- 설치장소 : 프라자호텔 그랜드볼룸 로비
Ⅱ. 숙박
1. 운영방침
충분한 객실 확보 : 다양한 등급으로
호텔 담당자와 긴밀한 협조 체제 구축
원만한 수송 체계 수립
숙박신청자 요구사항에 대한 신속, 절절한 조치
숙박관리 유경험자 배치 / 충분한 교육, 훈련 필요
2. 호텔 설정
메인호텔 : 프라자 호텔
서브호텔 : 롯데호텔, 웨스턴 조선, 코리아나호텔
3. 호텔 안내 및 배치
사전 등록자 중 호텔 사용이 필요하다고 선택한 사람에게 우선권을 부여한다.
배치 상황에서 서로 혼잡이 없도록 호텔과 긴밀한 연락과, 능숙한 직원을 배치한다.
호텔과 계약 전 어느 정도 확실한 호텔 투숙객 수를 확보해 둔다.
Ⅲ. 영접 및 영송
1. 목적
대회 참가자들의 입출국 편의를 제공하여 주최측에 대한 이미지 제고
대회 성격에 맞는 영접 영송 계획 수립을 통한 원활한 입출국 지원 도모
정확한 입출국 정보의 입수를 위한 등록 숙박 수송 각 업무에 대한 담당자들간의 체계적 정보교환
일반 참가자는 안내를 중심으로, VIP는 의전과 예우를 중심으로 한 영접 영송을 실시한다.
2. 운영방침
참가자에 대한 개별 영접 영송을 지향하는 대신 교통편 제공 (리무진 버스)
VIP에 대해서는 영접팀을 구성하여 공항귀빈실을 이용한 영접 영송 시행
참가인원, 입출국 일시 및 항공편 병동시 이에 대한 신속한 정보 입수 및 신속한 전파 체계 구축
3. 유관기관 협조사항
구분
부서
협조업무
인천공항항공사
운영처
공항안내 데스크 이용 협조
보안팀
인천공한 내 CIQ지역 출입허가 협조
의전팀
공항의전실 사용 협조 및 귀빈주차장 이용 협조
외교통사부
영사과
회의참가자에 대한 사증 발급 협조
법무부
출입국관리사무소
-참가자들에 대한 원활한 입출국 심사 협조
- 사증 없이 입국하는 대회참가자에 대한 입국 허가 절차
인천공한세관
휴대품통관국
- 참가자들에 대한 원활한 세관 통과 협조
4. 일반참가자 영접영송 계획
일반 참가자를 위한 공항 안내데스크 운영
경비 지원 참가자에게 공항-회의장간 리무진 왕복 티켓 무료 제공
영접
항공기 도착 입국장 통과 환영홀 에서 영접 및 안내데스크로 안내
리무진 티켓 수령 및 관련자료 제공 리무진 승차장으로 이동 및 탑승
프라자호텔 도착 서브호텔로 이동
5. VIP 영접 영송 계획
계획
- 별도의 승용차를 대기하여 이동
- 영접담당자가 수행, 안내하며, 공항 귀빈실 이용
- 영접담당자가 영송 담당자 업무 병행
영접 (영송은 역순으로)
항공기 도착 VIP영접 귀빈실 이용 대기차량으로 안내 및 승차
호텔도착 및 영접
제6장. 행사장 운영
Ⅰ. 행사장 소개
1. 그랜드 볼룸
부스 설치 및 전시 시설 운영 장소
2. 다이아몬드홀
초청된 모델, 디자이너들의 포토타임 및 참가자와의 만남
리폼, 그것은 아무것도 아니다.
버리지 마세요 ! 전 아작 멀쩡하다고요 !!
상상하세요, 그리고 펼치세요.
리폼? 뭐야 생각보다 쉽잖아?
3. 오키드 홀
주요내빈 영접, 개회식, 담당자 소개
프로그램, 행사 소개
담당파트별 미팅, 박람회 개최기간 동안 활동방안 논의
폐막식
4. 메에플 홀
9월 17일 오찬, 만찬
Ⅱ. 전시회
그랜드 볼룸
그랜드 볼룸 홀 내부의 벽쪽을 삥 둘러서 리폼된 의상을 마네킹에 걸어 전시
시청역에서 호텔 쪽으로 들어오는 길
리폼된 가구와 의상을 전시

키워드

컨벤션기획안,   컨벤션 대학과제,   컨벤션기획서,   컨벤션관리