커뮤니케이션의 성격(의의, 과정, 유형)과 조직커뮤니케이션의 형성과 활용

목차

커뮤니케이션의 성격과 조직커뮤니케이션

Ⅰ. 커뮤니케이션의 의의와 과정

1. 커뮤니케이션의 의의
1) 인지적 측면
2) 행동적 측면
2. 커뮤니케이션의 기본과정
1) 전달자와 수신자
2) 메시지
3) 코드화와 해독
4) 커뮤니케이션 경로
5) 피드백
6) 잡음

Ⅱ. 커뮤니케이션의 유형

1. 언어적 커뮤니케이션과 비언어적 커뮤니케이션
2. 일방적 커뮤니케이션과 쌍방적 커뮤니케이션

Ⅲ. 조직커뮤니케이션의 형성과 활용

1. 공식적 커뮤니케이션
1) 커뮤니케이션의 방향
(1) 수직적 커뮤니케이션
(2) 수평적 커뮤니케이션
2) 커뮤니케이션 네트워크
2. 비공식적 커뮤니케이션
1) 비공식적 커뮤니케이션의 형성
2) 비공식적 커뮤니케이션의 활용 및 대책

본문내용

의 형태를 아래의 그림에서와 같이 다섯 가지로 분류하여 제시하고
있다.
- 커뮤니케이션 네트워크의 유형 -
커뮤니케이션 네트워크와 관련하여 연구의 가장 큰 관심사는 각 네트워크가 구성원들의 행동과 과업성과에 어떻게 영향을 미치느냐 하는 것이다. 즉, 어떤 유형의 커뮤니케이션 네트워크이 가장 효과적이냐 하는 문제인데, 호킨스(L. Hawkins)와 프레스톤(P. Pre지on)은 최근 그동안 연구된 각종 커뮤니케이션 네트워크를 대상으로 조직행동의 여러 측면에 대한 영향을 종합 분석하였다.
이들의 분석결과를 토대로 위의 그림에서 살펴본 다섯 가지 커뮤니케이션 네트워크의 조직행동과 관련되는 특성을 요약하면 아래의 표에서 보는 바와 같다.
- 커뮤니케이션 네트워크의 특성 -
위의 표의 내용을 통해 알 수 있듯이 가장 이상적인 유일한 커뮤니케이션 네트워크는 존재하지 않는다. 커뮤니케이션 네트워크의 유형은 과업특성과 커뮤니케이션의 목적 등을 고려하여 적절히 선택될 때 그 유효성이 높아진다고 할 수 있다.
2) 비공식적 커뮤니케이션
(1) 비공식적 커뮤니케이션의 형성
비공식적 커뮤니케이션은 집단구성원들 사이의 자연발생적인 관계에 의하여 형성되는데, 이것이 형성되는 원인을 좀 더 구체적으로 알아보면 다음과 같다.
첫째, 조직의 공식적인 경로를 통하여 전달되는 정보의 양이 적을 경우에 구성원들은 그들 간의 비공식적인 경로를 통하여 필요한 정보를 획득하려고 노력한다.
둘째, 조직 내에서 어떤 불확실한 상황에 직면하여 그러한 상황에 대한 이해가 부족하게 되면 구성원들은 불안과 초조함을 느끼게 된다. 따라서 비공식적인 경로를 통하여 그와 같은 불확실한 상황이 자신들에게 유리한 것인지 또는 불리하게 작용할 것인지를 알려고 노력한다.
셋째, 구성원들은 조직과정에 의해 규정된 상대와만 대화를 나누려고 하지 않는다.
그들은 여러 가지 필요에 의해 직종과 계층을 넘어선, 또는 학연이나 지연 등을 기반으로 하는 인간적 유대를 갖고 커뮤니케이션을 유지하려 한다.
넷째, 집단 내에 좋아하지 않거나 적대관계에 있는 상대가 존재하는 경우, 구성원들은 그러한 상대를 공격하기 위한 수단으로서 비공식적 커뮤니케이션 경로를 이용한다.
다섯째, 어떤 새로운 메시지와 정보를 신속하게 전달해야 할 필요가 있는 경우에 비공식적 커뮤니케이션을 이용하는 것이 보다 효과적일 수 있다.
이와 같은 원인들에 의하여 형성되는 비공식적 커뮤니케이션은 일반적으로 공식적 커뮤니케이션체계를 혼란시키고 종업원들의 초조감과 정보의 왜곡 등과 같은 문제를 유발하는 것으로 인식되어 경영자들에게는 경원시되어 왔다. 그러나 비공식적 커뮤니케이션을 통하여 종업원들의 소속감을 강화시킬 수 있으며, 이들의 정서적 불안감이나 불만을 상당부분 해소시킬 수 있다. 또한 종업원들의 즉각적인 반응이 요구되는 중요한 정보는 비공식적 커뮤니케이션경로를 통하여 오히려 효과적으로 처리될 수 있다. 따라서 경영자는 조직 내에서의 비공식적 커뮤니케이션에 대한 적절한 통제를 통하여 이것의 부정적 측면을 감소시키는 동시에 긍정적 측면을 활용할 수 있는 효율적인 관리방안을 마련해야 할 것이다.
(2) 비공식적 커뮤니케이션의 활용 및 대책
전통적 경영관리이론과 조직이론에서는 비공식적 커뮤니케이션의 존재를 인정하지 않았으며, 조직에서 그러한 현상을 발견하면 제거하거나 최소한도로 감소시켜야 한다고 생각했다. 그러나 현대의 경영학자들은 비공식적 커뮤니케이션의 존재는 그 뿌리가 매우 깊고 견고하기 때문에 완전히 제거할 수 없다고 생각한다. 따라서 이들은 비공식적 커뮤니케이션을 제거하려고 하기보다는 그것을 이해하고 그것에 적응하여 그로 하여금 커뮤니케이션의 기능을 효과적으로 담당할 수 있도록 노력해야 한다고 주장한다.
예를 들면, 경영자는 비공식적 커뮤니케이션의 형성원인을 찾아내고 그 속성을 이용하여 종업원들의 정서적 불안감과 불만을 해소시키고 소속감을 증대시킬 수 있다. 또한 종업원들의 즉각적인 반응이 요구되는 중요한 정보는 이러한 비공식적 커뮤니케이션의 경로를 통해 오히려 효과적으로 처리할 수 있다. 그러나 비공식적 커뮤니케이션을 효과적으로 이용하는 데는 많은 위험이 따르며, 잘못 활용하게 되면 큰 대가를 치루어야 한다. 예컨대, 비공식적 커뮤니케이션을 과도하게 이용하게 되면 공식적 커뮤니케이션 시스템과 조직구조를 파괴하는 결과를 가져올 수 있다. 또한 비공식적 커뮤니케이션을 이용하여 조직구성원들의 비리사실을 캐내려고 하거나 그들의 행동을 감시하려고 한다면 조직 내에 바람직하지 못한 첩보망이 형성되어 경영관리상 심각한 문제가 초래될 수 있다.
허쉬(R. Hershey)는 경영자가 비공식적 커뮤니케이션에 대하여 취해야 할 입장과 대책을 다음과 같이 제시하고 있다.
첫째, 조직 내에서 비공식적 커뮤니케이션이 발생하고 만연하게 되는 주요 원인은 구성원들이 원하는 정보를 충분히 얻을 수 없기 때문이다. 따라서 경영자는 조직구성원들이 필요로 하는 정보를 보다 용이하게 얻을 수 있도록 조직 내의 커뮤니케이션 시스템을 되도록 공개하거나 개방하여야 한다. 그렇게 되면 조직 내에 널리 퍼져 있는 바람직하지 못한 루머는 자연히 소멸된다.
둘째, 조직 내에 이미 만연되어 있는 루머를 저지하려고 한다면 경영자는 그러한 루머에 대하여 방어적인 태도를 취하거나 그것의 불합리성을 내세워 몰아세우기보다는 그것과 상반되는 사실을 정면으로 제시하는 것이 보다 효과적이라고 할 수 있다.
셋째, 단조로움과 무료함은 루머가 조성되는온상이다. 따라서 바람직하지 못한 루머가 발생하는 것을 사전에 방지하기 위해서 구성원들에게 과도한 무료함과 단조로움을 느끼게 만드는 요인을 제거하여야 한다.
넷째, 조직 내에 바람직하지 못한 비공식적 커뮤니케이션이 형성되는 것을 방지할 수 있는 가장 근본적인 방범은 조직구성원들이 기업에 대하여 신뢰감과 좋은 인상을 갖도록 하는 것이다. 그렇게 함으로써 조직구성원들은 기업이 제공하는 정보에 대하여 보다 믿음을 갖고 귀를 기울이게 된다.
다섯째, 기업은 교육훈련과정을 통하여 경영자들로 하여금 비공식적 커뮤니케이션에 대한 지식을 습득하고 그것을 효과적으로 이용하거나 처리할 수 있도록 하여야 한다.

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