작업관리 문제해결절차

목차

1. 단계1 : 연구대상선정

2. 단계2 : 현 작업 방법의 분석
개선 전 Flow process chart & Flow Diagram

3. 단계3 : 분석 자료의 검토
5W1H

4. 단계4 : 개선안의 수립
개선 후 Flow process chart & Flow Diagram

본문내용

업자2
Why
주문자에게 결과 돌려줌.
How
책 돌려 준 후, 계산하기 과정 까지 시행.
단계4. 개선안의 수립
<복사실>
① 창문 개조
두 개의 창문 중 넓은 벽의 창문을 막고, 그 옆의 공간에 새 창문을 만들었다. 기존의 이어져있던 창문을 분리시킴으로써 주문자가 몰리는 현상을 방지하였다. 왼편(밖에서 볼 때)에 있는 창문에서 주문을 받고 주문자를 이동시켜 오른편의 창문에서 계산을 한다. 주문한 사람이 옆으로 이동함으로써 다음 주문을 바로 받을 수 있다. 복사실 내에는 창문 쪽으로 복사기와 보관함이 있으므로 작업자는 따로 이동하지 않고 고개만 돌려서 양쪽 창문을 다 이용할 수 있다.
② 복사기(프린트)와 모니터 이동
기존에는 모니터가 안쪽에 있어서 주문자가 복잡한 복사실에 들어가서 프린트를 해야했다. 그로인해 작업자와 주문자의 동선이 엉켰고, 시간도 더 오래 걸렸다. 복사기(프린트)와 복사기 3의 배치를 바꾸고, 모니터를 창문 바로 앞으로 배치시킴으로써 주문자가 복사실내로 들어갈 필요가 없어지고, 그로인해 주문자와 작업자의 작업 속도도 빨라질 수 있다. 모니터를 아예 복사실 밖으로 배치를 할 수도 있으나 도난의 위험이 있으므로 모니터는 창문 안쪽으로 배치하고 마우스만 창문 밖으로 뺄 수 있게 하였다. 주문자가 프린트를 하면 작업자는 몇 장이 나왔는지 보고 계산을 해야하므로 복사기(프린트) 역시 복사실 내에 배치한다.
<복사기(프린트)>
③ 복사실 밖에서 해결
복사실 창문에서부터 벽을 따라 돌아 복사실로 들어갈 필요 없이 오른편 창문에서 마우스를 이용해 원하는 문서를 출력할 수 있다.
<주문자>
④ 줄 서는 곳을 만든다.
그동안은 따로 줄을 서지 않아서 주문을 할 때 비효율적인 부분이 많았다. 작업자의 눈에 먼저 들어온 사람이 주문을 먼저 할 수 있었기 때문에 늦게 온 사람이 밀치고 앞으로 나와 먼저 주문을 해 더 일찍 온 사람이 손해를 보는 경우가 있었다. 밖에서 보았을 때 복사실 밖 바로 왼편엔 쓰레기통이 있고, 그 앞엔 강의실이 있으므로 그곳을 피해 줄을 설 수 있게 한다. 영화관이나 놀이공원에서 줄 서는 곳에 세우는 막대와 줄을 이용할 수도 있다. 수업 전후로 복사실 앞이 붐비는 때는 줄이 길어질 수 있으므로 융통성 있게 여분의 막대를 움직일 수 있게 한다. 주문자가 왼쪽의 창문에서 주문을 하고 오른쪽 창문으로 이동해야 하므로 줄을 복사실에서 조금 떨어져서 세운다.
⑤ 소량복사와 대량복사를 나눈다.
노트복사나 책복사는 종이를 넣기만 하면 복사가 되는 소량복사와는 다르게 일일이 손으로 작업을 해야하므로 시간이 훨씬 많이 걸린다. 그래서 소량복사를 해야하는 사람이 대량복사를 필요로 하는 사람 뒤에 서 있을 때 필요이상으로 기다려야한다. 그래서 대량복사를 하는 사람은 같이 줄을 서 있다가 뒤쪽의 작업자의 일이 끝났을 때 오른쪽의 창문으로 가서 뒤쪽의 작업자에게 주문을 한다. 그로써 소량복사를 하는 사람은 훨씬 적게 기다릴 수 있고, 대량복사를 하는 사람도 소량주문이 많아 자신의 주문이 미뤄진 채 마냥 기다리는 일이 없어질 것이다.
<제본책>
⑥ 창문턱 밑에 캐비넷 보관
기존에는 복사실내에 보관할 곳이 부족해 3층 화장실 쪽에 있는 캐비넷에 제본책을 두었다. 그래서 제본책 주문이 있을 때마다 작업자가 3층까지 올라갔다오는 불편함이 있었다. 창문 앞에 턱이 좀 있는데 그 밑에 캐비넷을 두어 작업자는 올라갔다오는 수고를 덜었고, 주문자는 기다리는 시간이 줄었다. 창문 앞은 주문자가 지나다니는 곳이므로 캐비넷을 창문턱과 비슷한 깊이로 맞추고, 대신 길게 제작을 하여 저장공간을 많이 확보한다.
<작업자>
⑦ 분업
기존에는 복사실 안에 있는 작업자들이 분업을 하지 않아 계속 왔다갔다해서 시간을 지체하는 경우가 많았다. 작업자가 둘이 있을 때, 왼편에 있는 사람은 소량복사를 담당하여, 복사기 1과 복사기 3에서 작업을 한다. 오른편에 있는 사람은 복사기 2와 복사기 4를 사용하고, 대량복사를 담당하고, 제본책을 만든다. 계산은 각자 자신이 받은 주문을 계산한다. 프린트 복사같은 경우 손이 남는 사람이 계산한다. 소량복사는 급한 경우가 더 많고, 주문도 더 많으니 제본책의 주문이 있을 때 오른편에 있는 사람이 주문을 받는다. 분업을 함으로써 작업자의 동선이 줄어 작업이 좀더 단순해진다. 작업자의 동선이 엉키지 않으니, 작업이 빨라지고, 동선이 짧아 작업자의 피로도가 줄어든다. 또한 주문자의 입장에서도 자신의 주문에 맞는 작업자에게 가서 주문을 해 오래 기다리지 않아도 된다.
[ 맺음말 ]
이번 팀 프로젝트의 주제를 정할 때, 생활 속 작업의 문제점들을 많이 생각해 보았다. 주제 선정을 위하여 우리가 생각 해 본 것들을 나열해 보자면. <구내 서점의 도서 정리, 도서 판매 시스템의 문제점>, < 중앙도서관 책 반납의 문제점 >, < 학생 식당의 문제점 >, < 지하철 안에서 신문 수거의 효율성>, < 편의점 물품 정리 > 등이 있었고 이런 여러 가지를 고민 하던 중에 < 복사실 > 을 주제로 선정하게 되었다. 기본형 5단계의 절차에 따라 작업을 분석하고 개선안을 수립하였는데 , 개선안을 수립하는 과정에서 서로의 의견을 교환 하면서 ‘평소에 복사실의 문제점이 이렇게 많았구나’ 하는 생각을 하게 되었고 모두가 같은 생각을 하고 있었다는 것이 놀라웠다.
개선안은 최대한 작업자의 동선을 줄이고 작업 시간을 줄이기 위하여 노력하였고, 요즘과 같이 복사실이 붐빌 때 계속 밀려드는 주문자로 혼잡한 복사실 밖을 깨끗하게 정리하기 위하여 주문자의 작업 동선 까지 고민했다. 가장 맘에 드는 개선안은 3층에 있는 사물함을 빈 공간을 활용하여 작업 공간에 더 가깝게 배치 시켰다는 것이고, 주문하는 곳과 출력물을 받는 곳을 나눔으로써 공간을 활용 할 수 있도록 한 것이다.
어쩌면 우리가 작업을 분석하면서 수립한 개선안이 정말 불완전하고 현실에 적용시켰을 때 더 큰 혼잡을 초래할지도 모른다. 하지만 우선 우리 스스로 개선 시도를 해 보았다는 것에 가장 큰 의의를 두고, 이를 시작으로 조금 더 높은 생산성과 효율성을 위하여 주변의 작업을, 더 크게 자신의 삶을 개선시킬 수 있도록 노력해야겠다.

키워드

작업관리,   문제해결절차,   팀프로젝트,   프로젝트