국제회의 유치 절차 및 주안점

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국제회의 유치 절차 및 주안점에 대한 보고서 자료입니다.

본문내용

의 전과정에
대한 세밀한 프리젠테이션 준비가 필요함
* 지나친 접대는 역효과를 가져올 수 있음
○ 문화 및 관광매력 체험
○ 관련기관, 국민, 정부의 유치 열의 및 확고한 지지 입증
○ 회의시설, 보건 위생 및 안전에 대한 확신
○ 국제기구 본부의 수익면에 대한 자신감 부여
다. 지지 요청서신 발송
○ 국제협회의 이사진들에게 유치 취지서 발송
(정부관계자, 관련 학회장 명의)
라. 관련 임원회의, 총회시 홍보
○ 대표단 구성 (의전, 홍보, 행사, 촬영 및 기록)
○ ‘Korea Night' 행사 개최
* 행사장소, 초청인원, 메뉴, 필요한 기자재 대여 가능성 등 점검
* 참가자 동원 : 사전에 초청대상자 입수 및 초청장 발송
○ 회의장내 홍보 데스크 운영 (홍보책자 제공, 비디오 상영)
○ 한국으로의 유치를 위한 설명회 개최
○ 결정권자 대상 기념품, 홍보물 제공
* 증정대상자 국가의 법률 및 소속 기구의 규칙에 위배되지 않는 범위의
기념품 선정
* 과도한 기념품은 뇌물로 오해받을 수 있음
7. 개최지 결정
가. 결정과정
구 분
결정과정
유치활동
회원국의 순차적
유치 또는 단독
후보
이사회 가결 → 총회에서 정식 결정
이사회에서 결정
이사회 가결 → 총회에서 정식 결정
(대부분이 Consensus 형식임)
임원대상 유치활동
- 유치취지서 발송
- 본부임원 초청
- 유치단 파견
- 홍보데스크 운영
- 기념품, 홍보물 제공
총회에서 결정
이사회에서 후보국 압축
→ 총회에서 투표
각국 대표대상 유치활동
- 유치취지서 발송
- 유치단 파견
- ‘Korea Night' 개최
- 홍보데스크 운영
- 기념품, 홍보물 제공
나. 결정통보서 접수
○ 국제기구본부로부터 결정통보서 서면으로 접수
8. 조직위원회 구성
가. 국제기구본부
○ 회의주제, 연사 선정
○ 프로그램 결정
○ 공용어 및 통역방법 결정
나. 국내 조직위원회
○ 회의장, 숙박시설 선정
○ 관광 프로그램, 행사요원 확보
○ 자금조달, 실행예산 확보
10. 회의 준비 일정표
준비단계
주요 업무내용
시 기
계획에서
개최결정까지
계획
개최 타당성 조사
기본계획안 작성
입후보
유치 활동
개최 결정
준비 제 1 단계
조직위원회 구성과
예산 편성
조직위원회 구성
행사주제, 개최기간, 장소 등 선정
예산안 작성
개최 결정 직후
준비 제 2 단계
기본계획의 검토
기본계획 작성
업무 진행표 작성
참가자 모집 개시
모금 개시
관련행사의 기획
준비 제 3 단계
스케쥴 실행 관리
참가 권유
회의장 사용 계획서 작성
등록서 접수 시작
숙박 신청서 접수 시작
회의 1-2년전
준비 제 4 단계
프로그램의 확정
제작물 발주
기자재, 비품 준비
회의자료 작성
회의 운영 조직 구성
행사 요원 확보
운영 매뉴얼 작성
회의 6-12개월전
회의 직전
검토, 확인
운영요원 오리엔테이션
임시 사무국 설치
회의장 설치
리허설
회의 1주-1일전
회의 개최
회의 운영
회의 개최기간중
회의 종료후
결산서 작성
회의 결과보고서 작성
감사 서신 발송
회의 종료
3-6개월후

키워드

국제회의,   유치