컨벤션 기획 실무론 「기획서 컨텐츠 분석」

목차

(1)기본계획

(2) 세부운영계획
　1. 사무국 운영계획
　2. 홍보계획
　3. 출판 계획
　4. 학술계획
　5. 등록계획
　6. 숙박계획
　7. Social Event 계획
　8. 관광계획
　9. 인력 운용 계획

(3) 예산계획

본문내용

인 미와 멋을 알리는 전통성 등이라 볼 수 있다. 본 행사는 세계 각국의 사람들이 참가한다. 따라서 한국의 아름다운 자연경관을 한눈에 보여줄 수 있는 자연으로 관광을 통해 동일 아시아권인 중국 및 일본과는 다른 자연적 미를 소개할 수 있는 관광이 좋을 것으로 보여진다. 또 한류열풍이 일고 있는 일본과 중국 등의 아시아권 참가자들을 대상으로 하는 한국 유명촬영지 관광 등이 좋은 관광프로그램으로 생각된다. 더불어 본 행사의 참가자의 사회적 지위를 고려하여 보았을 때 카지노 및 골프관광도 좋은 대안으로 보여진다.
본 기획서의 관광계획을 살펴보면 국제회의 관광을 전문으로 하는 여행사를 선정하고 있는데 이는 행사 참가자들에게 보다 질 높고 편안한 관광을 제공할 수 있다는 점에서 잘한 점인 것 같다. 또 full-day 및 half-day의 여러 가지 관광코스를 개설하여 참가자들의 취향에 맞춘 폭 넓은 선택의 기회를 제공한 점 또한 잘한 점인 것 같다. 마지막으로 사전 예약을 통한 업무의 효율성을 제고하고 현장관광 데스크의 운영을 통해 참가자들의 편의를 배려한 점 또한 잘한 점으로 보인다. 현장 관광 안내데스크는 관광프로그램 참가자를 지원, 관광프로그램 안내, 관광프로그램 예약, 주요관광지의 소개, 관광자료 배포, 대중교통 이용안내 및 지도제공 등의 업무를 수행함으로 행사지로의 방문이 처음인 참가자들에게는 큰 도움이 되므로 특히 좋은 방안이라 보여진다.
본 기획서의 작성 시에도 그림을 첨부하여 관광지를 소개한점은 관광지의 특성을 한눈에 알아볼 수 있게 한 점은 잘 한 점인 것 같다. 또 full-day관광의 경우 관광코스를 기재하여 하루의 일정을 파악하기 쉽게 하였다는 점은 잘한 점인 것 같다. 하지만 한 가지 아쉬운 점이 있다면 소요시간을 기재해 주었다면 더 좋지 않았을까 하는 생각이 든다. half-day tours의 경우 참가자의 사회적 지위 및 다양한 선호를 잘 고려하여 작성하였다는 점에서 잘 한 것 같다. 전체적인 관광프로그램의 구성에서 아쉬운 점이 있다면 행사의 기간이 5일이라는 점에서 가족 등을 동반하는 참가자들의 동반자를 위한 프로그램과 앞에서 언급한 것과 같이 한류열풍이 일고 있는 일본 및 중국 등의 아시아권 참가자들을 대상으로 하는 한국 유명촬영지 관광 등이 추가되었다면 더 좋지 않았을까 하는 생각이 든다.
9. 인력 운용 계획
본 기획서의 인력 운용 계획을 살펴보면 본 행사의 참가자의 구성이 국내인 뿐 아니라 세계 각국의 사람들로 구성된다는 점에서 행사진행요원의 선정을 국제회의 전공자 중 국제회의 자격증 소지자를 대상으로 선발한다는 점은 잘한 점인 것 같다. 또 선정된 행사 진행요원을 업무별로 배정하여 사전에 상세 업무 교육을 실시하는 것 또한 효율적인 행사진행을 위한 좋은 기획으로 보여진다.
본 기획서에서는 소요인원을 등록 업무 6명, 학술 업무 8명, 총 14명으로 예상하고 있는데 행사의 특성 및 규모를 고려하였을 때 적당하다고 보여진다.
한 가지 아쉬운 점이 있다면 학술 행사진행 외적인 부분에 있어 컨벤션을 공부하는 학생이나 컨벤션 업계에 관심이 있는 사람들을 대상으로 모집, 선정하여 이들 중 외국어 능력이 출중한 인원을 따로 뽑아 운영요원으로 추가적으로 조직하였다면 더 좋지 않았을까 하는 생각이 든다.
(3) 예산계획
본 기획서의 예산안을 살펴보면 조직위원회, 출판분과, 등록분과, 현장분과, 홍보분과, pco, 회의장 사용료 부문으로 나누어 지출내역을 세분화하여 계산하고 이를 바탕으로 전체적인 지출 예산을 산출한 점은 잘한 점인 것 같다.또 표를 통해 이를 나타냄으로써 예산의 쓰임을 한눈에 알아볼 수 있게 한점도 잘한 점인 것 같다. 하지만 예산계획의 전반적인 부문을 파악하기 위해서는 지출 예산 뿐만 아니라 등록비, 지원금, 판매수입, 입장 수입, 자체 기금, 본부 지원금등의 전반적인 수입 예산도 함께 기재가 되어야 한다고 보여진다. 이를 바탕으로 수입예산과 지출예산을 비교, 분석하여 행사운영에 알맞은 예산계획을 수립하는 것이 더 좋은 예산 계획이라 보여진다. 또 이를 통해 등록비 책정의 이유를 설명하고 등록비 산출의 근원을 밝히는 것이 필요가 있다는 생각이 든다. 등록비의 책정은 행사에 큰 영향을 미치는데 본 행사가 자발적인 행사참여 의사를 가진 참가자들로 이루어진다고는 하나 지나치게 높은 등록비는 참가자의 수를 저조하게 할 수 있으며, 너무 낮은 등록비는 회의의 질을 의심하여 참가자의 수가 저조할 수 있다. 따라서 예산 계획 시 지출예산과 수입예산을 같이 고려하여 지나치게 예산이 부족한 경우에는, 등록비의 범위가 사회통념상 타당성이 있고 참가자들의 직업을 고려해 보았을 때 지나치지 않은 범위에서 측정될 수 있도록 예산안을 다시 수립하여 최종적으로 예산 계획을 수립하는 것이 옳다고 보여진다.
※ 본 기획서에는 수송계획이 포함되어 있지 않는데 본 행사가 협회/학회 주관회의에 해당하기 때문이라 생각된다. 협회/학회 주관회의의 경우 대부분의 참석자는 협회 및 학회 회원으로 자발성에 기초하여 회원등록이 된 사람들이므로 회의 참석자들은 회의 참석 시 교통과 관련된 부문에 대해서 자체 비용으로 해결하는 경우가 대부분이다. 하지만 내 생각에는 공항에서 행사장까지의 택시, 버스등의 교통편에 대한 언급이 있어야 한다고 생각된다. 어떤 교통편을 이용할 때 소요시간이 얼마나 소요되며 비용은 얼마나 드는지, 또 행사장에서 각 숙박지로의 교통편은 무엇이 있으면 얼마나 시간이 소요되며 비용이 얼마나 드는지에 대해서 언급이 있어야 할 것으로 보인다. 마지막으로 초청연사에 대해서는 어떻게 그들을 공항에서 맞이할 것이며 어떠한 교통편으로 이들을 행사장까지 이동시킬 지, 행사 후 이들을 숙박지까지 어떻게 이동시킬 지에 대한 언급 또한 필요할 것이라 생각된다. 초청연사의 경우 해당 분야에서 권위가 상당할 것이며 사회적인 지위도 매우 높을 것이라 생각된다. 이들의 경우 본 행사 이외에도 여러 나라에서 개최되는 관련행사에 초청연사로 초대될 가능성이 높다고 보여짐으로 차후 행사가 끝난 후 행사운영에 대한 평가에 있어서 이들의 영향이 결코 작지만은 않을 것 이라는 생각이 든다.

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