대한불교조계종 기록물관리시스템 구축

소개글

대한불교조계종 기록물관리시스템 구축에 대한 보고서 자료입니다.

목차

Ⅰ. 추진배경 및 필요성
Ⅱ. 사업 개요
Ⅲ. 대상업무 현황
Ⅳ. 목표시스템 구성도
Ⅴ. 개발대상업무 내역 및 구성요건

본문내용

록물철별, 기록물건별 검수
오류사항 발생시 오류사항 입력
반려시 반려조치
인수인계시 출력 및 업무부서에 통보
인수완료
검수완료된 기록물을 대상으로 업무부서별 완료조치
완료시 기록물보존관리시스템상의 보유목록으로
전환
업무부서의 등록관리시스템에서는 이관 기록물로서의 목록이 자동 표시
출력
처리과별 인수인계서 출력
인수인계완료 통계사항 출력
인수일정 및 목록 출력
구분
기능
설명
비고
기록물
검사
및
관리번호
부여
검사
인수인계되어온 기록물 및 기록관에서 등록된 기록물을 대상으로 검사.
등록항목의 오류부분의 수정
관리번호부여 의뢰
검사완료된 기록물을 대상으로 관리번호를 부여하기 전 관리번호부여 의뢰를 신청
관리번호부여의뢰 인수
관리번호부여의뢰된 기록물을 대상으로 인수
관리번호
부여
관리번호부여의뢰 인수된 기록물을 대상으로 관리번호를 부여
관리번호는 단위업무별, 기록물형태별, 보존연도별
순번으로 부여함으로서 보존박스 편성시 관리번호순으로 편성
서로/서가관리 및 보존처리
서고/서가등록 및 추가, 삭제
서고별 서가등록
서가등록시 기록물형태별, 생선연도별 및 기타 보존방식에 따라 등록
서가등록시 최대보존상자수 등록
서고/서가의 변동사항이 있을 경우 추가/삭제
바코드 활용
보존상자
등록
서가에 배치될 보존상자 등록
보존상자는 기록물형태별, 보존기간별로 분류해서
등록
보존상자등록시 보존상자 등록번호 생성 및 보존박스 라벨 출력
보존상자
편성 및
재편성
보존상자편성시 보존상자 정보(기록물형태 및 보존기간등)에 부합되는 관리번호를 부여받은 기록물을 선택하여 편성.
편성된 보존상자가 변동사항이 있을 경우 재편성
(기록물의 추가 삭제)
보존상자
삭제
편성된 기록물이 없으며 더 이상 보존상자가 필요없을 경우 보존상자 삭제
정수점검
서고별/서가별/보존상자별 정수점검
정수점검 계획서 작성 및 출력.
정수점검결과 반영
바코드 활용
상태점검
서고별/서가별/보존상자별 상태점검
상태점검 계획서 작성 및 출력
상태점검 결과 반영
바코드 활용
살균소독
서고별/서가별 살균소독
살균소독 계획서 작성 및 출력
살균소독 결과 반영
반입/반출
반출서 작성 및 출력
반입서 작성 및 출력
바코드 활용
구분
기능
설명
비고
평가분류 및 기술
평가분류
보존중인 준영구 이상 기록물을 대상으로 가치평가, 상태평가, 보존방법, 공개재분류등의 평가분류서작성 및 출력
기술
보존중인 기록물을 대상으로 기술 ISAD의 기본방식에 따르는 기술.
기술완료시 기술된 정보는 통합목록관리 시스템과
연계되어 활용
기록관
기록물
등록
기록물철
등록
기록관에서 보관중이거나 차후 발생하는 기록관
기록물 등록
기록물철등록부출력
목록의 수정 및 삭제
기록물건
등록
기록물철에 속한 기록물건 등록
기록물등록대장 출력
기록물건목록의 수정 및 삭제
출력
기록물철등록부 출력
기록물등록대장 출력
기록물철표지 출력
폐기
폐기심사
보존연한이 경과한 기록물을 폐기심의서 작성 및
출력
폐기심의서번호 반영
폐기사유/
폐기심사관/
폐기심사의견
등록
폐기심의서 조회
작성된 폐기심의서를 조회
폐기심의서별 기록물철목록 출력
결과반영
폐기심의서를 바탕으로 폐기심의결과 반영
폐기목록
검색
폐기처리된 기록물목록 검색 및 출력
폐기보류된 기록물목록 검색 및 출력
간행물 및
일반도서
관리
간행물발간등록
신청접수 및
통보
업무부서로부터 신청서 접수.
접수된 신청서에 발간등록번호 부여후 업무부서에 통보
간행물등록
간행후 납본된 간행물을 대상으로 간행물정보등록
일반도서
검색
업무부서별 일반도서 검색
통계
생산현황
통계
업무부서별, 보고연도별, 기록물형태별, 보존연한별
통계, 통계결과 출력
이관현황
통계
업무부서별, 이관연도별, 기록물형태별, 보존연한별
통계, 통계결과 출력
폐기현황
통계
업무부서별, 폐기연도별, 기록물형태별, 보존연한별
통계, 통계결과 출력
보유현황
통계
업무부서별, 생산연도별, 기록물형태별, 보존연한별,
단위업무별 통계. 통계결과 출력
구분
기능
설명
비고
분류기준표 관리
분류기준표
변경신청접수
업무부서로부터 분류기준표변경 신청서 접수
변경신청서 출력
분류기준표
생성 및 반영
새로운 분류기준표 생선등록.
모든 업무부서에 변경된 분류기준표 일괄 적용
이력관리
분류기준표의 생성/수정/삭제 이력을 관리
분류기준표 검색 및 출력
업무부서
관리
부서코드변경
업무부서의 생성/변경/폐지등에 따른 코드사항 반영
변경된 업무부서 조직코드는 각 업무 부서에 일괄
적용
이력관리
업무부서의 변경에 따른 이력관리
사용자
관리
사용자정보
관리
시스템사용자의 등록/수정/삭제
사용자별 보안등급 부여
로그관리
사용자별 시스템 이용관리 및 기록물별 이용관리등의
로그관리
통합목록
관리
기록물검색
업무부서에서의 통합목록관리
다양한 조건의 검색조건
분류기준표
검색
업무부서별 분류기준표 검색
분류기준표의 연역별 검색
업무부서 및
기록관과의
연계
통합목록관리스템은 업무부서의 기록물등록관리프로그램과 기록관의 기록물 보존관리프로그램과 상호 연동되어 업무부서에서의 자유로운 활용이 이루어 지며 기록관에서는 기록관 업무진행과 함께 통합목록관리를 체계적이고 효율적으로 수행.
Ⅳ. 목표시스템 구성도
Ⅴ. 개발대상업무 내역 및 구성요건
○ 각 업무부서에서 사용하는 기록물등록관리시스템과 기록관에서 사용 하는
기록물보존관리시스템, 기록물분류기준표관리시스템, 보존기록물통합목록관리시스템
으로 구성된다.
기록물등록관리시스템: 생산된 기록물의 등록 및 생산현황보고, 기록물의 이관, 검색, 분류기준표 변경신청.
기록물보존관리시스템: 업무부서와 연동하여 생산현황접수, 이관일시 및 대상기록
물 통보, 이관기록물접수 및 검사, 기존 기록물의 입력, 폐기관련 각종업무, 기록물
의 평가, 다양한 기록물 검색, 기록물의 보존처리 등.
기록물분류기준표관리시스템: 업무부서의 기록물등록관리시스템과 연동되어
기록물의 생산과 보존관리, 목록관리 등. 모든 기록물에 분류기준표를 적용하는
동시에 분류기준표의 이력을 체계적으로 관리함으로써 기록물생산의 효율성 증대
및 기록물 활용, 관리를 효과적으로 수행.
통합목록관리시스템: 통합목록관리시스템의 제어 및 통제는 기록관에서 실시하며
업무부서는 기록물등록관리프로그램을 통하여 이를 검색, 활용.

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