목차
1. 상사에게 효율적으로 보고하는 방법
(1) 보고의 개념과 보고의 필요성
(2) 보고의 5원칙
(3) 보고의 내용과 순서파악
(4) 보고 분량 및 방법(문서, 구두)
(5) 최종 보고서
2. 보고서 작성의 기본 원칙
(1) 원칙 1 : 프로젝트 팀은 보고서에 기술하고자 하는 핵심적인 내용이 무엇인지 결정해야 한다.
(2) 원칙 2 : 형식보다는 내용에 중점을 두고 작성한다.
(3) 원칙 3 : 훌륭한 보고서는 수많은 수정 작업을 통해서만 가능하다.
(4) 원칙 4 : 수정 작업을 반복함에 따라 보고서 작성의 중점은 전체적인 내용에서 개별적인 문장으로 옮겨간다.
(5) 원칙 5 : 단어의 선택은 보고서의 주제를 어떻게 표현하고 있는지를 보여 주는 중요한 지표이다.
(6) 원칙 6 : 반복적인 점검만이 훌륭한 보고서를 작성하는 최선의 방법이다.
(7) 원칙 7 : 보고서의 작성자 혼자서 자신이 작성한 부분에 대한 오류를 찾아내고 수정하는 작업을 해서는 안 된다.
(1) 보고의 개념과 보고의 필요성
(2) 보고의 5원칙
(3) 보고의 내용과 순서파악
(4) 보고 분량 및 방법(문서, 구두)
(5) 최종 보고서
2. 보고서 작성의 기본 원칙
(1) 원칙 1 : 프로젝트 팀은 보고서에 기술하고자 하는 핵심적인 내용이 무엇인지 결정해야 한다.
(2) 원칙 2 : 형식보다는 내용에 중점을 두고 작성한다.
(3) 원칙 3 : 훌륭한 보고서는 수많은 수정 작업을 통해서만 가능하다.
(4) 원칙 4 : 수정 작업을 반복함에 따라 보고서 작성의 중점은 전체적인 내용에서 개별적인 문장으로 옮겨간다.
(5) 원칙 5 : 단어의 선택은 보고서의 주제를 어떻게 표현하고 있는지를 보여 주는 중요한 지표이다.
(6) 원칙 6 : 반복적인 점검만이 훌륭한 보고서를 작성하는 최선의 방법이다.
(7) 원칙 7 : 보고서의 작성자 혼자서 자신이 작성한 부분에 대한 오류를 찾아내고 수정하는 작업을 해서는 안 된다.
본문내용
현에 많은 시간을 투입하게 되는데, 이때 점검해야 할 사항은 다음과 같다.
하나의 문장은 한 가지 내용에 대해서만 기술해야 한다. 장황한 표현으로 설명한 문장은 핵심이 되는 내용에 대해서 깊이 생각해 보지 않았다는 증거이다. 단순한 문장으로 고쳐야 한다. 가장 중요하게 생각하는 아이디어는 문장에서도 가장 중요하게 표현되어야 한다. 문장은 논리적인 흐름을 따라가는 움직임이 보여야 하며, 강력함이 느껴져야 한다. 문장은 의미뿐만 아니라 읽었을 때, 리듬을 느낄 수 있어야 한다.
사람의 귀는 보고서의 완성도를 검증하기 위한 가장 좋은 도구 중의 하나이다. 자신이 작성한 내용을 큰 소리로 읽어 보면 무엇을 바꿔야 할 지 알게 될 것이다.
(5) 원칙 5 : 단어의 선택은 보고서의 주제를 어떻게 표현하고 있는지를 보여 주는 중
요한 지표이다.
동일한 의미를 전달하기 위해서 사용하는 경우라도 문어체에서의 단어와 구어체에서의 단어는 완전히 다르다. 즉 구어체의 문장을 그대로 보고서에서 사용할 경우, 핵심을 벗어난 장황한 문장이 될 수 있다. 너무 긴 표현과 전문 용어, 외국어 및 복잡한 단어들은 수정해야 하며, 형용사와 부사는 가능한 한 사용 빈도를 최소화해 문장의 의미가 애매 모호해지는 것을 방지함으로써 작성자의 생각을 강조할 수 있게 된다.
보고서의 내용에 따라 논조가 달라져야 한다. 밝혀진 새로운 사실의 결과를 설명하는 내용일 경우에는 논리적인 객관성을 가지고 있어야 한다. 제언은 행동을 유발하는 문장이 될 수 있도록 동사를 사용해야 한다.
(6) 원칙 6 : 반복적인 점검만이 훌륭한 보고서를 작성하는 최선의 방법이다.
얼마 동안 보고서 작성을 중단하고 다른 일을 하다가, 작성하던 보고서를 검토한다. 처음에 작성했던 핵심 내용의 흐름을 다시 읽는다. 고객의 입장에서 보고서를 읽어 본다. 큰 소리로 보고서를 읽는다. 내용이나 표현에 중복되는 것이 없는지 찾아보면서 읽는다. 각 문단의 논리를 검토한다. 각 문장의 흐름과 명확성 및 세밀함이 적절한지 검토한다. 사용한 단어가 정확한지, 포함하는 논조가 적절한지 확인하면서 읽는다. 절차에 오류가 있는지 검토한다.
빈틈없이 작성된 보고서를 대할 때에 그 보고서의 내용에 신뢰감을 갖게 되며, 그 보고서에 포함된 제언은 설득력을 갖게 된다. 보고서에 페이지 번호를 추가하여 보고서의 내용 전체에 대한 신뢰도를 잃지 않도록 유의해야 한다.
(7) 원칙 7 : 보고서의 작성자 혼자서 자신이 작성한 부분에 대한 오류를 찾아내고 수
정하는 작업을 해서는 안 된다.
어떤 형태의 문장이든, 작성한 본인은 자신이 작성한 내용에 만족해 하고 또 만족하고 싶기 때문에 오류를 찾아내는 것이 쉽지 않다. 전문 출판사에서 수정 작업을 담당하는 전문가를 두는 이유도 여기에 있다. 프로젝트가 진행 중일 때는 프로젝트 관리자나 선임 팀원들이 핵심 내용에 대해서 반복적으로 검토하고 수정하는 작업이 수행된다. 그렇지만, 보고서가 논리의 흐름에 일관성이 있으며 읽기에 어려움은 없는지, 논리의 전개와 순서상에 문제점은 없는지 등에 대해서는 전문가가 투입되어 검토하는 것이 바람직하다.
그러나 프로젝트 보고서의 특성상 그 일에 경험이 없는 편집 전문가가 담당하기에는 어려움이 있기 때문에 보고서 작성에 참여하지 않은 동료의 도움을 받아서 점검하는 것이 바람직하다. 보고서 작성자는 다른 동료에게 검토를 부탁하기 전에 각 페이지의 형식, 문법, 철자, 구두점 등이 정확한지 확인해야 한다. 숫자로 된 데이터의 경우에는 정확성, 일관성 및 보고서와의 관련성 등도 미리 검토함으로써 자신만이 할 수 있는 부분에 대한 검토를 타인에게 넘기는 일이 없어야 한다.
하나의 문장은 한 가지 내용에 대해서만 기술해야 한다. 장황한 표현으로 설명한 문장은 핵심이 되는 내용에 대해서 깊이 생각해 보지 않았다는 증거이다. 단순한 문장으로 고쳐야 한다. 가장 중요하게 생각하는 아이디어는 문장에서도 가장 중요하게 표현되어야 한다. 문장은 논리적인 흐름을 따라가는 움직임이 보여야 하며, 강력함이 느껴져야 한다. 문장은 의미뿐만 아니라 읽었을 때, 리듬을 느낄 수 있어야 한다.
사람의 귀는 보고서의 완성도를 검증하기 위한 가장 좋은 도구 중의 하나이다. 자신이 작성한 내용을 큰 소리로 읽어 보면 무엇을 바꿔야 할 지 알게 될 것이다.
(5) 원칙 5 : 단어의 선택은 보고서의 주제를 어떻게 표현하고 있는지를 보여 주는 중
요한 지표이다.
동일한 의미를 전달하기 위해서 사용하는 경우라도 문어체에서의 단어와 구어체에서의 단어는 완전히 다르다. 즉 구어체의 문장을 그대로 보고서에서 사용할 경우, 핵심을 벗어난 장황한 문장이 될 수 있다. 너무 긴 표현과 전문 용어, 외국어 및 복잡한 단어들은 수정해야 하며, 형용사와 부사는 가능한 한 사용 빈도를 최소화해 문장의 의미가 애매 모호해지는 것을 방지함으로써 작성자의 생각을 강조할 수 있게 된다.
보고서의 내용에 따라 논조가 달라져야 한다. 밝혀진 새로운 사실의 결과를 설명하는 내용일 경우에는 논리적인 객관성을 가지고 있어야 한다. 제언은 행동을 유발하는 문장이 될 수 있도록 동사를 사용해야 한다.
(6) 원칙 6 : 반복적인 점검만이 훌륭한 보고서를 작성하는 최선의 방법이다.
얼마 동안 보고서 작성을 중단하고 다른 일을 하다가, 작성하던 보고서를 검토한다. 처음에 작성했던 핵심 내용의 흐름을 다시 읽는다. 고객의 입장에서 보고서를 읽어 본다. 큰 소리로 보고서를 읽는다. 내용이나 표현에 중복되는 것이 없는지 찾아보면서 읽는다. 각 문단의 논리를 검토한다. 각 문장의 흐름과 명확성 및 세밀함이 적절한지 검토한다. 사용한 단어가 정확한지, 포함하는 논조가 적절한지 확인하면서 읽는다. 절차에 오류가 있는지 검토한다.
빈틈없이 작성된 보고서를 대할 때에 그 보고서의 내용에 신뢰감을 갖게 되며, 그 보고서에 포함된 제언은 설득력을 갖게 된다. 보고서에 페이지 번호를 추가하여 보고서의 내용 전체에 대한 신뢰도를 잃지 않도록 유의해야 한다.
(7) 원칙 7 : 보고서의 작성자 혼자서 자신이 작성한 부분에 대한 오류를 찾아내고 수
정하는 작업을 해서는 안 된다.
어떤 형태의 문장이든, 작성한 본인은 자신이 작성한 내용에 만족해 하고 또 만족하고 싶기 때문에 오류를 찾아내는 것이 쉽지 않다. 전문 출판사에서 수정 작업을 담당하는 전문가를 두는 이유도 여기에 있다. 프로젝트가 진행 중일 때는 프로젝트 관리자나 선임 팀원들이 핵심 내용에 대해서 반복적으로 검토하고 수정하는 작업이 수행된다. 그렇지만, 보고서가 논리의 흐름에 일관성이 있으며 읽기에 어려움은 없는지, 논리의 전개와 순서상에 문제점은 없는지 등에 대해서는 전문가가 투입되어 검토하는 것이 바람직하다.
그러나 프로젝트 보고서의 특성상 그 일에 경험이 없는 편집 전문가가 담당하기에는 어려움이 있기 때문에 보고서 작성에 참여하지 않은 동료의 도움을 받아서 점검하는 것이 바람직하다. 보고서 작성자는 다른 동료에게 검토를 부탁하기 전에 각 페이지의 형식, 문법, 철자, 구두점 등이 정확한지 확인해야 한다. 숫자로 된 데이터의 경우에는 정확성, 일관성 및 보고서와의 관련성 등도 미리 검토함으로써 자신만이 할 수 있는 부분에 대한 검토를 타인에게 넘기는 일이 없어야 한다.
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