메모에 관하여

소개글

메모에 관하여에 대한 보고서 자료입니다.

목차

* 나만의 맞춤 정보

* 메모는 습관이다

* 유형별 메모의 기술

* 언제 어디서든 메모하라

* 업무를 시작하기 전의 메모

* 협상할 때의 메모

* 전화 통화를 위한 메모

* 강연회나 세미나에서의 메모

* 감상과 요약의 균형

* 자기관리와 메모

* 논리적 교육시스템의 부재

* 자신만의 기준을 세워라

* 결론과 대안

본문내용

이점이 있다는 문맥은 물론 결론이라 할 수 있지만 이는 상대방이 충분히 공감할 수 있는 결론이 아니다. 또한 프레젠테이션의 결론이라 할 수도 없다. 이야기를 진행하는 데 따른 임시적인 결론이라 할 수 있다.
이런 임시적인 결론이 중요한 이유는 프레젠테이션을 할 때 상대방의 반응을 살펴보며 유연한 대응을 해야 하기 때문이다. 몇 가지 언급한 이점 중에서 상대방이 어느 요소에 강한 반응을 보이는지 주목하도록 한다. 상대방의 반응에 따라 설명의 강조점도 달라진다. 중요한 것은 준비한 자료에 대해서든 프레젠테이션의 내용에 대해서든 언제나 강조점을 바꿀 수 있는 유연성이다. 직선적인 이야기 구조나 시나리오 구성으로는 별 효과를 얻지 못한다.
요약의 사고·행동 사이클인 '분석 가설 검증 수정'이라는 과정은 프레젠테이션의 준비 단계뿐 아니라 프레젠테이션을 하는 현장에서도 순간적으로 발휘해야 한다. '기결승전'의 '승'은 상대방의 반응을 살핀 후에 전개하는 이야기의 전환점이라고 할 수 있다. 즉 상대방과의 대화에 따른 반응인 것이다. 이러한 임기응변을 가능하게 하는 것은 요약의 기술이다. 상대방의 반응에 따라 사용할 자료, 논거, 예시 등 다양한 요약 캡슐이 있으면 당황하지 않고 대응할 수 있다. '승'을 극복할 수 있다면 '전'의 단계는 한층 수월해진다. '승'에서 자료를 제시했다면 '전'에서는 정서적인 면으로 상대방에게 공을 넘기는 것도 좋을 것이다.
메모를 통한 향상
의사소통 기술과 요약의 기술은 매우 밀접한 연관이 있다. 여러 사람과 의사소통을 하다보면 간혹 '결국 뭘 말하고 싶은 것일까?' 하고 눈이 둥그레지는 경험을 하는 경우가 있다. 이는 상대방이 처음부터 갖가지 변명을 하거나 그 변명을 하기까지의 과정이 이야기를 복잡하게 만들 때 일어난다.
참을성 있게 결론을 기다려도 결국 '따라서 가급적 게 하면 좋겠습니다'라는 식의 막연한 제안으로 끝을 맺는다면 듣는 쪽도 혼란스럽고 요지의 논점을 파악할 수 없게 된다. 그러므로 이야기의 논점이 명확하지 않더라도 상대방의 결론을 이끌어내야 한다. 상대방의 말을 재구성하여 자신의 이해가 올바른지 확인하는 것도 빼놓을 수 없는 작업이다. 그 과정에서 자신의 요약 캡슐을 활용하여 상대방의 결론을 발견할 수 있기 때문이다. 회의할 때와 마찬가지로 비즈니스에서의 의사소통도 서로의 의견을 수시로 확인하며 요약 캡슐을 만들어나가는 것이 중요하다.
회사라고 하는 공동작업장에서의 의사소통은 '요약정보를 공유'하는 일이다. 또한 상대방의 의견, 자신의 의견이라는 요약정보를 참조하여 업무가 원활히 진행되도록 공통의 기반을 다지는 작업을 말한다. 의욕을 갖고 서로의 의견을 공유하게 되면 요약의 기술도 발전하고 의사소통 기술도 향상된다.
체계적 메모
사내의 인간관계를 파악해두지 않으면 편향된 의견을 듣게 될 수도 있다. 이는 큰 조직일수록 중요하며, '입사했을 때부터의 경쟁관계', '대학시절부터의 친구', '대학의 선후배 사이', '같은 지역 출신' 등 대략적인 관계를 파악하지 못하면 경우에 따라서는 언짢은 경험을 하게 될 수도 있다.
관계를 파악하는 손쉬운 방법은 그림으로 그려보는 것이다. A와 B는 이렇고, B와 C는 저렇다는 관계를 도식화하면 사내의 인간관계를 알 수 있다. 도식화하면서 구체적인 관계를 알고 있는 경우에는 메모를 한다. 동료나 선배들에게 물어 나름대로의 사내 인간관계도를 만들면 하나의 요약이 될 수 있다. 중요한 위치에 있는 사람들을 밝혀낼 수 있으면 더욱 정밀도가 높은 요약정보가 된다.
· 회사에 영향력을 행사하는 사람, 부서에 영향력을 미치는 사람
· 상사나 동료 등 자신과 직접적인 이해관계가 있는 사람
· 조직의 상부에서 평이 좋으며 장래에 영향력을 가질 수 있는 사람
이런 사람들은 중요 인물로 체크해두는 것이 좋다. 인간관계도가 있으면 의사소통을 할 때의 요약정보로 이용가치가 클 것이다. 회사조직에 한정해서 설명했지만 이는 어떤 조직이나 그룹에 있어서도 마찬가지다.
같은 취미를 가진 사람들로 이루어진 모임의 경우에도 리더의 역할을 하는 사람, 주변의 영향을 받기 쉬운 사람, 서로 사이가 좋지 않은 두 사람 등 여러 가지로 요약할 수 있다. 이렇게 파악을 해두는 것만으로 불필요한 다툼을 예방할 수 있다. 이처럼 배후 관계에 관한 요약 정보가 있다면 조직 안에서 좋은 인간관계를 구축하는 데 유효한 수단이 된다.
효과적인 메모의 조건 - 휴식
제안한 기획안은 통과되지 않고 실수를 연발하며 상사로부터 꾸지람을 들었을 때 혹은 거래처로부터 불만사항이 접수되었을 때는 스스로를 한심하다고 여기며 정신적인 슬럼프에 빠지기 쉽다. 슬럼프라고 하는 것은 일종의 우울증이다. 이럴 때는 주의력이 저하되기 때문에 새로운 정보를 입력하려 해도 잘 되지 않는다. 다시 말해 요약정보를 섭취해도 왜곡되기 쉽다.
이럴 때 효과적인 사고행동 습관으로 인지행동 요법에 의한 처방을 들 수 있다. 예를 들어 두통을 앓고 있는 환자가 "더 이상 한 걸음도 움직일 수 없다."고 말한다면 손을 잡고 일단 같이 걸어본다. 이렇게 해서 그 환자의 비관적 인지가 잘못 되어 있음을 체험하게 해주는 것이다.
이러한 수법은 비즈니스에서도 슬럼프에 빠졌을 때 응용할 수 있다. 즉 슬럼프일 때는 새로운 과제를 시도하는 것이 아니라 복습을 하는 것이다. 어느 정도 진행되고 있는 일에 대한 확인, 혹은 단순히 사무적인 작업이라도 좋다. 이해할 수 있고, 모르는 부분이 적은 일을 하며 '할 수 있다'는 감각을 되찾는 것이다. '할 수 있는' 일을 계속 하다 보면 우울한 상태가 개선되고 어느새 슬럼프에서 벗어나게 된다.
한번 비관적 인지에 빠지게 되면 점점 나쁜 방향으로 생각하게 된다. 그러므로 비관적 인지가 자신을 잠식해버리기 전에 빨리 '수비' 태세를 갖춰야 한다. '할 수 있다'는 감각을 되찾고 그 다음에 새로운 과제에 착수하는 쪽이 다시 일어나기가 쉽다. 또한 슬럼프에 빠졌을 때는 자신의 결점만 눈에 들어오기 때문에 그 시기를 결점을 고치는 기회로 이용해보는 것도 좋다. 평상시에는 잘 보이지 않던 자신의 부족한 점을 발견해서 요약해두면 좀더 성숙한 사람으로 변화될 수 있다.

키워드

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