공문서 작성요령

목차

1. 공문서의 개념

2. 문서의 필요성

3. 문서처리의 원칙

4. 문서의 구성 체제

5. 공문서의 기안 및 결재

6. 공문서의 시행

*. 알기 쉬운 문서 만들기

본문내용

읽는 사람의 수준이나 입장은 고려하지 않고 글을 쓰는 사람의 입장에서 유식한 체 하거나 지위, 신분이 높은 것을 은근히 암시하는 말투를 권위적인 표현이라고 할 수 있다. 그래서 어려운 한자말을 사용하여 이해하기 어려운 문장을 쓰거나 위압적이고 명령하는 듯한 표현들이 바로 우리가 삼가야 할 권위적인 표현이다.
예)정확히 작성하여’, ‘기일엄수’라는 표현
습관적으로 써오는 영위, 운영, 수행, 실시, 이행 따위의 낱말
시달(⇒ 알려), ‘충분히 숙지(⇒ 자세히 알아), 제고할 것(⇒ 높이기 바람),
철저를 기하여(⇒ 최선을 다하여) 등
문장 표현의 권위적인 표현은 명령형이 그 대표적인 예
공문서의 직위나 관직명은 낮춤말이나 높임말은 맞지 않다.
예) 대통령님 →대통령 저희나라, 저희 교육청 → 우리나라, 우리 교육청
단락 안의 문장은 될 수 있는 한 두 가지 이상의 내용을 집어넣지 말 것이며, 한 문장의 길이가 60자를 넘지 않도록 하면 좋다.
한자나 어려운 전문용어는 쓸 필요성이 있을 때에는 ( )속에 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다. 생소한 전산 관련 용어나 어려운 전문 용어에 대하여 괄호 안에, 또는 본문 뒤에 설명을 하는 것도 생각할 수 있다.
가능하면 우리말로 순화된 용어를 쓰면 좋다.
예)- 철저를 기하고 → 철저히 지키고(잘 지키고), ‘철저히 하고(잘 하고)’
- 정정 통보하시기 → 정정하여 통보하시기 → 고쳐 알려드리기
- 기일 엄수 제출 → 기일을 엄수하여 제출 → 날짜를 지켜 제출
- 의거 → 따라(의거하여, 의하여),
□ ‘참고와 참조’의 차이 □
- 참고(參考)는 ‘의견진술책이나 물품 등의 자료를 어떤 일에, 또는 무엇을 하는 데에 도움이 될 만한 요소로 삼아 살피는 것’을 의미하고
- 참조(參照)는 ‘어떤 책이나 자료 등을 참고로 대조하는 것’을 의미한다.
□ ‘붙임과 덧붙임’의 차이 □
- 공문서 본문에는 ‘붙임 서식에 --’라고 해놓고 그 내용을 나타내는 표시 용어로 ‘덧붙임’을 사용하였는데, 공문서의 본문에 있는 명사형 ‘붙임’은 다음에 나오는 ‘붙임’ 표시를 지칭하는 것이므로 ‘덧붙임’보다는 ‘붙임’이 더 정확하다.
(* 사무관리규정시행규칙 별지 제1호의2서식에 보면 '붙임'으로 예시가 나와 있다.)
※ '붙임'과 '덧붙임'의 사용에 따른 혼란은 종전에 사용하던 한자어인 '別添(따로 붙임 - 본문에 사용)’과 '添附(더하여 붙임 - 표시 용어로 사용)'를 우리말로 바꾸는 과정에서 생겨난 것이 아닌가 한다.
그러나 한자어를 사용할 때에도 ‘별첨(別添)’은 우리말 ‘따로 붙임’이 아니라
‘따로 붙인’으로 쓰여진 것으로 보인다. '붙임'이든 '덧붙임'이든 공문서에 특유한 관용어로써 용어의 통일이 필요하다.
※ 법령의 제호는 법령문 표기 방법에 따라 띄어쓰지 않고 붙여쓴다.
예) 폐교재산의활용촉진을위한특별법
□ ‘관련과 이첩(넘김)’의 차이 □
- ‘관련’은 같은 내용의 업무 흐름 나타내어 공문서 처리의 일관성과 효율성을 높이기 위하여 이미 시행한 관련 문서를 밝히는 것이고,
- ‘이첩’은 그 근거가 이미 시행한 문서가 아니라 상급 기관이나 외부 기관에서 알려 온 내용을 넘긴다는 것을 밝히는 용어로 사용된다.
따라서 ‘관련’과 ‘이첩’은 구분해야함
예1) 1. 관련 : 관리13330-440(2003. 3. 13)
예2) 1. 관리13330-440(2003. 3. 13)호와 관련입니다.
-‘관련’ 문서의 시행 날짜 다음에 그 문서의 제목을 넣는 것이 빠른 이해와 업무 간소화에 도움이 된다면 그렇게 하는 것이 좋겠다고 생각합니다.
-용어 사용에 있어 ‘이첩(移牒)’보다는 순화 용어인 ‘넘김’이 바람직하다.

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공문서,   문서처리,   기안문,   시행문,   문서