황룡사 구층목탑 재건회의 컨벤션 기획서

목차

I. 기본 계획
1. 기획 취지
2. 행사 소개
3. 행사 개요
4. 행사 일정
5. 개최지 선정

II. 세부 계획
1. 회의 세부계획
2. 조직 위원회
3. 단계별 업무추진계획
4. 회의 참가국 및 기타사항
5. 공식 행사 계획
6. 황룡사지 시찰 계획
7. 문화재관광 계획

III. 운영 계획
1. 2009년 6월 26일(금)
2. 2009년 6월 27일(토)
3. 2009년 6월 28일(일)
4. 숙박 계획
5. 의전 및 경호 계획
6. 영접 및 수송 계획

IV. 홍보 계획
1. 홍보 개요
2. 분야별 홍보 방법

V. 예산 계획
1. 수입
2. 지출

본문내용

예약 사항을 전달하고 리조트와 사무국간의 예약 상황이 일치하도록 정보 공유
(5) 블럭된 객실은 3개월 전, 1개월 전, 2주일 전으로 구분하여 추가 및 해약
4) 객실 배정
(1) 객실은 리조트 측에서 직접 배정 (사무국은 배정현황 파악)
(2) VIP 객실배정은 사무국과 협의 하에 결정
(3) 객실은 도착 순서대로 배정 (동일 지역 참석자는 같은 층에 배정 고려)
(4) 객실 배정 후 즉시 사무국에 현황 통보
5) 리조트 협조 요청 사항
(1) VIP 객실에 환영 메시지 배치
(2) VIP 객실에 와인, 과일바구니 등 기념품 증정
(3) 영자 신문 매일 배부
(4) 참가 환영 현판 준비
5. 의전 및 경호 계획
1) 기본 원칙
(1) 편안함 : 전체 행사장의 평안한 분위기를 통한 참가자들의 심리적 안정성 확보
(2) 품격 : 철저한 준비와 깨끗한 의상연출을 통하여 행사장 내 품격 유지
(3) 서비스 : 운영 요원에 대한 철저한 교육을 통한 최고의 서비스 지향
2) 의전 계획
(1) 의전 계획 : 세부의전계획 수립, 조직위원회와 업무협의, 의전범위 결정
(2) 일정 관리 : 각 행사의 참석여부, 동반여부 등을 확인, 영접장소 파악 확인, 행사별 지원, 초청부서와 협조
(3) 동선 관리 : 각각의 행사 참석시 별도의 동선제공, VIP실 상황 업무, 차량 이동 동선 확인(대기와 이동)
(4) 체계적 협의체제 구축 : 귀빈 및 수행자의 사전일정확인, 교통, 경호대책 등의 사전협의, 조직위 산하 의전 및 지원조직을 구축하여 조정, 협의 하에 운영
3) 의전 및 경호 운영 Flow
구분
VIP 의전
경호
공항 입출국시
* 차량배치 및 VIP 주차장 사용
* 화물운송 협조
* 공항 내에 상시 대기 하여 만일의 사태 대비
* VIP 주차장에 대기하여 VIP가 이동 시 경호
리조트 내
* 전반이나 숙박에 대한 안내 제공
* 객실별 꽃바구니 또는 과일바구니와 환영카드 비치 - 리조트 측에 참가자 에 대한 정보제공 하여 VIP에 대한 의전 협조의뢰
* 리조트 내에서의 VIP 안전 및 경호 책임
이동 시
* 차량 및 기사 제공
* VIP 수송 차량 과 경호원 들간의 긴밀한 협조 체제 구축
행사 기간 중
공식행사/ 사교행사 참석
* 행사장 동선 안내
* 전체 행사 상황표 구성 및 배치
* 각국 비서실에 업무 담당 비서 배치
* 연회장 입/출구에 경호요원 별도 배치
* VIP 동선 라인에 따라 행사 경호 요원 배치
4) 안전 관리
(1) 경찰서
가. 사전 시설물에 대한 안전도 관리, 안전점검 완료 - 참가자를 대상으로 한 시설물 훼손방지 계도
나. 관련요원 및 Staff 안전관리 교육 수검 - 사태 발생시 안전요원에 의한 안전장소 대피
다. 행사 전 관련요원 및 Staff 안전관리 교육 수검
라. 행사장 안전 책임자 선정 및 관리감독 체계 확립
(2) 소방서
가. 화재사고 대책 - 행사장 내부 안전요원 방화시설 사용 교육
- 대형 소화기 비치/ 휴대용 소화기 착용
나. 전기사고 대책 - 행사에 필요한 시설 및 전기용량 사전 대책
- 정전에 대비한 예비 전력 확보
- 전기 시설 관리에 대한 전문 Staff 배치
(3) 의료 기관
가. 회의기간 치료 및 응급조치를 위한 의료 현장 의료사고 발생시 Staff 보고 후 의무실 이동반 구축
나. 병원지정
다. 리조트 의무실 1차 응급처치(위급시 인접병원 : 동국대학병원)
라. 안전사고에 대비한 의료 기관과 사전 협조체제 구축
6. 영접 및 수송 계획
조치시기
진 행
영접 요원
사무국
사전 조치 사항
* 행사 명찰 부착
* 환영 피켓 준비
* VIP인사 명단 및 입국일시 입수/숙지
* 관련부처 협조사항 확인
* 안내데스크 이용 요청
* 영접 차량 준비
* 참가자 입국 일정 확인
도착시
* 탑승자 명단 대조
도착 후 30분
* 대리수속
- 수화물 회수
- 세관검사
* 입국심사, 세관검사
* 입국장 로비 영접 및 환영 인사
* 차량 대기 확인 (VIP용)
* VIP 경우에만 해당
* 일반참가자 :
데스크에서 안내
도착 후 1시간
* 차량 탑승
* 차량 탑승 안내
* VIP 차량 탑승 안내
* 행사장행 교통편 안내
* 이동
* 사무국에 입국자 명단 보고
* Check-in 준비 지시
리조트 도착
* Check-in
* 등록 안내
1) 영접 계획
2) 수송 계획
Ⅳ. 홍보계획
1. 홍보개요
구 분
업 무
비 고
목 적
주최기관의 대외 홍보 효과 및 위상 제고
회의에 대한 국민적 이해 도모 및 긍정적
이미지 부각
행사 협찬 / 후원 유치
내 용
유네스코 한국위원회와 원활한 업무협조
(국제 홍보)
언론매체를 이용한 매체 홍보
관련 기관을 통한 홍보
각종 홍보물 발송을 통한 홍보
홍보현판 등 홍보물 설치를 통한 대외홍보
언론매체 홍보 : 조직위
홍보장치물 제작 및 설치
주요업무
문화관광부 : 아시아 참가자 홍보
유네스코 : 유럽, 미주 등 참가자 홍보
후원업체 확보
2. 분야별 홍보 방법
광 고
제 작 물
온 라 인
기 타
4대 매체
-TV, 라디오,
신문, 잡지
옥외광고
행사장 및
경주지역 내
홍보 장식
인쇄 홍보물 :
소책자, 포스터 등
홈페이지 제작
관련자
mailing list를
이용한 전자 메일링
관련기관, 협회
및 학회를 통한
구전홍보
관련업계 연계
홍보
정부 /
지자체 홍보
Ⅴ. 예산계획
1. 수 입
항목
내역
금액
비고
문화관광부
150,00
초기 자금
시 보조금
150,00
초기 자금
등 록 비
600名 × 200,000원
120,00
후 원 금
200,00
초기 자금
합 계
620.00
[단위: 만원]
2. 지 출
[단위: 만원]
운영비용
내 역
금 액
비 고
위원회 운영비
조직 위원회
200,00
홍 보 비
광고, 홍보 비용
100,00
인 건 비
진행요원, 아르바이트,
40,00
회의장 대관료
경주 대명리조트
Jupiter Hall
30,00
관 광 비
버스 대여비, 관람비
30,00
시설장비 임대비
마이크, 무대설치비
25,00
식 음 료 비
식대비, 기타 음료비
60,00
기 념 품 비
VIP용, 참가자용
40,00
예 비 비
10,00
합 계
535,00

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