컨벤션관리론 컨벤션사업론 - 회의실 배치 및 회의자료 준비

소개글

컨벤션관리론 컨벤션사업론 - 회의실 배치 및 회의자료 준비에 대한 보고서 자료입니다.

목차

■목차
1.회의실배치
1)헤드테이블과 연단배치
2)좌석 배치
3)보속실의 배치

2.회의장관리
*회의장 사용 시 체크사항

3.테이블종류와 배치유형
1)극장식 배치
2)좌석 배치
*테이블 종류와 회의실 배치유형에 따른 장■단점

4.회의용 기자재 준비

5.회의자료 준비

6.회의실 여건

7.회의 운영조직

8.회의 수용능력

9.요원 확보

10.운영매뉴얼 작성 및 긴급사항 대응매뉴얼 작성

11.진행 시나리오작성

12.보험문제

13.수송문제
1)항공 수송
2)육상 수송

본문내용

보험계약을 모험회사와 상의하는 것이 바람직하다.
구 분
내 용
청중■입장자에 대한 배상
회의장 사용 혹은 관리상의 실수가 원인이 되어 청중이 부상하고 또는 집단식중독이 발생하거나, 청중의 소유물이 파괴되었을 경우, 주최자는 손해 배상책을 져야 한다.
청중 ■입장자의 상해위험
회의장내에서 청중이 넘어져서 다쳤을 때 설령 주최자에게 책임이 없는 경우라고 위로금을 지불해야 하는 경우
프로그램이 진행되지 못한 경우
강연자 또는 패널리스트의 병 또는 부상이나 교통사고 등에 의에 회의장에 도착하지 못하는 경우나 실외시설에서 행해지는 회의시, 태풍이나 벼락 등 악천후로 중지 혹은 연기 할 수 밖에 없는 경우
고가전시품의 파손 ■ 도난의 위험
전시품에 아주 고액의 물품이 포함되어 있는 경우, 운송중의 파손이나 전시중의 도난, 오손, 파손 등의 위험 등
13.수송
회의는 다양한 운송수단을 필요로 한다. 운송수단이 무엇이든 간에 회의기획가는 안전하며 양질의 서비스를 제공해야 하며 효율적인 운영을 통해 비용을 절감해야 한다.
*수송계획
①행사참가 대표들에게 원활한 업무수행의 편의 제공 및 계획된 일정에 차질이 없도록 함
-행사 참가자들의 이동계획 작성 및 입·출국일자 조사
-항공노선 시간표 제작 -예약데스크 운영
②행사일정, 숙소, 행사장, 관광코스, 기타 행선지별 수송 인원 및 화물량등 수요를 판단하여 차량수송계획
1.항공수송
항공편은 국제회의에 참가하는 해외 참가자들의 주요 교통수단이다. 대규모국제회의의 경우 항공사는 자사 홍보 및 항공권 판매수익 획득을 위해 공식 항공사로 지정되길 원하며 항공사는 대회 참가자에게 할인된 특별 요금을 제공한다. 이를 위해 회의개최 9개월 전에 항공사와 접촉하는 것이 좋다. 대부분 국적 항공사가 공식 항공사로 지정되지만 경우에 따라 기타 항공사가 복수로 지정되는 경우도 있다.
특별할인 요금의 형태
■항공료 할인
■회의 참가자 수에 기초하여 무료 티켓제공(보통 50명당 1장의 무료항공권)
■회의 참가자의 도착 및 출발에 대한 목록 제공
■개최도시 이외의 지역을 방문하고자 할 때도 할인혜택
■회의 관련 화물수송비 할인
항공사와 항공료 할인율을 최종 확정하였으면 동 사항을 각종 회보에 수록하여 참가자에게 알리고, 참가자가 직접 항공사에 예약토록 한다. 참가자는 예약시 항공사에 주최측이 발행한 등록확인서 또는 항공권 할인 쿠폰을 제시하여야 한다.
2.육상운송
육상 수송의 주된 임무는 입■출국 시 공항과 숙박 호텔간의 수송 및 행사기간 중 숙박 호텔과 행사장의 셔틀버스 운행, 각종 투어 프로그램 진행에 따른 수성이다.
1)필요한 서비스 내역 확인
회의의 전 과정 및 각 행사에 필요한 사항이 무엇인지 구체적으로 확인
■셔틀버스: 지정된 지역을 규칙적으로 계속하여 운행하는 시스템
■전세버스: 특정시간에 정해진 루트를 이동(호텔-행사장/투어프로그램)
■연사 및 VIP 제공교통편
2)구체적인 필요사항과 스케줄 수립
■날짜, 요일, 시간, 서비스 시간
■예상승객 수, 회의 참석예정자수, 각 호텔별 숙박자수
■Pick up 및 Delivery 주의 사항
■교통 혼잡 및 비상시 대체 경로
3) 운송업자 선택
운송회사를 선정하기 전에 비용, 차량, 특별서비스 등에 대해 조사해야 한다.
■비용: 각 차량별 비용, 서비스별 비용조사
■차량: 차량종류, 상태, 이용가능성, 통신 및 안내장치 점검
■차량상태: 차량수거, 주행기록, 에어컨■히터 작동유무, 탁승가능인원, 좌석의 종류, 장 애자 탑승가능 여부
■기타: 차량고장 및 사고에 대비한 예비차량 확보여부
4)운행계획수립
차량운행계획은 보통 회의 12-18개월 전에 그 골격을 확정하여야 한다. 기획가는 호텔별 객실 수, 호텔과 회의장간 소요시간, 회의의 프로그램 등 세부일정의 상관관계를 세밀히 연구하여 셔틀버스운행노선, 소요차량대수, 배차간격을 수립해야 한다. 호텔별, 노선별 배차 차량 수는 호텔별 투숙자와 호텔과 회의장까지의 거리에 의해서 결정한다. 일반적으로 호텔과 회의장의 거리가 멀어서 소요시간이 길수록 배차 차량 수는 많아져야 한다. 또 첫 회의와 마지막 회의 시간대에는 차량 수를 늘이고 10:00~15:00시 사이에는 차량수를 줄이는 것이 합리적이다.
<단계별 수송업무 추진일정>
단계
추진업무
추진기간
제 1단계
■수송 종합계획 수립
■행사장 현지조사 및 업무협의
1년전
제 2단계
■수송분과위원회 구성
■수송업체별 계약
■수송세부계획 수립
12개월 ~ 6개월전
제 3단계
■대외협조요청
-해당 경찰서 교통정리 요청
-행사지 주차장 공간확보 요청
6개월 ~ 2개월전
제 4단계
■각종게시물부착
-환영현수막
-행사차량 게시물
■비상용품(비상우산, 의약품)준비
■수송안내요원 확보
6개월 ~ 2개월전
제 5단계
■입국자 수송
1일전
행사기간중
■수송안내요원 호텔배치
■셔틀버스 운행
행사종료후
■출국 교통편 안내
■업체별 대금 정산
자료: 국제회의전문가교육원 교재
5)운행
참가자들이 셔틀버스를 잘 이용할 수 있도록 하기 위해서는 안내 데스크에서 셔틀버스 운행 시간표를 발표하는 등 교통 안내가 잘 이루어져야겠지만 그 외에도 차량의 앞■뒤창과 옆면에는 회의와 주최기관의 이름, 노선도를 부착하고 각 호텔과 행사장 주차지역에는 각 노선과 목적지를 표시하는 안내판을 설치하여 참가자가 쉽게 발견할 수 있도록 해야 한다. 셔틀버스의 원활한 운행과 효율적인 이용을 위해서는 각 호텔별로 수송안내요원을 배치하여 교통의 흐름, 셔틀버스의 정시 운행 여부, 참가자의 버스 이용 안내 업무를 담당하게 한다.
*참고문헌 및 출처
컨벤션 기획실무
-문상희, 신재기공저 /백산출판
컨벤션 산업론
-서승진, 윤은주저자 /세림출판
컨벤션 관리론
-주현식. 박봉규공저 /대명출판
컨벤션 경영론
-주현식저자 / 대명출판
컨벤션 산업론
-김성혁저자 / 백산출판
국회도서관 http://www.nanet.go.kr/
http://blog.naver.com/jse007/130038527605
http://www.cyworld.com/mysue91/351163
http://cafe.naver.com/8persons/677
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