종이없는사무실리포트

목차

1. 클릭 한 번으로 시작되는 여행
2. 생활방식이 바뀌면 지원도 달라진다
3. 한 개의 도구로 여러 가지 계획을 세운다
4. 사원에 대한 평가와 보상
5. 업무부담을 줄이고, 4천만 달러를 절약하다
6. 책임은 수혜자에게
7. 반대하는 것은 종이가 아니라 경직성이다
8. 옛날 방식의 피드백도 때로는 긴요하다
9. 우선 순위를 바로 지키자

본문내용

프로젝트의 회계계산 기능 도구
- 경비를 좀 더 상세하게 추적할 수 있음.
4. 사원에 대한 평가와 보상
(예) 샤론
승진시 - 부하직원 인사고과 실시
사원 자기평가서 기록후 제출 → 샤론은 문서 원본에 성취도평가 추가 기입 → 상급자와 샤론이 내린 고과점수 검토 → 사원들의 개별적 면담하고 각자 이룬 성과, 목표에 대해 토의 → 기초자료로 프로그램을 통해 상벌점수와 상여금의 기준값 자동계산 → 수당, 상여금 변환내용이 마스터파일 및 스톡옵션 시스템에 자동 입력 → 등급평가를 상여금 환산하고, 눈으로 직접 확인할 수 있게 함.
※ MS사는 인사고과 프로그램 사용 후 관리자의 인사고과 관련 업무시간이 적어도 50%정도 줄어들었다고 추정.
5. 업무부담을 줄이고, 4천만 달러를 절약하다
(1) 업무부담의 간소화
- 출장시스템은 경비도 줄여주고, 여행사 직원 1인당 하루에 처리할 수 있는 스케줄 작성을 평균 8건~25건으로 높임으로 작업효율은 3배로 증가함.
- 사원의 국내 출장시 교통편이나 숙박시설을 예약하기 위해 6번 전화통화, E-mail 보낸 17분 시간도 5분으로 줄어듬.
(2) 4천만 달러 절약
회사전체 1,000가지양식 → 60가지양식으로
자재부서 114가지양식 → 1가지양식으로
전략기획 6가지양식으로
인력개발 39가지양식으로....
(회계법인 - 종이로 된 업무처리 비용 145만달러, MS사 - 전자적으로 업무처리 비용 5만달러 미만)
- 401 계획과 종업원 주식구매 계획, 스톡옵션 계획에 전자양식 사용하는 것만으로 인건비에서 연간 1백만 달러 절약.
6. 책임은 수혜자에게
(예) MS Market
- 하나의 요청이 접수되기 전에 재확인 요구함으로 종이서류를 기반으로 하는 시스템에서 발생하는 부적절한 구매를 막아줌.
- 선적 정보도 컴퓨터 상으로 입력되므로, 화물이 다른 곳으로 발송되는 실수를 해결해줌.
- 회사와 공급업체간의 통신도 모두 기록되기 때문에 그 비용을 사전에 알 수 있음.
- 공급업체들이 물품대금을 결재받는 시간이 앞당겨져 신속하게 납품할 동기가 유발됨.
- 잘못된 예산코드를 입력시 받아들여지지 않으므로 업무규정이 올바르게 지켜짐.
- 재무관리 부서의 오류수정 시간이 없어짐.
- 그 외 기타 등등의 이익은 계속 발견됨.
※ 주소변경, 퇴직염금 비율, 변경 절차를 사원들이 직접 처리하도록 하며, 그에 따르는 책임까지 각 자 자신이 지도록 함.
※ 책임의식이 스스로 알아서 하는 동기를 부여함.
7. 반대하는 것은 종이가 아니라 경직성이다
(예) 긴 전자문서나 주석을 달고 싶을 때 종이로 출력해서 봄.
사람들은 긴 문서를 작성할 때 문서를 낱낱이 책상 위에 펼쳐 놓고 전체를 한꺼번에 보고 싶어함.
- 짧은 문서를 작성하거나 공동으로 서류를 작성시 새로운 양식으로 바꿔가며 볼 때는 PC가 훨씬 좋음.
- 서류양식에 자료를 기입하고도 결국 컴퓨터에 같은 자료를 다시 입력하면 서류업무를 폐지해야 할 시기임.
(종이로 된 양식을 받아 컴퓨터로 입력하는 부서를 새로 만들어야 함, 또는 데이터 입력의 생산성을 측정하는 사람을 고용해야 함)
- 서류양식 기재를 모를 경우, MS사는 FAQ 대답으로 연결되는 링크가 설치되어 있음.
기본적인 정보를 찾기 위해 보내는 E-mail이 200통 이상 줄어듬.
전자문서의 개선사항이 있을 시 E-mail to 로 리플을 달아 피드백에 적용.
* 빌케이츠의 생각
- 종이 반대주의자가 아니라, 개개인의 행동양식을 바꿔나가야 함.
8. 옛날 방식의 피드백도 때로는 긴요하다
<스티브 발머(Steve Ballmer) 사장>
- MS Market 도구의 사용 거부 및 당황하게 만드는 중역자.
- 린다(Linda Criddle)은 오프라인으로 스티브 발머(Steve Ballmer)사장을 만남.
- 스티브 발머(Steve Ballmer)사장은 응용프로그램으로 문제점 지적.
: 자신 앞에 천만 달러짜리 주문 요청이 들어와 있는 상태에서 그 주문을 다른 관리자들이 자신보다 먼저 검토했는지 아닌지의 곤란성 (결재기능추가),
: 구매주문에 해당하는 제반서류를 볼 수 있고, 오프라인 상태에서도 주문을 승인할 수 있어야 함.
(제반문서, 오프라인 기능 추가)
- 오프라인의 만남을 통해 린다(Linda Criddle)는 짧은 시간안에 필요로 했던 정보를 다 얻을 수 있었음.

※ 자신의 회사에서 일하는 사람들의 문제부터 해결할 수 있어야하며, 노력을 멈추지 않을 것이라는 점.
※ 자신부터 시작해 전자도구를 사용한다는 점.
9. 우선 순위를 바로 지키자
- 종이양식 → 전자문서 양식은 조직의 신경망이 진화하는데 필수적인 단계이지만, 이미 갖고 있는 것의 간소화보다는 사업의 중추가 되는 핵심적인 절차들을 개선하는 데 이용되어야 함.
- MS사 내부도구의 목적
1) 일상적인 업무를 소프트웨어로 처리하여 지식노동자들의 시간과 에너지를 벌어 주는 것.
2) 사원들이 보다 어렵고 예외적인 일을 처리하도록 해방시켜 주는 것.
※ 계란 반숙의 원칙 : 사용자가 계란이 반숙되는 시간인 3분 이내에 대부분의 관리도구에 들어갔다 나올 수 있어야 한다는 것.
- 사원들의 전체적인 업무능률을 개선시키는 중요한 방법
: 행정업무와 내부 비즈니스 프로세스를 효율화 하는 것.
- 성과급을 지급하는 것만이 업무 집중도를 높이는 것이 아니라, 회사가 앞장서 일상적 잡일을 제거하고 업무적체를 해소해 사원들의 애로사항을 덜어주면 사원들은 회사가 자신들의 시간을 소중하게 여긴다는 것을 알게 됨.
- 서류를 넘기는 시간을 고객의 요구사항에 할애하게 되면 고객에게도 이익이 돌아감.
* 빌게이츠의 생각
- 종이 없는 사무실에서 일하게 될 것이라는 예언은 옳았으며, 예상보다 몇십 년 정도 늦어지고 있을 뿐이다.
☞ 비즈니스의 교훈
1. 디지털 정보는 종이문서 시스템으로는 불가능한 프로세스 혁명을 가능하게 해준다.
2. 종이로 된 양식을 세어보라. 그리고 자재조달부나 인력개발부와 같이 양식이 집중된 영역부터 시작하여 하나하나 디지털 양식으로 대체해 나가라.
3. 셀프 서비스 방식을 도입하면 사원들의 행정적인 요구사항 90%를 처리할 수 있다.

키워드

빌게이츠,   종이없는사무실,   생각의속도,   전자문서