[이벤트기획] 이벤트 기획의 필요성 및 형식

목차

* 이벤트 기획

Ⅰ. 이벤트 기획의 필요성

Ⅱ. 이벤트 기획서 형식

1. 이벤트 기획서 꾸미기
2. 기획서 작성법
3. 기획서 내용
1) 행사명
2) 주제와 부제
3) 목적 및 의의
4) 방향 및 방침
5) 일시 및 기간
6) 장소
7) 추진체계
8) 구성내용
9) 비상대책
10) 운영 및 진행
11) 예산
12) 관련기관 협조관계

본문내용

면 조직체계를 과감히 변경하거나, 조직명칭을 바꾸어 보는 것도 생각해야 한다. 이벤트에서 일반적으로 사용하는 추진체계는 주최, 주관, 후원, 협력 등의 용어를 사용하는데, 주최는 행사의 대외적인 책임을 지는 의미로, 주관은 실제로 그 일을 실행하는 조직을 말하며, 후원이나 협찬은 행사를 도와주는 조직체계를 의미한다.
8) 구성내용
세부 실행계획에 해당하는 부분으로 공연의 경우 공연 프로그램일 수도 있고 회의 이벤트의 경우는 회의내용이 될 수 있으며, 전시 이벤트의 경우 전시구성에 해당하는 것이다. 그 내용이 가장 잘 표현될 수 있는 다양한 방법으로 형태에 구애받지 말고 작성하면 된다.
9) 비상대책
발생이 예상되는 모든 비상상황과 대책, 화재 및 응급환자의 발생에 대한 대책, 기후의 영향으로 행사진행이 어려울 때, 참가자의 과다 참가에 대비한 비상조치 등은 경우에 따라 별도의 대책을 수립하여 유지하고 실시하기도 하지만 운영 및 진행계획에 포함시키기도 한다.
10) 운영 및 진행
행사일정 관리, 개장 및 폐장, 행사장 관리, 운영 진행요원 교육 및 배치, 초청인사 대책 및 안내계획, 관람객 유도 및 동선계획, 청소, 쓰레기 처리, 경비관계, 위생 및 의료관계, 차량유도 안내 및 주차장 관리 등 행사에 관한 세부 진행방법을 말한다.
11) 예산
기본기획서의 예산편성은 수입예산과 지출예산을 함께 편성하여야 한다. 이벤트 중에서도 흥행성 이벤트의 수입예상은 가늠하기 힘들지만 예상수입을 계산하여야 한다. 이벤트 실시경력이 쌓이게 되면 이벤트 지출예산의 오차를 줄일 수 있으나, 항상 상황이 바뀌고 똑같은 경우가 없는 이벤트의 예산은 예산항목을 빠짐없이 설정하였는가가 매우 중요하다.
우리나라에서 이벤트 주최자가 세금의 원천징수자가 되는 경우에는 출연료, 전시물 임대료, 외국인의 체재비, 항공료 등은 세금을 원천징수해야 하므로(계약서 작성 시 이 부분을 명기) 별도항목을 설정해야 한다. 만약의 경우를 대비해 보험료도 책정하는 것이 좋다. 행사에 사용되는 고가품에 대한 도난, 훼손에 대비한 보상보험이라든지, 참가자의 상해에 대한 상해보험 등 이벤트 진행 중 일어날 수 있는 위험이나 손해에 대비하여 보험료 항목을 책정하여야 한다. 필요한 경우 원작사용료, 저작권료 등도 검토하여야 하며 동일한 내용이 없는 이벤트의 특성을 감안하여 예비비 항목을 전체예산의 10% 범위에서 확보하는 예산편성을 하도록 한다.
12) 관련기관 협조관계
이벤트를 실시하고자 하면 다양하고 수많은 대외적 협조가 필요하다. 예컨대 수원문화예술회관에서 무용공연을 하려할 때 경기도와 수원시의 지원을 받으면 대관료와 쓰레기 처리, 교통통제 등에서 많은 협조를 얻을 수 있을 것이다. 또한 이벤트 홍보를 위해 언론사의 협조나 후원을 얻는 것도 필요하다. 그러나 주의할 것은 신문사끼리 혹은 방송사끼리 중복 후원을 얻는 것은 피해야 한다. 이벤트의 규모가 커지면 커질수록 정부나 지방자치단체 등의 협조가 유리할 때가 많으며, 이들 기관의 협조를 구하는 방법은 각 기관별 전담부서를 통하도록 한다.

키워드

이벤트기획,   이벤트 기획의 필요성 및 형식,   개념 정의 특징 특성,   문제점 개선과제,   의의 중요성 전망