[국제회의] 국제회의의 유치와 개최, 국제회의 실무 진행과정 및 사후관리

목차

* 국제회의의 유지 및 개최

Ⅰ. 국제회의의 유치

1. 국제회의 유치방식
2. 국제회의 유치절차

Ⅱ. 국제회의 개최

1. 조직위원회 구성
2. 국제회의 사전준비
1) 회의성격 및 취지 파악
2) 개최일자 결정
3) 지원기관의 검토
(1) 컨벤션 뷰류
(2) 국제노선 항공사
(3) 기업체
(4) 각 시, 도 관계기관
(5) 정부기관
(6) 가입 단체

Ⅲ. 국제회의 실무 진행과정

1. 공항영접 서비스
1) 공항영접시 준비사항
(1) 공항안내 데스크 설치
(2) 전용 심사대 사용 허가
(3) 의전실 사용 허가
(4) 의전주차장 사용 허가
(5) CIQ임시 출입증
(6) 제작물 설치 및 전화사용 허가
2) 영접서비스
(1) VIP영접
(2) 일반영접
2. 등록서비스
1) 참가등록비
2) 숙박예약신청서
3) 등록비, 등록기간
4) 등록신청서의 제작 및 발송

Ⅳ. 국제회의 사후관리

1. 국제회의 평가
2. 결산보고 및 결과보고서 작성

본문내용

체재기간을 반드시 확인해야 한다.
(2) 일반영접
일반영접 시에는 공항 내 안내 데스크를 설치하여 참가자의 문의사항을 접수하고 해결한 후 승차장으로 안내한다. 승차장으로 안내할 때 공항 입국장 배치도를 설명한다.
2. 등록 서비스
등록서는 최초 안내장(1st announcement) 발송 시 동봉하는 사전 등록양식(pre-registration form)과 두 번째 안내장(2nd circular) 이후 발송하는 등록서가 있는데, 이것으로 국제회의의 행사참가를 확정하게 된다. 등록양식에는 등록비, 등록방법, 지급방법 등이 상세히 설명되어야 한다. 대개의 경우 등록서 발송과 함께 숙박예약신청서 및 일반 관광프로그램을 함께 보낸다.
1) 참가등록비
회의행사 시작일 4-6개월 전을 기준으로 하여 참가등록비(registration fee)에 대한 특혜할인을(preferential rate)을 적용하여 기준일 이후에 등록하는 참가비용보다 저렴하도록 일정한 할인혜택을 준다. 또한 정회원과 비회원에 따른 차별을 두어 참가비를 적용해야 한다.
대개의 공식적인 사교행사(social program) 및 연회(reception 또는 banquet)의 참가비는 등록비에 포함되며, 기타 동반자 프로그램(spouse program 또는 d program)은 별도의 참가비를 받는다.
2) 숙박예약신청서
숙박예약신청서(accommodation reservation form)는 호텔의 등급에 따라 4가지 항목을 정해 참가자의 재정적 여유나 기호에 맞춰 선호하는 호텔을 지정할 수 있도록 한다. 이럴 경우 대개 선착순 방식으로 신청을 받는 것이 좋다. 국제회의 행사 이후에도 상담이나 관광을 계속하고자 하는 참가자에게는 연장숙박 할인요금 혜택률(extended stay hotel rate)을 적용한다. 이 때에는 체크인 날짜와 체크아웃 날짜를 명시하도록 한다. 참가등록비와 숙박요금 지급방식을 명시한다.
참가등록의 취소(cancellation policy)와 등록취소 마감일에 관한 사항을 알리고 등록기간을 명시한다. 회의등록은 참가자들의 행사참가를 공식적으로 확인하는 절차로 주최자에게는 참가자 수와 참가자의 입 출국현황 등 회의운영에 필요한 많은 정보를 제공하는 것이 좋다.
3) 등록비, 등록기간
등록비는 각종 회의, 사교행사와 관광프로그램 참가비 및 회의자료에 대한 비용으로 경우에 따라 숙박비를 포함하기도 한다. 등록비는 회원, 비회원, 동반자 등 참가자의 자격과 등록 시기에 따라 차등을 두는데, 일반적으로 동반자는 회원의 1/2-1/3, 비회원은 1.5배~2배이며, 초청인사의 경우에는 등록비를 받지 않는 것이 상례다.
조기 등록자에게는 등록비의 할인혜택을 줌으로써 참가자로 하여금 조기에 참가를 결정토록 유도하는 것이 관례로, 주최자의 입장에서는 자금조달을 쉽게 하기 위한 필요한 조치가 된다. 국제회의의 경우 등록비와 등록기간의 설정을 국제기구 본부에서 결정하는 경우가 많다.
4) 등록신청서의 제작 및 발송
등록신청서 양식은 국제기구 본부가 직접 결정하는 것이 일반적이다. 등록신청서는 성명, 소속기관, 직책, 주소, 전화번호, 도착 및 출발 일정, 참가할 각종 행사, 희망 숙박호텔, 등록비 납부방법 등의 기재란을 둔다. 등록신청서는 3장을 세트로 하되, 색상을 달리하여 본부 보관용, 조직위 참고용, 참가자의 등록 확인용으로 사용할 수 있게 한다.
IV. 국제회의 사후관리
1. 국제회의 평가
국제회의 평가는 국제회의 기획자가 반드시 거쳐야 할 필수적인 과제다. 이러한 국제회의의 평가는 세 가지 중요한 정보를 제공해준다.
우선 해당 국제회의가 이전에 개최되었던 국제회의와 어떻게 비교되는가? 둘째, 회의 참석자들은 각종 회의, 발표자 및 전체회의를 어떻게 생각하는가? 셋째, 이번 회의가 얼마만큼 훌륭하게 회의목표를 달성했는가하는 것이다.
평가대상 및 그 내용
국제회의의 평가대상은 일반적으로 두 가지 영역이다. 하나는 회의가 개최되었던 장소이고, 다른 하나는 회의의 프로그램이다.
개최 장소는 회의기획자는 물론이고 회의참석자들로부터의 평가를 받을 때 관심이 높은 것이 보통이다. 많은 사람들은 평가결과를 참고하여 서비스와 시설을 개선하거나 변화시킨다.
평가할 때 회의장 셋업(set up)요원, 컨벤션서비스, 식사서비스 요원, 식음료 지배인에서부터 주방장에 이르기까지 회의서비스 요원들도 평가에 포함시켜야 한다.
개최 장소에 대한 평가요소는 크게 두 가지로 요약할 수 있다. 하나는 회의시설 자체에 대한 평가이고, 다른 하나는 교통, 숙박 및 서비스 등 회의시설 이외의 시설 및 서비스와 관련된 평가이다.
Post-Conference / Convention Meeting에서 해야 할 일
회의 기획가는 행사가 종료되면 post-conference/convention meeting을 실시하여 그 행사에 대한 평가를 하게 된다. post-conference/convention meeting은 잘못을 지적하는 것이 아니고 행사에 대한 진행, SWOT분석, 그리고 문제발생에 대한 원인과 향후 대책수립에 필요한 기초자료를 얻기 위해 진지하게 평가하는 것이다.
2. 결산보고 및 결과보고서 작성
국제회의를 개최한 후 해당 기업은 회의 종료 후에 채권의 확보, 채무의 지급 등의 업무를 수행하게 된다. 결손이 생겼을 경우는 보충자금을 별도 확보하지 않으면 안 된다. 또 잔여자금이 생겼을 경우는 각 단체의 관례에 따라 처분해야 한다. 이러한 작업이 종료되면 필요한 재무제표를 작성하여 회계감사를 받고 결산서를 작성하여 조직위원회에 보고하면 경리담당자의 업무는 완전히 끝나게 된다.
회의가 대규모여서 법인격을 갖는 준비사무국을 설치하였을 경우는 그 결과를 주무부처에 보고하여 승인을 받아둘 필요가 있다. 또한 회의가 어떤 요령으로 개최되고 무엇이 토의되어 어떠한 결과를 얻었는가하는 것은 참가자뿐만 아니라 관계기관에서도 흥미와 관심을 갖는 문제이므로 사무국에서는 시간과 예산에 여유가 있는 한 되도록 세밀한 보고서를 작성하여 두면 향후 회의 개최 시 상당한 도움이 된다.
일반적으로 보고서에 기재되는 사항은 다음과 같다.
보고서 작성 시 기재사항

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