[경영정보시스템 구축] 경영정보시스템(MIS)의 성격과 설계, 자료처리시스템 운용

목차

경영정보시스템의 구축

Ⅰ. 정보의 의의와 성격

1. 정보의 의의
2. 의사결정과 정보의 성격
3. 정보의 부족과 과중

Ⅱ. 경영정보시스템의 성격

1. 경영정보시스템의 중요성과 구성요소
2. 경영정보시스템과 경영자의 역할

Ⅲ. 경영정보시스템의 설계

1. 상황진단 및 개념설계
1) 시스템설계의 목적, 범위, 조직 등을 설정한다.
2) 기업의 업무특성을 정의한다.
3) 작업상황을 분석한다.
4) 중요한 의사결정문제와 그에 필요한 정보를 발굴한다.
5) 각종 정보의 필요성을 통합하여 체게화시킨다.
6) 기존의 정보와 자료시스템을 분석한다.
2. 시스템의 설계
3. 시스템의 실행

Ⅳ. 자료처리시스템의 효과적 운용

1. 자료처리의 활용 및 그 조직
2. 자료처리부문과 사용자의 관계

본문내용

하게 된다. 따라서 여기에서는 그러한 문제에 대하여 살펴보도록 하겠다.
1) 자료처리의 활용 및 그 조직
초기의 전자자료 처리는 주로 임금 및 장부의 처리작업에 이용되었기 때문에 일반적으로 그러한 업무를 위주로 하는 조직부문(예를 들면, 회계 및 재무부문)내에 설치 운용되었으며 사실상 아직까지도 그러한 관계를 유지하고 있는 조직이 상당히 많다. 그 후 컴퓨터 기술이 발전하고 그 사용이 보편화됨에 따라 전자자료 처리 역시 점차 기타의 업무범위(예를 들면, 생산 및 마케팅)에 폭넓게 응용할 수 있게 되었다.
컴퓨터시스템의 응용범위가 일단 확대된 이후에는 조직상에 점차 여러 가지 변화가 나타나게 되었다. 예를 들면, 최고경영자(또는 부사장) 밑에 독립적으로 자료처리부문을 설치하여 그 부문 내의 시스템분석위원 시스템설계위원 기계조작요원 등과 같은 업무담당자들로 하여금 전체 조직 내의 모든 부문에 대하여 자료처리 및 경영정보에 관한 서비스를 제공할 수 있게 되었다.
또한 이러한 변화에 따라서 발생하는 중요한 문제는 조직 전체를 위한 경영정보시스템의 통합에 관한 문제이다. 가장 이상적으로는 기업조직이 각종 경영시스템과 의사결정시스템으로 구성된다고 할지라도 그들이 필요로 하는 경영정보는 공통적인 것으로 만드는 것이다. 예를 들면, 생산일정을 위한 의사결정에는 재고나 제조과정에 관한 정보뿐만 아니라 마케팅부문에서 제공되는 판매예측자료도 함께 필요하게 된다. 따라서 조직 내의 모든 경영정보의 공급과 수요를 통합하여 하나의 '전체적으로 통합된 경영정보시스템'을 구축해야 할 필요가 있다.
그러나 이러한 생각은 다음과 같은 문제와 부딪치게 된다. 첫째, 이렇게 거대한 시스템은 자료의 수집 저장 처리 및 이용 상에 있어서 상당히 복잡하게 되므로 소요되는 인력과 비용이 이것을 이용하여 얻을 수 있는 이익을 초과하게 된다. 둘째, 여러 업무부문에서 필요로 하는 자료는 종종 이러한 통합적 시스템을 통하여 제공받을 수 없다. 예를 들면, 마케팅부문에서 필요로 하는 소비자나 경쟁자에 관한 자료는 종종 이러한 시스템을 통하여 제공되는 각 부문 간의 공통자료를 이용할 수 없다. 셋째, 업무부문의 경영자와 자료처리원이 가지고 있는 관련 지식에 차이가 있기 때문이 필요한 자료를 제공하고 이용하는데 있어서 쌍방 간에 모두 어려움이 따르게 된다.
이와 같은 원인들 때문에 기업에 따라서는 기업 전체의 자료처리단위 이외에 각 업무부문 및 지원 부문에 별도로 시스템분석단위를 설치하거나 시스템분석요원을 두고 부문경영자의 감독 하에 그 부문의 경영정보수요를 계획하고 정보의 공급원천과 경로를 설정할 수 있도록 한다. 그렇게 함으로써 각 부문은 기업 전체의 자료처리단위와 긴밀한 관계를 유지하는 동시에 다른 방면으로부터도 필요한 자료와 서비스를 획득할 수 있게 됨에 따라 실제의 수요를 충족할 수 있게 된다. 그리고 기업 전체의 자료처리단위에서는 따로 전문요원으로 하여금 각 부문의 시스템분석요원들과 긴밀한 관계를 유지하게 한다면 쌍방 간의 협조와 협력관계를 증진시킬 수 있을 것이다.
2) 자료처리부문과 사용자의 관계
만일 기업 내에 자료처리부문이 설치되면 그와 다른 부문들은 일종의 상호의존관계에 놓이게 된다. 즉 다른 부문들은 자료처리부문이 제공하는 필요한 경영정보에 의존하게 되며, 자료처리부문 역시 다른 부문들의 협조를 통하여 지속적으로 발전할 수 있게 된다. 그리고 이러한 의존관계는 자료처리부문의 설계단계에서 뿐만 아니라 실행단계에서도 마찬가지로 중요하다.
그러나 이러한 협력관계가 반드시 자연적으로 형성되는 것은 아니다. 왜냐하면 다음과 같은 많은 요소들에 의해서 자료처리부문과 다른 부문들 간에는 일종의 갈등상황이 발생할 소지가 항상 존재하기 때문이다.
첫째, 쌍방 구성원들 간의 교육배경 지식범위 작업특성 등이 다름으로 해서 쌍방 간의 이해와 의사소통에 있어서 의견의 차이나 오해가 발생할 수 있다.
둘째, 쌍방이 추구하는 성과목표가 차이가 날 수 있다. 예를 들면, 자료처리부문에서 추구하는 것은 최선의 과학기술과 설비를 응용하는 것인 데 반하여, 업무부문에서 원하는 것은 그를 대신하여 몇 가지 항상 출현하는 의사결정문제를 해결해 주었으면 하는 것일 수도 있다.
셋째, 일반적으로 자료처리부문의 임금이 비교적 높고 유동률은 비교적 크기 때문에 다른 부문의 구성원들은 불만을 느끼거나 심지어는 반감을 가질 수도 있게 된다.
넷째, 자료처리나 컴퓨터작업을 선택하는 사람들은 일반적으로 정확성을 요구하거나 상세한 것에 주의를 기울이는 등 비교적 독특한 퍼스낼리티를 가지고 있는 경우가 있다. 따라서 그들이 상이한 퍼스낼리티를 지니고 있는 사람들과 접촉하게 되면 쉽게 갈등이 발생한다.
이상과 같은 갈등상황이 모두 나쁘다고만은 할 수 없다. 관점과 의견의 차이는 경우에 따라서는 창의적이거나 보다 바람직한 의사결정을 이끌어내는 중요한 원동력으로 작용하기도 한다. 따라서 적극적으로 피해야 할 것은 그러한 차이점으로 인하여 발생할 수 있는 파괴적인 갈등행위일 것이다. 자료처리부문의 입장에서 사용자와의 관계를 개선하는 데 있어서는 다음과 같은 사항들을 고려하여야 한다.
첫째, 사용자와 긴밀한 관계를 유지한다. 즉 전적으로 특정 사용단위와 긴밀한 관계를 유지할 수 있도록 전문요원을 지정하여 사용단위의 문제와 필요성을 이해하고 해결할 수 있도록 한다.
둘째, 양호한 서비스의 수준을 유지한다. 그리고 서비스의 수준은 사용자의 입장에서 설정되어야 한다.
셋째, 될 수 있는 대로 사용단위로 하여금 자료처리시스템의 설계와 개선작업에 참여할 수 있도록 한다. 그렇게 함으로써 쌍방 간의 이해와 협조를 증진시킬 수 있다.
넷째, 최고경영층의 관심과 계속적인 지원을 획득하여야 한다. 왜냐하면 그렇게 해야만 각 사용부문을 자극하여 자료처리부문과의 원만한 협조가 가능해지기 때문이다.
다섯째, 기업의 최고경영자들을 중심으로 지도위원회를 구성하고 각 사용부문의 경영자들을 위원의 자격으로 참여할 수 있도록 한다. 이 위원회는 정책수립과 협조뿐만 아니라 반드시 교육기능을 구비하여 사용단위와 자료처리부문간에 서로 상대방의 문제를 이해할 수 있도록 하여야 한다.

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