생산현황보고에 의한 기록물의 수집

소개글

생산현황보고에 의한 기록물의 수집에 대한 보고서 자료입니다.

목차

1. 기록물의 수집･이관의 원리
1) 수집･이관의 개념
2) 수집･이관의 목적
3) 기록물의 수집･ 이관체계

2. 기록물의 정리
1) 정리주체
2) 정리대상
3) 정리시기
4) 기록물의 정리사항

3. 수집･ 이관의 절차 및 방법

4. 처리과 → 자료관으로의 수집･ 이관
1) 생산현황보고작성
2) (특수)자료관에서 수집･이관의 대상
3) 자료관으로의 이관시기
4) 자료관이나 특수자료관의 수집담당의 업무

본문내용

접수된 기록물 전체의 확인이 가능하며 처리가 완료되지 않은 경우에도 등록, 접수, 분류, 편철, 공개구분 등 처리과에서의 기록물관리 상태의 파악이 가능하다.
- 따라서, 이러한 생산현황보고의 분석과정을 통해 구체적인 수집대상 기록물의 특성 및 수량 등을 사전에 파악할 수 있어 수집계획을 작성하고 이관 후 보존관리계획을 수립하는 등 기록물관리 전반에 관한 효과적인 정보의 획득이 가능하게 된다.
2) (특수)자료관에서 수집이관의 대상
기본적으로 기록물분류기준표에 이관대상으로 명시된 기록물이다.
- 비밀기록물과 같이 별도의 규정을 통해 관리되는 기록물을 제외하고는 모든 기록물은 일차적으로 자료관 및 특수자료관으로 이관시켜 관리해야 한다.
또한 비밀기록물의 사본인 경우는 보안업무규정에 입각하여 예고문에 따라 폐기하든지 일반문서로 재분류된다. 여기서 일반문서로 재분류하는 경우 본래의 기록물철에 추가 편성하여 함께 일반 기록물로서 페기 절차에 따르도록 하는 것이 가능하다.
*(시행령 제29조 “비밀기록물의 보존관리”)
비밀기록물의 원본은 일반문서로 재분류되거나 , 비밀보호기간이 만료되거나, 혹은 생산된 지 30년이 경과하면 자료관을 거치지 않고 관할 전문관리기관으로 이관해야 한다. 다만, 이관을 연기하게 될 경우, 특수자료관 관할의 업무부서는 일단 특수자료관으로 이관하여 보존해야 한다.
*( 시행령 제37조“기록물의 폐기”)
비밀기록물 원본은 처리과에서도 폐기될 수 없으며, 또한 폐기시에도 일반적인 기록물 폐기규정에 적용받지 않는다.
- 분류기준표의 적용을 받지 않는 일반도서, 간행물은 각각의 규정에 의해 이관대상에 포함된다.
3) 자료관으로의 이관시기
처리과에서 자료관으로의 이관시기는 보존기간 기산일로부터 2년이내이다.
- 보존기간 기산일이란 기록물처리가 종결된 다음 해의 1월 1일을 가리키며 보존기간 기산일이 되는 해에는 당해기록물에 대한 최종 정리를 통해 이관준비를 갖추는 시기이다.
- 기산일로부터 2년 이내로 이관시기를 단기간으로 설정한 이유는 생산부처의 사무공간 확대, 불필요한 기록물의 보관으로 인한 인력 및 비용 등의 낭비를 방지하고, 아울러 조속한 이관을 통한 기록물관리기관의 전문적 관리를 통해 업무참고의 활용도를 극대화하기 위한 것이다.
4) 자료관이나 특수자료관의 수집담당의 업무
- 평소 관할 공공기관이 어떤 업무조직을 갖추고 있고, 어떤 업무가 추진되며, 어떤 기록물이 생산접수되고, 언제 처리 완료되는지 파악하고 있어야 한다.
- 수집대상과 이관일정을 결정하고 이관되어온 기록물의 내역을 확인하는 업무를 통해, 필연적으로 처리과에서의 기록물 관리상태에 대해서 지도하고 감독확인하는 작업을 병행해야 한다. 따라서 자료관이나 특수자료관의 수집담당은 일선 업무부서에서의 기록물관리에 대한 지도감독의 기능과 결합하여 조직을 구성해야 한다.
- 전문관리기관으로 이관하도록 분류된 기록물을 파악하기 쉽고 그 수집여부나 이관연기여부 등을 관리하기에 적합하며, 처리과에서의 기록물관리상황에 대한 정보와 이해를 갖추고 있어 전문관리기관으로의 기록물 이관과 기타 협의 기능을 담당한다.
■ 기록물등록대장의 구성
기록물 종류
구분
등록구성
일반문서류
(도면류)
생산 발송등록
접수등록
기본등록사항(+발송등록사항) +분류등록사항
기본등록사항 + 접수등록사항 +분류등록사항
사진 필름류
생산등록
기본등록사항 + 생산등록사항+ 분류등록사항
녹음 동영상류
생산등록
기본등록사항 + 생산등록사항 + 분류등록사항
* 시청각기록물은 발송 및 접수등록이 결여되어 있는데 이는 시청각기록물이 자체적으로 발송접수되지 않는다는 것을 전제로 한 것으로 보임. 단 실제상황을 검토한 후 보완 필요
카드류
생산접수등록
발송등록
기본등록사항(+ 접수등록사항) +분류등록사항
기본등록사항+ 발송등록사항 + 분류등록사항
* 카드류는 생산기관으로부터 이첩발송되어 최종 처리기관에 접수되었다가
종결되는 경우가 많다는 점을 고려할 필요
1) 기본등록- 모든 개별 기록물에 공통적으로 적용되는 필수적인 등록사항
건등록번호 처리과고유번호 - 등록연번
건교유번호 처리과고유번호 - 생산연도 - 등록연번
기 본 등 록 사 항
등록
구분
등록
일자
등록
번호
첨부
번호
제 목
쪽수
결재권자
업무
담당자
확인
2) 추가등록
a. 추가등록사항 : 기본등록사항의 등록구분에 의해, 기록물 종류별 생산발송 및 접수 등의 등록항목으로 구분
a-1. 생산등록사항
시청각기록물
생 산 등 록 항 목
사진필름류
촬영일자 장소, 사진설명, 주요인물의 위치, 성명, 직위, 사진형태 등
녹음 동영상류
생산일자, 내용요약, 주요인물의 성명, 직위, 기록물형태 등
a-2. 발송등록사항
기록물 구분
생 산 등 록 항 목
문서류도면류
시행일자, 수신처, 발송방법, 발송책임자 등
카드류
발송일자, 수신처, 발송방버, 발송책임자 등
a-3. 접수등록사항
기록물 구분
생산등록항목
문서류도면류
접수일시, 생산기관등록번호, 보낸기관명, 문서과 배부번호 등
카드류
보낸기관명, 생산기관등록번호, 문서과 배부번호 등
b. 분류등록사항 : 당해 기록물이 귀속될 기록물철을 확인하고 특수기록물의 구분 및 공개 구분, 검색어 등 기록물의 특성을 반영하여 구성
b-1 분류등록사항- 일반문서류도면류 및 시청각기록물
분류등록사항
분류번호
특수기록
공개구분
공개제한
쪽표시
제1특수
목록
제2특수
목록
제3특수
목록
확인
분류등록
수정
b-2 카드류 기록물의 분류등록사항 및 편철봉투 등록사항
분류등록사항
편철봉투
단위업무번호
공개구분
특수기록
공개제한쪽표시
제1특 수목록
제2특수목록
제3특수목록
확인
분류등록수정
봉투번호
확인
편철봉투수정
■ 기록물철 등록부의 구성
1) 기본등록사항
기본등록사항
단위업무번호
기록물철
등록연번
기록물철 제목
제1특수목록
제2특수목록
제3특수목록
기록물형태
확인
2) 보존분류사항
보존분류사항
종료연도
보존기간
보존방법
보존장소
비치종결일자
비치사유
업무담당자
확인
보존분류 수정
■ 기록물 배부대장- 접수사항과 배부사항으로 구성
접수사항
배부사항
전체수정
배부번호
접수일시
생산기관
등록번호
제목
기록물형태
확인
배부일자
받은기관코드
인수자성명
확인
배부등록수정

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