대한불교조계종 기록물관리시스템 구축용역

소개글

대한불교조계종 기록물관리시스템 구축용역에 대한 보고서 자료입니다.

목차

Ⅰ. 추진배경

Ⅱ. 사업개요
　1. 사업명
　2. 사업목적
　3. 사업내용
　4. 관리대상 기록물

Ⅲ. 제안요청내용
　1. 목표시스템의 구성도
　2. 개발대상 업무 내역 및 구성요건

본문내용

무별 검색, 기록물철/건 항목별
검색, 기록물형태별검색, 연도별생산보고기록물검색, 연도별이관기록물검색
통합목록검색
-기록관 통합목록관리시스템과 연계되어 통합목록 검색.
-ISAD항목별 검색, 기록물형태별 검색, 업무부서별검색, 기타 기술항목별
검색
대출신청
-통합목록관리시스템에서 검색된 기록물에 대하여 대출신청서 작성
출력
-검색된 결과 출력
-대출 신청서 출력
◆통계
통계
-업무부서별, 기록물철목록별, 기록물건목록별, 단위업무별, 생산기관별,
생산보고목록별, 이관목록별, 기타 사용자 정의별 통계
출력
-통계결과에 대한 출력
■기록물보존관리시스템
업무부서와 연동을 통하여 생산현황접수, 이관일시 및 대상기록물 통보, 이관기록물접수 및 검사, 기존 기록물의 입력, 폐기관련 각종업무, 기록물의 평가, 분류기준표 변경신청접수 및 최신 분류기준표의 일괄적용, 각종 통계 및 보고서 생산, 다양한 기록물검색, 사용자관리, 서고/서가관리 및 보존상자편성 기록물의 보존처리 등의 업무를 수행하는 시스템
◆생산현황 관리
생산현황 접수
-업무부서별 생산현황 접수
-업무부서별 접수사항을 기록물형태별 통계사항으로 처리
접수목록 검수
-기록물철정보 및 기록물건정보사항 검사
-오류사항 발생시 오류사항 입력
-반려조치 필요시 반려
접수완료
-검수완료된 기록물을 업무부서별로 접수완료
-접수완료사항 및 오류사항을 업무부서에 통보
출력
-처리과별 접수통계 출력
-기록물철별, 기록물건별 오류사항 출력
◆기록물 인수인계(이관처리)
인수일정 및 인수목록통보
-업무부서별 인수일정수립 및 통보
-업무부서별 인수목록 통보
인수
-업무부서별 인수목록 접수
인수기록물검수
-인수인계접수된 기록물에대하여 검수
-업무부서별, 기록물철별, 기록물건별 검수
-오류사항 발생시 오류사항 입력
-반려시 반려조치
-인수인계서 출력 및 업무부서에 통보
인수완료
-검수완료된 기록물을 대상으로 업무부서별 완료조치
-완료시 기록물보존관리시스템상의 보유목록으로 전환
-업무부서의 등록관리시스템에서는 이관 기록물로서 목록이 자동표시
출력
-처리과별 인수인계서 출력
-인수인계완료 통계사항 출력
-인수일정 및 목록 출력
◆기록물 검사 및 관리번호 부여
검사
-인수인계되어온 기록물 및 기록관에서 등록된 기록물을 대상으로 검사.
-등록항목의 오류부분의 수정.
관리번호부여의뢰
-검사완료된 기록물을 대상으로 관리번호를 부여하기 전 관리번호부여
의뢰를 신청
관리번호부여의뢰 인수
-관리번호부여의뢰된 기록물을 대상으로 인수
관리번호부여
-관리번호부여의뢰 인수된 기록물을 대상으로 관리번호 부여.
-관리번호는 단위업무별, 기록물형태별, 보존연도별순번으로 부여함으로서
보존박스 편성시 관리번호순으로 편성
◆서고/서가관리 및 보존처리
서고/서가등록 및 추가, 삭제
-서고별 서가등록.
-서가등록시 기록물형태별, 생성연도별 및 기타보존방식에 따라 등록.
-서가등록시 최대보존상자수 등록.
-서고/서가의 변동사항이 있을 경우 추가/삭제
보존상자등록
-서가에 배치될 보존상자 등록
-보존상자는 기록물형태별, 보존기간별로 분류해서 등록
-보존상자등록시 보존상자 등록번호 생성 및 보존박스 라벨 출력
보존상자편성 및 재편성
-보존상자편성시 보존상자 정보(기록물형태 및 보존기간등)에 부합되는
관리번호를 부여받은 기록물을 선택하여 편성.
-편성된 보존상자가 변동사항이 있을 경우 재편성(기록물의 추가/삭제)
보존상자삭제
-편성된 기록물이 없으며 더 이상 보존상자가 필요없을 경우 보존상자
삭제
정수정검
-서고별/서가별/보존상자별 정수정검
-정수정검 계회서 작성 및 출력.
-정수정검결과 반영
상태정검
-서고별/서가별/보존상자별 상태정검
-상태정검 계회서 작성 및 출력.
-상태정검결과 반영
살균소독
-서고별/서가별 살균소독
-살균소독 계회서 작성 및 출력
-살균소독정검결과 반영
반입/반출
-반출서 작성 및 출력
-반입서 작성 및 출력
■기록물분류기준표관리시스템
업무부서의 기록물등록관리시스템과 연동되어 기록물의 생산과 보존관리, 목록관리 등 기록관리 전 영역을 효과적으로 제어하는 시스템으로 업무부서로부터 분류기준표 변경신청을 접수하여 최신의 분류기준표를 업무부서에 일괄적으로 적용함으로써 체계적 기록관리를 이루게하며 나아가 모든 기록물에 분류기준표를 적용하는 동시에 분류기준표의 이력을 체계적으로 관리함으로써 기록물생산의 효율성 증대 및 기록물 활용, 관리를효과적으로 수행하는 시스템
◆분류기준표 관리
분류기준표변경 신청접수
-업무부서로부터 분류기준표변경신청서 접수
-변경신청서 출력
분류기준표생성 및 반영
-새로운 분류기준표 생성등록.
-모든 업무부서에 변경된 분류기준표 일괄 적용
이력관리
-분류기준표의 생성/수정/삭제 이력을 관리
-분류기준표검색 및 출력
◆업무부서관리
부서코드변경
-업무부서의 생성/변경/폐지등에 따른 코드변경사항 반영
이력관리
-업무부서의 변경에 따른 이력관리
◆사용자관리
사용자정보관리
-시스템사용자의 등록/수정/삭제.
-사용자별 보안등급 부여
로그관리
-사용자별 시스템 이용관리 및 기록물별 이용관리등의 로그관리
■보존기록물통합목록관리시스템
제어 및 통제는 기록관에서 실시하게 되며 업무부서는 기록물등록관리프로그램을 통하여 이를 검색, 활용.
기록관에서는 업무부서로부터 이관되어온 기록물들을 검사 및 평가분류, 기술
과정을 거쳐 서고/서가에 보존관리 하게 되며, 이러한 기록물들은 자동적으로
보존기록물통합목록관리시스템과 연동되어 보존기록물에 대한 효율적 관리 및
활용 진행.
◆통합목록관리
기록물검색
-업무부서에서의 통합목록관리
-다양한 조건의 검색조건(ISAD 기본항목 및 업무부서별, 단위업무별,
기록물형태별, 기록물의 등록항목별, 생산연도별, 이관/보존/폐기상태별
등 다양한 검색
-첨부파일이 전자문서이거나, 원문이 있을 경우 원문검색
분류기준표검색
-업무부서별 분류기준표 검색
-분류기준표의 연역별 검색
업무부서 및 기록관의 연계
-통합목록관리시스템은 업무부서의 기록물등록관리프로그램과 기록관의
기록물보존관리프로그램과 상호 연동되어 업무부서에서의 자유로운
활용이 이루어지며 기록관에서는 기록관 업무진행과 함께 통합목록
관리를 체계적이고 효율적으로 수행

키워드

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