문서관리 및 작성 {문서관리, 문서관리의 기본, 문서 작성, 문서접수 및 처리, 사무의 인계}

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목차

문서관리 및 작성


1. 문서관리
2. 문서관리의 기본
3. 문서 작성
4. 문서접수 및 처리
5. 사무의 인계

본문내용

법령의 명칭과 조항을 정확하게 기록한다.
○물품 구매시에는 붙임 서류를 다음과 같이 구비하여야 한다.
ㅡ산출기초조사서 1부.
ㅡ수의계약사유서 1부.(수의 계약에 한함)
ㅡ계약서 1부.
ㅡ견적서
ㅡ사업자등록증 사본 1부.
5) 기안문 작성시 유의사항
가) 모든 문서의 기안은 각 부서의 업무 담당자가 작성하는 것을 원칙으로 한다.
나) 기안문 작성시 정확성, 신속성, 용이성, 경제성에 유의하여 작성한다.
(1) 정확성(바른 글)
○ 6하 원칙에 의하여 작성한다.
○ 애매한 표현이나 과장된 표현을 피한다.
(2) 신속성(이해가 빠른 글)
○ 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 쓴다.
○ 가급적 먼저 결론을 쓰고 그 다음에 이유 또는 설명을 쓴다.
(3) 용이성(쉬운 글)
○ 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 쓴다.
○ 한자나 어려운 전문 용어를 피한다.
○ 다루기 쉽게 1건 1매 주의에 의한다.
(4) 경제성
○ 일상 반복적인 업무는 표준 기안문 제도를 활용한다.
○ 용지의 규격, 지질을 표준화한다.
○ 서식을 통일한다.
○ 문자를 부호화하여 활용한다.
(5) 성실성
○ 적절한 경어를 사용한다.
○ 감정적 위압적인 과격한 표현을 쓰지 않는다.
4. 문서접수 및 처리
가. 공문접수 및 관리
1) 문서 수발 담당자가 공문을 접수한다.
2) 접수할 때 공문상단 우측에 있는‘문서처리란’ <표 3-2>중에서 ‘선결’란에 ‘관장(원장)’이라고 기록하고, 접수 일자와 시간, 공문접수 번호를 기입한다.
3) 문서 수발 담당자는 ‘문서접수대장’에 공문접수에 대한 내용을 기록한다.
4) 총무팀장, 부장(사무국장)의 결재를 받는다.
5) 관장(원장)의 결재 시 특별한 지시나 변동사항이 필요한 공문은 지시‘란에 지시사항을 기록한 후 총무팀장에게 전달되어 처리되도록 한다.
6) 결재와 검토가 끝난 공문은 공람되거나 담당자에 의해 결재
7) 처리된 공문은 ‘서류색인표’에 기록된 후 ‘공문접수철’에 보관된다. 이 때 첨부물의 보관처가 지시되지 않은 공문은 첨부물과 함께 공문접수철에 보관된다. 단, 첨부물의 보관처가 결정되고 담당부서에서 보관하게 될 때는 반드시 문서접수대장‘의 비고’란에 첨부물 보관처를 기록한다.
나. 문서의 보관 및 보존시 유의사항
1) 문서철의 방법은 다음과 같다.
가) 관외 공문발송과 접수는 4분기별로 나누어서 철하여 둔다.
‘Ⅰ’은 1월에서 3월까지, ‘Ⅱ’는 4월에서 6월까지, ‘Ⅲ’은 7월에서 9월까지, ‘Ⅳ’는 10월에서 12월까지를 말한 다.
나) 내부결재는 1년 단위로 철하여 둔다.
다) 문서보존을 위한 철은 익년 2월 안으로 시행한다.
라) 문서철의 일련번호는 면수별로 기입한다.
마) 공문발송 및 접수대장의 보존철은 관외 발송과 접수 모두 2가지의 대장을 견출지를 이용하여 구분한 후 대장철의 표시는 (마)항의 방법과 동일하며 1년 단위로 철한다.
2) 문서수발과 관계된 서류의 보존기간은 ‘5년 보존’이며, 그 외 문서는 각 기관(시설)의 문서관리보존연한세칙‘을 참조한다.
5. 사무의 인계
가. 사무인계의 정의
사무의 인계 및 인수는 전임자의 업무변경발생시 후임자에게 업무를 전달하는 것이다. (사회복지법인 재무 회계 규칙 제 43조)
나. 회계인계 기간
회계 사무를 담당하는 직원이 경질된 때에는 발령일로부터 5일 이내에 사무의 인계인수가 행하여져야 한다.
다. 구비서류 및 절차
인계자는 인계할 장부와 증빙 서류 등의 목록을 각각 3부를 작성하여 인계인수자가 각각 기명날인 후 각각 1부씩 보관, 1부는 예금 잔고 증명과 함께 인계인수보고서에 첨부하여 시설장을 거쳐 법인의 대표이사에게 제출하여야 한다. 이때 법인 감사는 감사를 실시하여야 한다.
라. 문서관계 규정
1) 사무관리규정(제정 1991. 6. 19 대통령령 제 13390호)
2) 사무관리규정 시행규칙(제정 1991. 9. 30 총리령 제395호)
3) 공공기관의 기록물 관리에 관한 법률(제정 1999. 1. 29 법률 제 5709로)
4) 공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령(제정 1999. 12. 7 대통령령 제 16609호)
5) 공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행규칙(제정 1999. 12. 30 행정자치부령 제 78호)
6) 공공기관의 정보공개에 관한 법률(제정 1996. 12. 31 법률 제 5242호)
7) 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행영(제정 1997. 10 21 대통령령 제 15498호)
8) 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙(제정 1997. 11. 11 총리령 제 659호)

키워드

공문석 작성,   관리,   문서 관리,   공문서작성,   문서관리의 기본,   문서접수,   공문서작성, 관리