[스탠포드대학교 연구정책] (21) 재무 개요 Financial Overview

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본문내용

참고 : 비용 분담 추적, 보고 및 인증은 감사 대상이다.
비용 분담으로 장비를 구매하는 조건으로 연구비를 수주하는 경우가 아니면 장비는 비용 분담으로 제공할 수 없다.
스탠포드 소유 또는 정부 소유 장비를 비용분담 수단으로 사용하지 말고 장비를 "해당 프로젝트의 직접 비용 없이 후원자 계약 이행에 사용할 수 있는" 것으로 지정하라.
지출은 월별 검토 후 분기별 검토와 인증을 거친다
월별 검토
매월 PI나 PI의 계정을 잘 아는 지정인은 해당 월의 모든 지출을 검토해야한다. PI는 오류나 해명 요청에 주의를 환기시켜야하며 수정이 필요한 경우 즉시 처리해야한다.
비용 이관 Cost Transfers
비용 이관이란 한 프로젝트-업무-연구비(PTA, Project-Task-Award)에서 다른 PTA로 거래와 관련된 비용을 사실상 재 할당하는 것이다.
최초로 비용이 발생할 때 이를 수여받은 후원프로젝트 PTA에 청구해야한다. 그러나 때로는 초기에 비용을 기록한 후 후원프로젝트에 비용을 이전해야 할 수도 있다. 이러한 이전을 위해서는 스탠포드 대학 정책, 연방 규정 및 정책 및 후원프로젝트의 모든 재정활동의 근간을 이루는 연방 비용 원칙을 준수하는지 신중한 모니터링이 필요하다.
거래를 지원하기위해서는 비용이관 절차를 철저히 문서화해야 한다. 또한 이관은 시기적절하고 완벽해야하며 허용가능, 할당가능, 합리적이어야 한다는 요구를 준수해야한다.
비용이관이란 초기에 거래가 제대로 처리되지 않음을 가정한다. 비용청구가 수여받은 후원프로젝트에 하용 및 할당 가능한지 면밀히 조사된다. 비용 이동 관련 문서나 타당성도 면밀히 검토된다.
분기별 검토 및 인증 Quarterly Review and Certification
PI는 후원프로젝트의 기술 및 재정 관리에 대한 전반적인 책임이 있다. 여기에는 기금의 제약 내에서의 프로젝트 관리, 보고 관련 요구사항 준수, 프로젝트 상태 변경과 관련된 중요한 상황이 발생 시 후원자에게 통보 보장 등의 내용이 포함된다. 프로젝트 재정에 대한 일상적인 관리 책임은 행정 직원이나 다른 직원에게 위임 될 수 있지만 스탠포드 정책 및 후원자 요구 사항 준수에 대한 책임은 궁극적으로 PI에게 있다.
eCertification System은 프로젝트 비용에 대한 공식 기록이자 스탠포드에 대한 비용 상환 의 근거이다. 이 시스템은 PI, 즉 귀하가 프로젝트 지출을 검토하고 인증하는 곳이다.
PI는 모든 후원프로젝트 및 비용분담 계정 인증 시스템인 eCertification system에서 해당 후원프로젝트 및 비용분담 계정을 분기별로 검토하고 인증해야한다.
검토 및 인증의 목적은 계정에 청구 된 모든 비용이 허용가능하고 프로젝트에 할당가능하며 합리적임을 확인하는 것이다. 급여 지출이 인증되었다는 것은 계정에 청구되는 급여가 인증된 기간 동안의 해당 노력 비용임이 확인되었다는 것이다. 또한 기타 지출이 연구비가 지정한 프로젝트 기간 동안 구입되고 사용된 품목이나 서비스에 대한 것임을 보증하는 것이 인증이다.
PI가 아니면서 후원프로젝트로부터 급여를 받는 교수들은 자신의 급여기록을 검토하고 인증해야한다.
eCertification System에 다음 인증 문구가 나타난다.
PI로서 본인이 알기로는, 본 프로젝트에서 수행한 업무와 관련하여 본 프로젝트에 청구된 급여와 임금이 적절하다는 것을 확인한다. 본 프로젝트에 부과되는 다른 모든 비용은 본인이 알기로는 부합한다. 필요한 경우, 회계 시스템을 통해 수정이 완료되었거나 앞으로 수정 될 것이다.
지출은 쿼터학기(academic quarter)가 끝나고 약 75일 후인 인증마감기한까지는 검토 및 인증되어야한다. 월별 지출 검토와 분기별 인증 시기를 상술한 분기별 달력을 본 정책집의 관련항목 섹션에서 사용할 수 있다.
스탠포드 후원자가 연구비를 종료한 후 4년 동안 모든 프로젝트 비용 지출에 대한 적절한 설명과 문서화를 유지해야한다. 프로젝트 기간 중 늦게 발생한 비용을 포함하여(이에 국한되지 않음) 프로젝트 비용의 허용가능성, 할당가능성, 합리성에 대한 문서를 제공할 수없는 경우 후원자는 이를 거부 할 수 있다. 이 경우 PI, 학과 또는 학교는 적절한 무제약기금으로부터 비용을 충당할 것으로 예상된다. eCertification System의 모든 데이터는 후원프로젝트의 대학 기록 보존 요구 사항에 따라 ORA가 보관한다 (Guide Memo 3.1.5 : 재무 기록의 보유Retention of Financial Records 참조).
분기별 PI 검토 및 인증의 요약과 관련된 정책이나 절차를 벗어나는 경우 Vice Provost와 연구학장(DoR)과 ORA 내의 연구 재무 규정 준수 및 서비스 사무국 (RFCS, Financial Compliance and Services Office)이 사전 승인해야한다.
직접 및 간접비용
스탠포드 정책 및 연방 규정에 따르면 비용은 다음 기준 중 네 가지를 모두 충족할 경우 후원 프로젝트의 직접 비용으로 간주된다.
1. 허용가능 - OMB Circular A-21, 표준지침, 스탠포드 정책 및 특정 연구비 약관에 정의된 바와 같음
2. 할당가능 - 프로젝트에 이익이 되는 비용만 해당 프로젝트에 청구될 수 있다.
3. 합리적 - 비용은 신중한 사람(prudent person)이라면 지불할 금액을 반영해야한다.
4. 일관성 스탠포드 정책을 따라 대학 전체에서 일관되게 비용을 처리해야한다.
스탠포드에서 어떤 목적으로든 비용을 지불하는 사람은 거래를 승인하기 전에 지출이 다음과 같은지 확인해야한다.
합리적이고 필요할 것
확립된 스탠포드 정책 및 관행뿐만 아니라 후원자 또는 기부자의 이용 약관을 견지할 것
교육, 연구 및 공공 서비스 등의 스탠포드의 업무에 적용될 것
직접비란 특정 후원프로젝트, 교육 활동이나 기타 기관 활동을 통해 구체적으로 확인할 수 있는 비용이거나, 상기 활동들에 비교적 쉽고 정확하게 직접 할당할 수 있는 비용을 말한다. 직접 비용에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않는다.
봉급
여행
장비
후원프로젝트나 활동에 직접적으로 도움이 되는 재료와 보급품

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스탠포드대학교,   연구윤리,   연구정책,   연구비관리,   출연연구비,   연구행정