업무수행의 효율화방안

목차

Ⅰ. 사무실의 비주얼(visual)화에 대한 사고방식
1. 오피스워크에 관한 문제점
2. OV란 무엇인가

Ⅱ. '협의'에 대하여

Ⅲ. 오피스워크 전략화의 운영방안

Ⅳ. 사무실 비주얼화의 추진방법
1. OV화의 도입순서

Ⅴ. 오피스워크를 위한 인재 육성
1. 새로운 오피스워크를 위한 인재 육성

Ⅵ. 계획수립방법

Ⅶ. 싱글파일링로의 초대

Ⅷ. 새로운 파일링시스템

본문내용

서를 그대로 읽을 수 있도록 한다는 원칙을 모르고서 거꾸로 사용하는 사람이 꼭있다. 이래서는 꺼내는 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라, 홀더를 열면 머리가 어지러워진다. 그러면 기분을 잡쳐 '이러니 서류는 자기가 직접 갖고 있어야 한다'는 생각이 들고 서류의 사물화가 촉진된다.
2. 싱글파일링으로의 초대
중부산업연맹에서는 지향해야 할 파일링 시스템에 대해서 '싱글파일링'이라는 사고방식을 제창하고 있다.
필요한 서류를 찾아내기까지를 싱글(9초이내)로 한다는 의미이다. 그리고 가능한 한 짧게 한다. 예를 들면 자기 책상에서 캐비넷까지 10m이상 떨어져 있다면 이 점만으로도 싱글화는 불가능해진다.
세단계를 합쳐서 9초이내가 되도록 각 단계마다 재검토한다.
서류의 정리와 정돈 정리란 '폐기+분류'이다. 다른 말로 하면 기능적으로 분류하는 것이다. 정리의 첫걸음은 불필요한 서류를 폐기하는 것이지만, 정리단계에서 분류하는 것을 소홀히 해서는 안된다.
새로이 분류를 늘려 신규파일을 작성하고, 작성한 문서를 어떤 파일에 넣을 것인가하는 문제는 '정리'단계에 포함된다.
정돈이란 형식적으로 가지런히 하는 것이다. 필요한 서류를 찾아내기 쉽게 하기 위해 파일 속에서 정돈하고 파일을 정해진 위치에 놓는 것 등이다. 서류의 정리, 정돈을 철저히 하여 싱글파일링화를 촉신시키기를 바란다.
Ⅷ. 새로운 파일링시스템
1. 파일링시스템
파일링시스템이란 작성 또는 입수한 문서류를 유효하게 활용,처리하여 분류정리, 보관, 보존부터 폐기까지를 체계적으로 시스템화한 문서류 보관체계를 말한다.
2. 파일링 시스템 도입의 목적
파일링시스템은 다음 것들의 목적으로 도입을 꾀한다.
① 문서류의 공유화, 효율적 이용
② 서류찾는 작업의 효율화(시간절약)
③ 사무실 공간의 효율적 활용(공간절약)
④ 사무실 환경의 정비
⑤ OA화의 기초 만들기
3. 파일링의 기본원칙
파일링시스템을 도입하는데 있어서는 '원베스트원칙=ONE IS BEST'를 기본원칙으로 채택하면 좋다.
☆ 원베스트원칙
. 원로케이션 : 보관 문서는 원칙적으로 한군데만 보관하여 중복하지 않는다.
. 원파일 : 문서류를 사물화하지 않도록 그룹에서 관리한다.
. 원페이퍼 : 보고서는 원칙적으로 서류한장에 요약한다.
. 원오리지날 : 복사본 없이 원본만을 보관한다.
. 원사이즈 : 무서의 사이즈는 원칙적으로 A4용지로만 한다.
. 원시스템 : 보관에서 보존으로 기계적으로 처리하는 시스템으로 한다.
. 원액션 : 문서의 인출과 수납은 싱글파일링화 할수 있도록 한다.
4. 파일링체계
문서를 분류해서 파일링하는 데 쓰이는 분류기준을 파일링체계라고 부른다.
파일링 체계를 만드는 방법에는 다음과 같은 두 가지가 있다.
① 할당방식
전사적으로 적용하는 파일링체계를 만들어서 규제하는 방식. 이 방식은 전사적으로 체계적인 정리가 기대될수 있는 반면 각 부분의 입장에서 볼 경우 비실용적으로 될 우려가 있다.
② 쌓아올리기 방식
각 보관단위별로 파일링 체계를 만들어서 그 보관 단위의 피일만을 규제하는 방식. 이 방식의 특징은 할당 방식의 역이라고 말할 수 있다. 현재로서는 이 방식이 주류를 이루고 있으며, 실용성이라는 점에서 이 방식 권장된다. 양자를 합친 절충방식도 있다.
5. 이관
이관이란 사무실에서 보관하고 있는 문서를 외부로 옮겨서 보존하는 것을 말한다. 옮겨놓기나 폐기는 그 운용이 느슨해지기 쉬우므로 그 실시방법에 대해서 아래와 같은 점을 명확히 규칙화할 필요가 있다.
. 보관문서를 보존으로 이관하는 실시시기와 실시책임자
. 보관문서 폐기의 실시시기와 실시책임자
. 보존문서 폐기의 실시시기와 실시책임자

키워드

오피스워크,   OV,   사무실 비주얼화,   싱글파일링