[비서학]전문비서의 자질과 자격 및 전망

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를 많이 처리하는 비서의 경우 추후 인사부에서 일하는 경우가 많다. 현재 국내 주재 외국인 기업의 인사부에는 전직비서들이 요직을 차지하고 있다. 또한 비서 재직 중 각 기업의 홍보실과 긴밀한 유대관계를 많이 쌓아놓은 경우 추후 홍보실에 배치되어 일하기도 한다.
10. 전문비서의 자질
전문비서가 되려면 사전훈련도 중요하지만 무엇보다 자신의 적성이 비서직에 맞는지부터 살펴봐야 한다. 가장 중요한 자질은 신속한 상황 판단력이다. 수시로 바뀌는 상황에 융통성 있게 대처할 수 있어야 한다. 기밀엄수 능력도 요구된다. 특히 컨설팅 회사의 비서들은 입이 무겁기로 소문나 있다. 원만한 대인관계를 유지하는 능력도 필요하다. 독선적이거나 비타협적인 성격은 비서의 업무와는 부적합 하다.
비서에게 유창한 외국어 능력은 필수이다. 세계화 시대로 접어든 요즘 대부분의 업체에서 외국어를 사용하기 때문. 국제통화로 상사에게 전화연결을 해주거나 상사의 스케줄과 입장을 통보해주는 일을 해야 되는 비서로서는 유창한 외국어 실력이야말로 회사의 이미지 메이킹에 중요한 역할을 한다. 또한 각종 자료의 취합·정리능력도 필요하고, PC활용능력도 필수이다. 이제는 예전처럼 워드 프로세서만 다룰 줄 알 면되는 시대는 지났다. 상사가 요구하는 정보를 찾아주려면 인터넷도 깊숙이 파헤칠 줄 알아야 하며 기타 프로그램도 다룰 줄 알아야 한다. 또한 상사를 대신해 중요한 프리젠테이셩 업무까지도 대행할 수 있는 능력 을 지녀야 한다.
11. 교육연구기관의 비서
교육연구비서는 학교 행정업무책임자를 보좌하거나 학교 부설 연구에서 근무하며 특히 미국과 같이 교육기관의 운영에 있어 교육과 행정이 분리된 곳에서는 이 분야의 비서들에 대한 수요가 많다.
1) 교육연구기관의 비서란?
학교 행정업무 책임자를 보좌하거나 학교부설 연구소에서 근무하기도 하며 우리나라의 경우 보다는 미국과 같이 교육기관의 운영에 있어 교육과 행정이 분리된 곳에서는 이 분야들의 수가 많다. 즉 우리나라의 경우에는 교육기관의 운영이 교육과 행정이 따로 분리되어 있지 않고 통합되어 있는 경우가 많아서 전문비서로서의 역할기대는 타 분야의 비서보다는 적다고 하겠다.
주요 업무를 살펴보면 이메일 체크, 일일 스케줄 관리, 논문정리를 비롯한 전화응대업무와 손님접대 업무를 들 수 있다. 한편 대부분의 업무는 nomal한 업무보다는 그때그때 발생하는 일들을 처리하는 경우가 많다고 할 수 있다. 특히, 교육연구기관 비서는 일반기업체과는 업무의 방향이 조금 다른데 연구자료 데이터 수집, 정기, 검색, 자료처리, 교육 행정 및 학사처리 능력이 중요하다고 보겠다.
2) 교육연구기관 비서의 장점
정시 출퇴근이 가능하다는 점인데 이는 기업체의 경우 모시고 있는 상사가 퇴근해야만 퇴근하는 것과는 다른 점이고, 결혼 후에도 지속적으로 비서직 수행이 가능하다는 점이다. 특히 우리나라의 경우에는(물론 지금은 많이 나아졌지만) 비서직 여성이 결혼을 하면 결혼과 동시에 퇴직하는 경우가 드물지 않게 있어왔다. 그런 점에서 보면 교육연구기관 비서는 비교적 오랫동안 안정적인 비서직 수행이 가능한 것이 가장 큰 강점이 아닐까 생각된다.
3) 교육연구기관 비서의 단점
조직과의 결합력이 약하므로 다른 동료들과 떨어져서 근무하므로 외로움을 느낄 수가 있다는 점이다. 또한 학교나 연구기관은 보수적인 성격의 기관이기 때문에 성실하고 얌전한 성품의 소유자가 적합하다고 할 수 있을 것이다. 즉 상사는 비서가 너무 튀는 것을 좋아하지 않기 때문에 겸손한 성품의 소유자가 적임자가 될 것 이다.
즉. 자신의 능력이 드러나는 부분이 크지 않기 때문에 상사의 업무가 잘 진행될 수 있도록 하는 것이 교육기관의 비서에게 가장 요구되는 자질이라 하겠다.
13. 앞으로의 전망 및 발전방향
과거에는 특별한 기술 없이 수려한 외모만이 자격 요건으로 인식 되었으나, 최근에는 각 종 사내 업무를 유연하게 처리할 수 있는 기술이 필요한 자격으로 인식되고 있다. 그리고 향후 5년간 전문비서의 고용은 증가할 것으로 전망된다. 과거 비서는 상사의 지시나 명령에 따라 업무를 수행하는 수동적 단순 기능적인 면이 주를 이루었지만 기억조직 대규모화되고 고도의 전문 경영관리 기술을 소유한 전문경영자의 수효가 증가됨에 따라 이들의 능률적으로 최대의 업무성과를 올릴 수 있도록 종합적으로 업무를 보좌하는 전문비서의 수요가 증가하고 있다. 능력을 갖춘 전문비서의 경우에는 결혼 후에도 직장생활을 계속할 수 있으며, 상사에게 꼭 필요한 보좌역으로 일할 수 있다. 또한 기업 측에서도 앞으로는 경영합리화의 측면에서라도 다양한 능력을 갖춘 전문비서를 선호할 것이 분명해 전문비서직은 여성들의 인기직종으로 떠오를 전망이다. 비서는 또한 남여평등이 완전히 실현될 때까지는 비서직은 여성이 사회로 진출할 수 있는 전략직종이 여성의 특성을 살려서 발전할 수 있는 직업이다. 21세기에는 비서직이 없어질 것이라는 전망도 나왔었으나 오히려 다양한 능력을 갖춘 비서에 대한 수요는 늘어나고 있으며, 다양한 프로젝트의 facilitator, coordinator 성격의 비서직무가 증가하고 있다.
기술발전에 따라 사람이 할 수 있는 일을 기계 및 장치들이 대신하고는 있지만 비서들의 영역이 감소한 것은 아니며, 오히려 기술 문명의 발달에 따라 비서들의 역할이 증가했다고 할 수 있다. 특히 전문 비서의 경우 기업에서는 여러 사람이 수행해야 하는 일을 다기능을 소유한 전문비서 한사람이 수행하기를 희망하고 있으므로 다기능 전문비서들의 수요는 계속 증가할 것으로 예상된다. 또한 국내시장개방으로 외국기업들이 국내에 많이 진출하게 됨에 따라 외국기업에서 전문비서에 대한 수요는 늘어날 전망이다.
최근 우리나라에서는 국가차원의 국제회의유치에 대한 관심과 노력이 증대되고 있으므로 국제회의전문비서의 전망은 상당히 밝다. 국제회의에서는 다양한 언어가 사용되지만 공식 언어는 대부분의 경우 영어이기 때문에 전공 교육에서 영어를 강조하는 비서학과의 학생들은 매우 유리하다. 2009년까지 11개의 대규모 컨벤션센터가 들어설 예정이어서 약 20,000여명의 국제회의 전문가 및 전문비서가 필요할 것으로 추정된다.

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