[전시회 전시조직] 전시조직의 의의와 설계, 구성, 인력조달

목차

전시조직

Ⅰ. 전시조직의 의의와 설계

1. 전시조직의 의의
2. 전시조직의 설계

Ⅱ. 전시조직의 구성

1. 전시기획팀
2. 운영관리팀
3. 홍보팀
4. 전시 설치팀

Ⅲ. 전시조직의 인력 조달

본문내용

한 홍보로는 TV, 라디오와 같은 전파매체나 신문과 잡지와 같은 인쇄매체 등을 활용하여 대중을 대상으로 홍보를 해야 한다. 대중 홍보의 경우에는 일반적으로 광고 형태로 대중들에게 노출되어지게 된다. 또한 유동인구가 많은 곳에 빌보드와 같은 옥외광고를 하는 것도 대중에게 전시회 참가를 알리는 방법 중 하나이다.
전시회장을 찾은 참관객들에 대한 현장 홍보로는 주로 판촉물과 이벤트 그리고 대인홍보를 하게 되는데, 이는 참관객들에게 좀 더 다양한 기업정보와 제품정보를 제공해 줄 수 있는 기회가 될 수 있도록 하여야 하며 참관객들이 관람을 마치고 돌아간 뒤에도 기업과 제품에 대해 지속적인 관심을 유도하기 위하여 카탈로그와 기념품을 제공해 주어야 한다. 또한 참관객들에게 방명록을 작성하게 하거나 명함 등을 수집하여 전시회가 끝난 후 사후관리 또는 마케팅활동을 수행하는데 있어 기초 자료로 활용할 수 있도록 하여야 한다.
홍보팀은 산하에 기획부문과 현장부문을 둘 수가 있는데, 기획부문은 전체적인 홍보의 콘셉트와 방향을 수립하며 각종 홍보 수단들이 균형 있게 홍보활동을 수행할 수 있도록 조율하는 한편 전체적인 홍보활동의 일관성을 가질 수 있도록 관리하는 업무를 맡게 된다. 또한 대언론 홍보와 각종 언론광고 활동에 대한 기획을 하게 된다. 홍보물의 제작에도 기획부문은 관여를 하게 되는데 기업 내에 자체 홍보 및 디자인 부서가 있는 경우 해당 부서와 업무 협조를 통해 홍보물의 제작을 하게 되며 디자인 부서가 없는 경우 전문 광고제작 업체에 대행을 시킬 수 있다.
현장부문은 전시회장에 상주를 하며 대인홍보와 이벤트 및 판촉활동을 펼치는 부문으로서, 기획 부문의 지시를 받아 홍보기획의 의도를 잘 구현시킬 수 있는 현장 홍보 활동을 펼쳐야만 한다.
4) 전시 설치팀
전시 설치팀은 전시회장의 주어진 공간 속에서 부스를 설치하고 부스를 따른 경쟁업체와 차별화시켜 참관객들로 하여금 편안한 관람과 함께 좋은 인상을 가질 수 있도록 만드는 업무를 담당하는 부문이다. 따라서 전시 설치팀은 전문적인 전시 디자이너와 디스플레이어가 필요하다.
전시 설치팀은 전시회 주관사에서 제공받은 장비와 설비를 활용하는 한편 본사의 전시회 운영관리팀에게 필요한 자원을 지원받아 참관객들에게 깊은 인상을 줄 수 있는 부스를 설계하고 꾸며야 한다. 전시 설치팀은 네 가지 요소들을 고려하여 전시회장의 부스를 설치하고 디자인 하여야 하는데 첫 번째 요소는 기업목표와의 부합성이다. 즉 기업의 전시목표를 실현 시킬 수 있는 부스 디자인과 설계를 하여야 한다는 의미이다.
두 번째 요소는 편리성이다. 부스를 방문한 참관객들이 편리하면서도 편안하게 관람을 즐길 수 있도록 참관객들의 동선을 고려하여야 하며 방문객과의 상담이 필요한 경우에는 안락한 상담시설을 갖추도록 노력하여야 한다.
세 번계 요소는 이미지이다. 이미지는 부스에 설치되어 있는 조형물과 제품의 전시방식, 부스에 사용되어진 색상 등으로 대변되어 질 수 있다. 이는 참관객들이 부지불식간에 느끼게 되는 요소로서 전시목표가 원하는 이미지를 구현시킬 수 있도록 하여야 한다.
네 번째 요소는 독창성이다. 부스를 방문하는 참관객들에게 신선하고 창의적인 인상을 느낄 수 있게 만들어 주어야 한다. 다른 경쟁기업의 전시장과 똑같은 천편일률적인 느낌을 받게 된다면 참관객들에게 그저 그런 또 하나의 기업으로 인식되어질 수가 있다. 그러나 지나치게 파격적인 부스 디자인은 도리어 고객들에게 거부감을 줄 수 있으므로 세심한 주의를 기울여야 한다.
전시실행조직의 인력을 조달하는 방법은 내부인력을 활용하는 방법과 외부의 인력을 활용하는 방법 그리고 내부와 외부인력을 동시에 활용하는 방법이 있다.
첫째, 내부인력을 활용하는 방법이다. 이는 전시에 참가하고자 하는 기업이 전시실행조직을 구성할 때 기업이 보유하고 있는 인적자원들을 활용하는 것이다. 이미 전시회 전담부서가 있는 경우에는 이를 활용하면 되겠지만 전담부서가 없는 경우에는 기존의 각 부서에서 전시 업무 경험이 있거나 전시업무에 적합하다고 판단되는 인력들을 조금씩 차출하여 하나의 팀을 구성하게 된다. 그러나 이 방법의 경우에는 전시 경험이 많은 인력이 있거나 전문가가 존재할 때에는 문제가 없으나 그렇지 않은 경우, 자칫하면 많은 오류를 범하게 되어 전시 목표 달성에 차질을 빛을 가능성이 크다.
3. 전시조직의 인력 조달
둘째는 외부 인력을 활용하는 방법이다. 외부 인력이라 함은 전시업무를 전문적으로 대행해주는 대행사를 의미한다. 이 방법은 기업의 내부인력을 전시에 활용할 수 없는 경우에 이용하거나 전시전문가가 꼭 필요한 경우에 이용되어진다. 전시전문가는 전시회 참가 준비 및 전시활동에 효율적으로 대처하여 많은 시행착오를 줄일 수 있으며 능숙한 업무처리로 인해 불필요한 전시 인력을 줄일 수도 있다. 또한 이를 통한 경비절감 효과도 기대할 수 있다. 그러나 이 방법 역시 전문 대행사의 능력을 검증해 볼 수가 없다는 점과 기업의 전시목표를 얼마만큼 잘 구현해 낼 수 있는가에 대한 문제는 남아 있기에 기업 내부에서 전시목표와 기본 전략을 수립한 후 신중하게 대행사를 선택하여야 한다.
전시조직의 인력 조달
국내의 전시 대행사를 선택할 것인가 아니면 해외(특히 해외전시의 경우 현지 대행사)의 전시 전문 대행사를 선택할 것인가도 중요한 문제이므로 면밀한 검토가 필요하다. 국내 전시 대행사를 선택할 경우에는 커뮤니케이션과 업무협조 면에서 유리할 수 있으나 해외 현지의 사정을 잘 모른다는 단점이 있고 해외 현지의 전시 대행사를 선택할 경우에는 현지 사정을 잘 알고 있으며 언어의 장벽 없이 업무처리가 가능하다는 점 그리고 현지에서 홍보활동을 수행하는데 있어 유리하다는 점 등이 장점으로 작용하나 본사와의 커뮤니케이션과 업무협조 면에서 어려움이 발생할 가능성이 있다.
셋째는 내부인력과 외부인력의 동시 활용 방법이다. 이는 내부의 인력 중에서 전시 업무 전담자를 몇 명 선정하여 그들에게 총괄적인 전시 업무를 관장하게하면서 전시 전문대행사와 공동으로 업무를 진행하도록 하는 방법이다. 이 경우에는 팀워크가 매우 중요하며 업무의 책임과 한계에 대한 명확한 기준과 원칙이 필요하다.

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