비밀기록물 관리

목차

■ 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙
[일부개정 2003.3.17 행정자치부령 제00197호]

■ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령
[일부개정 2003.2.11 대통령령 제17901호]

■ 비밀기록물의 관리 (정부기록보존소 제공)

■ 기 타

본문내용

여부
3. 결재한계 및 전결구분의 착오 여부
4. 사본번호와 예고문의 부여 여부
5. 불필요한 기관에 배포 여부
②발송되는 모든 비밀문서는 비밀심사관의 심사를 받은 후 발송용 관리기록부에 등재하고, 관인을 날인 발송한다.
비밀의수발
제18조(비밀의 수발) ①비밀을 수발할 때에는 주무자의 직접 수교로써 행하며 수발시 배포선에 수교자의 서명 날인을 받는다.
②비밀을 등기우편으로 발송할 때에는 접수처의 주관부서를 구체적으로 명시하고 등기영수증을 보관하여야 한다.
③접수된 비밀의 주관부서가 분명하지 아니할 때에는 당해 비밀등급의 취급인가를 받은 자가 개봉할 수 있으며, 필히 개봉한 사항을 비밀의 표면 하단 적당한 곳에 아래의 예와 같이 반드시 기록하여야 한다.
(예 : 2001. 12. 31 지방행정주사 홍길동이 주관부서 불명으로 개피함 )
제10조(비밀의 수발) ①비밀을 등기우편으로 발송할 때에는 반드시 배달증명을 첨부하여 배포기관에 배달을 확인하여야 한다.
②비밀을 수발할 때는 접수 또는 발송일부인을 외부봉투에 날인하여야 한다.
③비밀을 발송할 때에는 외부봉투에 접수처의 주관부서(참조)를 구체적으로 명시하여야 한다.
④접수된 비밀이 주관부서가 불명할 때에는 당해 비밀등급의 취급인가를 받은자가 개봉할 수 있으며, 필히 개봉한 사항을 비밀표시의 표면하단 적당한 곳에 기재하여야 한다.
(예 : 1964년 12월 20일 지방행정주사 홍전동이가 주관부서 불명으로 개파함)
영수증사용
제19조(영수증의 사용) ①규칙 "별지 제8호서식"의 송증과 영수증은 다음사항에 유의하여 작성한 다음 절선을 떼어서 영수증을 배포문서와 같이 송부한다.
1. 송증의 수신란에는 비밀의 접수기관명을 쓰고, 영수증의 수신란에는 비밀의 발송기관명을 쓴다.
2. 송증 또는 영수증의 등기번호란에는 접수기관의 비밀접수대장의 일련번호를 함께 쓴다.
제9조(영수증의 사용) 규칙 별지 제8호서식의 송증과 영수증은 다음 사항에 유의하여 작성한 다음 절선을 떼어서 영수증을 배포문서와 같이 송부한다.
1. 송증의 수신란에는 배포비밀의 접수기관명을 기재하고, 영수증의 수신란에는 비밀의 발송기관명을 기재한다.
2. 송증 또는 영수증의 등기번호란에는 접수기관의 발송용 관리기록부의 일련번호를 병기한다.
보관책임자
지정
제20조(보관책임자 지정)① 다음 각호의 자를 Ⅱ급 및 Ⅲ급비밀 보관책임자로 지정한다.
1. 도 본청의 각 실·과장
2. 원·처의 서무(총무)업무담당 과장
3. 사업소의 장 (단, 과가 설치된 경우 총무(서무)업무담당과장)
4. 각 소방서의 소방과장
5. 시·군의 각 실·과장, 사업소장 및 읍·면·동장
②제1항의 비밀보관책임자는 비밀취급이 인가된 자로서 차하위직에 있는 자를 부보관책임자로 하고, 보관책임자 유고시 그 직무를 대행한다.
③보관책임자가 교체되었을 때에는 요강 "별지 제9호서식"과 같이 인계인수하여야 한다.
제13조(보관책임자 임명) ①비밀보관책임자는 비밀보관단위로 정 부책임자를 정한다.
②시 본청 및 산하기관의 비밀보관책임자는 그 직위 임명과 동시에 정 부책임자가 된다.
1. 정 책임자:시 본청 및 구의 경우에는 각 과장(담당관을 포함한다.이하 같다)이, 사업소와 동의 경우에는 각각 당해 사업소장 또는 동장이 된다.
2. 부 책임자 : 시 본청 또는 산하기관의 서무담당주사 또는 행정담당주사가 된다.
비밀의보관
제21조(비밀의 보관용기 등) ①비밀의 보관용기(금고 또는 2중 캐비닛)는 각급기관의 비밀보관책임자 단위로 비치하고 열쇠는 반드시 2중장치를 하여야 하며, 보관용기 외부에는 어떠한 이유를 막론하고 비밀의 보관을 알리는 표시를 하여서는 아니된다.
②각 비밀보관책임자는 비밀보관용기의 열쇠 2개중 1개는 보관책임자가 보관하고 나머지 1개는 보안담당관(분임보안담당관 포함)에게 인계한다.
③보안담당관(분임보안담당관 포함)은 각 비밀보관책임자로부터 인수받은 비밀보관용기의 열쇠를 비밀 안전지출 및 파기계획에 의하여 보관 관리한다.
제15조(비밀의 보관) ①비밀은 시 본청 및 구의 경우에는 각 과(담당관을 포함한다. 이하 같다)단위로, 사업소 및 동은 당해 기관단위로 보관한다.
②제Ⅱ급 및 Ⅲ급비밀은 금고 또는 철제상자나 안전한 용기에 보관하여야 하며, 보관용기에는 비밀의 보관을 알리거나 나타내는 어떠한 표시도 하여서는 안된다.
③보관용기 자물쇠의 종류 및 사용방법은 보관책임자 이외의 자가 알지 못하도록 특별한 통제를하여야 하며, 타인이 알았을 때에는 즉시 변상하여야 한다.
비밀관리
기록부
제16조(비밀관리기록부의 비치) ①비밀관리기록부는 보관책임자단위로 비치 갱신함이 없이 계속 사용함을 원칙으로 한다. 다만, 사용의 종료 기타 필요성에 의하여 비밀관리기록부를 갱신하고자 할때에는 신관리번호를 1번부터 재부여하고, 구관리번호를 신관리기록부 우측 참조란에 기재 다음 각호의 요령에 의하여 사용한다.
1. 관리번호의 부여는 동일내용의 문건이라 할지라도 추가로 작성 배부할 때 및 수급 등의 경우 일체를 매건별로 관리번호를 별도 부여하여야 한다.
2. 비밀등급란과 예고문란의 기재는 주서로서 한다.
3. 재분류로 말미암아 규칙 제30조제2항에 따른 2개의 적선으로 삭제할 때에는 비밀 등급란으로부터 사본번호란까지 선을 한다.
4. 비밀관리기록부를 갱신할 때에는 구관리기록부 최종기입란 다음과 신관리 기록부 이기후 각각 다음과 같이 표시하여야 한다.
②발송용 비밀관리기록부는 다음에 게기한 부서에 비치함을 원칙으로 한다.
1. 행정관리과 문서담당부서
2. 동의 주무담당
제17조(비밀열람기록부의 기재) 해당 비밀취급인가를 받은 자에게 비밀을 열람시킬 때에는 열람하기에 앞서 비밀열람기록부에 소정의 사항을 기재하고, 서명 날인후 비밀을 열람하여야 한다.
■ 위에서 언급했듯이 두 기관간의 성격상 문서보안규정간의 뚜렷한 차이점은 보이지 않고 있다. 하지만 두기관간의 항목별 세부내용의 차이점을 보이고 있으며, 「비밀의원본보관」과 「비밀관리기록부」항목은 한 기관에는 있으나 다른 기관에는 전혀 없는 것으로 나타난다. '비밀기록물관리'에 있어 중요하게 여겨지는 두 항목에 관하여 시급한 규정 보완이 필요하다고 생각된다.

키워드

기록관리,   기록보존,   기록물,   비밀기록물