[인문과학] 대한불교조계종 중앙기록관 실습보고서

소개글

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목차

대한불교조계종 중앙기록관 실습보고서




개요

■ 대 상 : 조계종 중앙기록관 실습
■ 장 소 : 대한불교조계종 중앙기록관
■ 실습기간 : 20○○년 3월29일 ~ 5월6일 (주2회씩 총 10일간 실시)
■ 주요 실습 내용

실습 내역
■ 오리엔테이션/ 기록물철 구성 확인
■ 기록물철 구성 확인
■ 미분류기록물 분류 및 정리, 이관
■ 기록물 정수점검
■ 등록
■ 서고관리
■ 열람∙대출현황 파악
■ 소송기록물 구성 확인 및 기술
■ 간행물 관리

맺는말

본문내용

일(월) 오전
▷ 작업의의: 이용서비스 제공의 일환으로 열람 대출 현황을 파악함으로써 이용서비스를
보다 효율적으로 제공하기 위한 정보를 얻는다.
▷ 작업내역
「기록물대출신청서」,「도서대출신청서」,「서고문서 열람/복사대여확인대장」을 살펴보고 월간 대출통계/ 복사통계/ 열람통계/ 도서대출 통계를 산출하였다. 또한 이용률이 높은 부서의 순위를 조사하고 한사람이 평균 몇 건을 이용하는지 여부의 통계도 산출해 냈다. 아울러 대출 반납이 완료되었다고 표기된 기록물에 대하여 실제 반납되었는지 여부를 확인하였으며, 대출도장이 찍혔는지 여부 및 부서장의 확인 여부도 살펴보았다. 열람복사의 경우에는 ‘복사’통계로 배정하였다.
▷ 느낀점 및 개선점
2개 이상의 철을 대출하여 일부는 반납하고 일부는 대출중인 경우에 반납된 일부에 대해서 어떠한 확인과정이 없었다. 또 대출 목록에는 기재되어 있는데 실제 서가에 해당 기록물 목록이 없는 경우가 있었다. 아직 이관번호를 부여받지 못한 채 서고 내 한 곳에 방치되어 있는 기록물들 중 일부였다. 하루빨리 이관작업을 완료하여 기록물의 관리가 제대로 이루어질 수 있도록 하여야 하겠다.
또한 대출한 사람은 기재되어있는데 무엇을 대출해 갔는지 철명이 적혀있지 않은 경우도 있었다. 이 경우 무엇이 대출되어 나갔는지 알 수 없기 때문에 대출자가 정확히 반납하지 않는다면 그 기록물을 회수하는데 상당한 어려움이 있을 것이다. 기록물의 출입에 대한 관리가 얼마나 중요한가 그리고 얼마나 신중을 기해야 하는가를 알 수 있었다.
■ 소송기록물 구성 확인 및 기술
-「소송관계철」의 구성 확인, 소송명 목록 작성 및 내용 요약
▷ 실시일자: 20○○년 4월 19일(월) 오후, 5월 3일(월) 오후
▷ 작업의의:「소송관계철」의 구성 확인을 통하여 소송관련업무의 흐름 및 이에 따라
생산, 접수 및 발송된 기록물을 파악할 수 있고, 이를 바탕으로 소송관련 기
록물의 편철 방식을 생각해 보며, 아울러 소송사건의 내용요약을 통해 기록물
기술을 경험해 본다.
▷ 작업내역
소송기록물은 4월 19일 오후와 5월 3일 오후 이틀간에 걸쳐 살펴보았다. 4월 19일에는 주로 「소송관계철」을 살펴보면서 소송관련 업무는 어떠한 방식으로 진행되고 그 업무의 흐름에 따라 어떠한 기록물들이 생성되는지를 파악했다.
5월 3일에는 「소송관계철」의 내용을 보고 소송명 리스트를 작성하고 그 내용을 요약해보는 작업을 했다. 소송명 리스트에는 사건번호, 사건명, 원고, 피고, 판결년도 및 기타사항(이관번호, 철명 등)을 기재하였다. 소송명 리스트는 주로 판결문과 사건명을 참고해 산출되었다. 한편 소송명 리스트가 산출된 후 몇 개의 소송사건을 살펴보고 내용을 요약하는 작업을 시행하였다. 이 작업은 이용자가 검색을 원활하게 하기위한 작업의 일환이었다. 내용요약을 함에 있어 중복정보는 배제하고, 일반적 내용보다는 식별되는 내용을 중점적으로 다뤘으며, 6하 원칙에 따라서 소송기록물을 살펴보고 내용을 기술하였다.
▷ 느낀점 및 개선점
현재의 「소송관계철」은 연도별로 편철되어있다. 연도별로 편철하는 것은 그 해의 소송관련 모든 기록을 한데 모아 묶어놓은 것에 불과하기 때문에 철이 담고 있는 정보를 제대로 보여줄 수 있는 올바른 방식이 아니다.
따라서 사건의 전후관계와 결과가 어떻게 되었는지를 쉽게 파악될 수 있도록 새롭게 철을 구성할 필요가 있다. 재편철을 할 경우 사안별로 편철하는 것이 가장 적합할 것 같다. 어떤 한 사안에 대하여 소장을 접수받고 이에 대한 변호사를 위임하고 반론을 제기하며 여러 차례 법정공방을 거쳐 판결이 어떻게 되었는지를 시간의 흐름 또는 업무의 흐름대로 살펴볼 수가 있다. 하지만 한가지 문제점은 사안별로 편철할 경우 모든 사안을 다 철로 구성해야하기 때문에 판결문만 따로 모아 1개의 철로 구성하는 것 보다 공간적 제약이 심하다. 현재는 이러한 방편으로 「탄원서/진정서모음철」또는 중요사안에 대하여 「 판결문모음서철」등이 따로 구성되어있다.
한편, 내용을 요약을 함에 있어 너무 판결문에만 치중한 나머지 사건의 내용적인 측면 이외의 것들에 대하여 미처 신경을 쓰지 못하였다. 즉 기록정보를 알려준다기 보다는 판결문의 내용만을 요약한 줄거리식의 내용요약이 되어버렸다.
■ 간행물 관리
-총무부와 중앙종회 간행물을 목록과 대조, 표제상의 오기입 정정 및 수량 파악
▷ 실시일자: 20○○년 5월 6일(수)
▷ 작업의의: 간행물 목록과 실제 간행물을 대조하여 정수점검을 하고, 부여된 표제에 있
어서의 문제점을 살펴 그 개선방안을 모색하는 계기를 갖는다.
▷ 작업내역
간행물은 해당부서의 업무활동에 대한 결과물로서 기록의 영역에 속하면서 동시에 도서와 같은 양상을 보이는 복합적인 면이 있다. 따라서 간행물은 분류기준표상에 명시된 단위업무에 따라 분류되고 등록되고 서가배열하게 되어있다.
우리는 실습팀을 2인1조로 나누어 각각 총무부와 중앙종회 간행물을 살펴보기 시작했다. 나는 총무부 간행물을 맡았다. 주요 간행물은 「조계종보」와 「종무회의보고」이었고, 그 외에 각종 간행물들이 있었다. 작업방식은 먼저 간행물 목록을 보고 실물과 대조해보면서 잘못 부여된 제목을 파악하는 것이었다. 또한 간행물을 보존과 열람제공을 위해 3부씩 보존하는 작업도 수행하였다.
▷ 느낀점 및 개선점
실습을 하면서 번번히 느끼는 것이지만 제목부여의 통일화가 이루어져야 한다고 생각한다. 동일한 기록물임에도 불구하고 약간의 제목이 달라 정수파악에 애로사항이 많았다.
맺는말
이번 조계종 중앙기록관 실습은 참으로 의의있는 시간이었다. 기록관업무의 흐름을 파악할 수 있었고, 그에 따라 수행되어야 하는 작업들을 체험할 수 있었다. 또한 이러한 기록관업무파악을 바탕으로 내가 기록관을 운영해 나갈 위치에 놓여있을 때 어떠한 식으로 운영해야 하는 지를 배울 수 있었다. 아울러 미약하나마 문제의식을 갖고 생각해보는 계기가 되었으며 내가 필요한 점, 개선되고 보완되어야 할 점을 실습을 통해 새삼 되새겨 볼 수 있어 그 의의가 더욱 컸다. 이번 기록물관리실습 수업은 나에게 많은 경험과 생각의 폭을 넓혀준 매우 알차고 의미 있는 시간이었다.

키워드

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