행정정보관리(行政情報管理)의 단계

소개글

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목차

행정정보관리의 단계

Ⅰ. 정보의 관리단계

1. 정보 및 자료의 수집
2. 정보 및 자료의 분석과 종합
3. 정보의 생산
4. 정보의 보관과 폐기

Ⅱ. 행정정보 관리 단계의 중요 문제

1. 행정정보의 생산
1) 정보의 생산자
2) 정보생산의 방법 : 여론조사와 국세통계조사
3) 정부간행물
2. 공공정보의 공동이용
1) 정보의 공동이용의 의의와 유형
2) 정보 공동 이용의 촉진
3. 정부기록물의 보관 : 국가기록물관리
1) 정부기록물의 의의
2) 국가기록물의 보존

본문내용

기관인가 타 기관, 타 부처, 타 부, 외국인가에 따라 정보의 내용이 달라진다. 이중 정보의 생산자가 다른 기관과 정보를 공동으로 이용하는 경우가 정보의 공동이용이다.
정보의 공동이용이란 "정보를 보유한 주체들이 일정한 체제하에서 자신들이 보유한 정보를 제공하고. 상대방의 정보를 제공받을 수 있는 상태 또는 그러한 행위"라고 정의할 수 있다. 이러한 공동이용에는 자신이 생산하거나 보유하고 있는 정보를 상대방에게 공개한다는 것이 전제되어 있다.
정보의 공동이용이 활성화되면 정보처리과정에서 인력, 비용, 시간의 중복 등을 제거함으로써 낭비를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 다양한 정보를 결합함으로써 업무처리의 효율성, 정책결정의 합리성, 민원서비스의 질과 고객만족. 행정의 투명성 등을 높일 수 있게 된다
정보공동이용의 유형으로는 업무처리형, 민원서비스형, 결정지원형, 그리고 열린 정부형으로 구분할 수 있다.
1/ 업무처리형 : 내부 업무처리를 원활하게 하기 위하여 행정자치부, 건설교통부 등이 국토관련 개인정보를 공동 이용 (예: 주민등록DB. 지적DB)
2/ 민원서비스형 “ 여권발급을 위한 개인정보를 외교통상부, 행정자치부. 병푸청 등의 전산망과 연결하여 이용
3/ 결정지원형 : 정부 기관에서 의사결정을 합리적으로 하기 위해 각종 통계자료, 해의정보, 연구보고서 등을 공동 활용 (예: 국가정보원의 00 지역정보동향)
4/ 열린 정부형 : 국민, 기업과 공공 정보의 공동 이용 (예: 열린 마당. 경제정책정보, 법령정보, 노동부의 고용정보. 통계청의 통제정보시스템)
(2) 정보 공동 이용의 촉진
공공 정보의 공동 이용은 기본적으로 기초 정보DB의 충분한 개발과 공공기관간 전산망의 연결 등이 선행되어야 하고 법제도상으로 공동 이용시 책임 소재, 운영상에 있어서 정보공유의 유인 유무 등이 문제가 되고 있다.
정보의 공동 이용에는 여러 가지 저해 요인이 있는데 이를 극복하고 활성화하기 위해서 정보공동활용과 관련하여 법령의 정비, 명확한 정책목표설정, 집행추진체계의 정비, 정보통신 표준화 등이 제시되고 있다.
3) 정부기록물의 보관 : 국가기록물관리
(1) 정부기록물의 의의
정부는 입법, 사법, 행정 등 일상적인 업무를 수행하면서 많은 정보를 생산해내는데, 이들을 기록물(records)이라 부른다. 이중 그 보존가치에 따라서 영구적으로 보존하도록 결정된 기록물이 기록보존물(archives)인데 이에 대해서는 각국이 정부 차원에서 관리를 전답하고 있다.
기록물 중 헌법관련 기록물이나 조약관련기록물은 국가의 정체성을 보여주며 국가 주권의 상징이 되고 있어서 국가기록물의 관리는 매우 중요한 행정활동에 해당한다. 우리나라는 조선시대에 각종 실록(實錄) 등을 작성하여 4대사고 등에서 보관하여 온 국가기록물 관리의 모범국으로 알려지고 있으나, 현대적 국가기록물 관리에 있어서는 선진국들에 뒤떨어진다는 평가를 받고 있다.
(2) 국가기록물의 보존
국가기록물은 여러 가지 형태로 존재하는데 예컨대 도서, 도면, 계획서, 인쇄물, 사진, 포스터. 우표, 엽서, 녹음테이프, 필름, 디스크, CD 등으로 그 중 대표적인 것은 문서(文書)이다.
국가기록물은 정보로서의 가치와 중요성에 따라서 보존의 방법과 기간을 달리 한다. 즉 중요한 기록물일수록 오래 보존해야 하며, 국가기밀에 가까울수록 열람을 제한해야 한다. 오늘날에는 복사가 손쉬우므로 사본보다는 원본을 보존하는 것이 더 큰 의미가 있다. '
우리나라의 경우 국가기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하고 있는데 영구보존문서는 국무회의심의기록, 대규모 사업계획기본문서, 법규원문, 국가적 사건처리문서. 행정백서, 제도변천사, 주요통계 등이다<공문서분류및보존에관한규칙> 제4조).
국가기록물은 이를 생산한 각급 행정기관이 일정 기간 활용한 후에 보관하다가 더 이상 보존의 필요성이 없는 것은 폐기하고, 영구 및 준영구적으로 보관할 필요가 있는 기록물은 국가기록물을 종합적으로 보관하는 곳(예: 우리나라의 정부기록보존소)으로 이관시키는 것이 보통이다. 주요 외국의 경우 대개 20년 내지 30년 동딴은 기록 생산기관에서 활용한 후 이관하도록 되어 있는데 반해, 우리나라는 생산한지 6년 후 이관하도록 되어 있어 매우 짧다. 한편 국가기록물은 국가목적상 일정 기간 동안 공개를 제한하는 경우가 많은데 주요 외국에서는 대개 생산한 지 30년이 지나면 공개하여 열람할 수 있도록 하고 있으나, 우리나라는 이에 관한 관련 규정이 없는 실정이다.

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