비서직무분석

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비서직무분석에 대한 보고서 자료입니다.

목차

1. 비서 직무의 정의

2. 직무의 흐름도

3. 비서의 직무기술서

4. 비서의 직업 명세서

5. 직무 설계

본문내용

이 르기까지의 과정을 관리한다.
4. 문서 작성 및 정보 수집
- 사내 문서를 작성하고 정리, 보관하며 관리자가 필요로 하는 각종 정보를 수집 가공하여 활용 가능한 상태로 유지한다.
5. 경리 업무
- 여러 전표를 작성, 출납, 정산하며, 상사의 세무 수속 및 절차를 대행한다.
6. 일상사 돌보기
- 상사의 사적 교제 및 관련 단체와의 연락, 조정 업무 등을 수행한다.
직무환경
작업은 거의 실내에서 이루어진다. 스케줄 관리, 환경의 정비, 응대 및 문서 작성, 정보 관리 등의 활동이 모두 실내에서 이루어지며, 회의,연회의 운영이나 교제의 업무는 실외에서 이루어진다. 문서 및 정보 생산 시 장시간 모니터 앞에서 작업해야 하므로 눈의 피로를 느끼기 쉽다. 갑작스런 문제 발생시 신속하고, 정확하게 처리해야 하는 심리적 부담감을 느낀다. 매일 매일 날아오는 수많은 E-Mail과 전화, 여러 단체, 기관과의 스케줄 조정 및 각종 대인관계에 신속하고, 친절하게 응대해 주어야 하는 부담감을 느낀다. 상사의 개인적인 지시 사항이나, 스케줄 충돌, 일상사 관리에서 때로 심한 스트레스를 느낀다.
지 식
경영에 대한 기본적 지식이 요구하며, 사무관리 및 교양과 일반 상식 능력은 필수이다. 컴퓨터 기본 및 워드 프로세서 능력은 기본적 사항이며, 정보 검색, 정보 보안에 대한 개념도 필요하다. 원활한 대인관계 능력 및 신속한 판단 능력도 요구되어진다.
기 술
사무 프로그램 및 정보처리기기를 능숙하게 다룰 줄 알야야 하며 인터넷 검색 능력이 요구되어 진다. 환경 정비를 위해 필요한 미적 감각도 필요하다.
능 력
상사의 시간을 효율적으로 관리할 수 있는 스케줄링 능력, 상사의 집무 환경을 정비하는 기능적 능력, 상사의 서무를 대행할 수 있는 사무적 능력, 상사에게 필요한 정보를 생산, 가공할 수 있는 정보처리 능력, 상사의 인관관계를 원활하게 유지할 수 있는 대인관계 능력, 상사의 특명사항을 처리할 수 있는 능력 및 기타 작업에 빠르게 움직일 수 있는 신속성 등이 요구된다.
성 격
반복적인 일을 수행할 수 있는 끈기와 지구력, 새로운 것에 대한 도전 정신이 요구되며, 창의적이고 섬세하며 낙천적인 성격과, 원만한 대인 관계를 유지할 수 있는 외향적 성격의 소유자여야 한다.
인적특성
네티켓을 지킬 줄 아는 정중한 태도, 신기술 및 정보를 끊임없이 배우고 습득하려는 자세, 자신의 시간을 계획성 있게 사용하는 성실한 근무 자세가 요구된다.
4. 비서의 직무기술서
3. 비서의 직업 명세서
1. 직업분류
직 업 명
비서(secretary)
K.S.C.O.(No)
현장직업명
회장실 비서
훈련수준
훈련직종명
비서
2. 직무수행에 필요한 조건
성 별
여
적 정 연 령
23세이상
최소훈련정도
4년제대학
적정
직업훈련기관
4년제대학
훈 련 기 간
3개월
소요자격증
비서자격/
외국어
견습기간(OJT)
1년
신체제약조건
청각장애,신체장애
직업활동영역
최고 경영자 및 임원 사무실, 기타 필요부서
승진 및 전직
비서는 경영자의 부수 임무를 수행, 이와 관련된 지식을 수반하므로 특수성을 인정하여 일반 부서와 차이를 둔다. 인사 및 경영지원분야에서 활동할 수 있다.
직업 적성
비서 업무에 대한 전문지식과 완벽한 업무 수행 능력이 필요하다. 또한 관리자를 적극적으로 보좌할 수 있는 전문성과 원활한 대인관계능력이 요구된다..
소요특질
정신적
이해력, 판단력, 기억력, 정밀성, 협조력, 정확성, 민첩성이 필요하다.
신체적
일반적으로 손, 발, 시각 등 신체적 건강함을 필요로 한다.
3. 직무수행에 있어서의 책임의 한계
최고 경영자 및 상사가 부여하는 업무를 수행하며 컴퓨터사용, 서류작성 및 보관, 스케줄링, 정보 제공 등 경영자가 요구하는 제방 사항을 책임진다.
4. 인력 양성 실태 및 취업 경로
양성기관
교
육
대학교
훈
련
회사내 인사부서
취 업 경 로
일반 공채 및 사내 이동
5. 작업 환경 조건
집 무 자 세
앉아서60%, 서서 30%
작 업 장 소
조용하고 청결한 실내환경, 실외 10%, 사외20%, 사내 60%
작 업 조 건
사무작업이 가능하여야 하므로 컴퓨터 및 기본 자료 인쇄가 능하며 쾌적하고 업무 담당이 원활하도록 각 부서와 원활한 시스템적 연결을 갖추고 있어야 한다.
안전 및 위생
경영자의 의사결정에 방해가 되지 않도록 조명, 방음 시설이
갖추어 저야 하며, 비서가 업무를 처리할 수 있는 별도의 공간이 마련되어져 있어야 한다.
사무 작업시 컴퓨터 및 기기의 안전점검 및 사후조치를 숙지하고, 자료 유출 및 안전에 대한 조치가 필요하다.
6. 관련 직업과의 관계
직업행렬
회장실
비서1
비서2
수행비서
7. 직업기초능력
의사소통
능 력
읽기, 쓰기, 말하기, 듣기 등의 기본적인 언어소통능력이 있어야 한다. 또한 비서 관련 지식을 바탕으로 언어소통이 자유로와야 한다.
외 국 어
능 력
고급 수준의 읽기,쓰기 능력을 필요로 한다. 영어 및 한자는 읽기 및 쓰기 능력이 자유로와야 한다.
수 리 적
능 력
도표해석과 같은 기본 자료 해석 능력을 필요로 하며, 자료 통계 및 사칙연산관련 계산능력을 필요로 한다.
문제해결
능 력
문제해결에 대한 대안 선택능력 및 선택 대한에 대한 타당성을 평가할 수 있으며 각 문제에 대한 원인을 파악할 수 있어야 한다.
정보능력
비서 및 수행 관련 업무에 대한 잦은 변동 사항을 수집하고 자료로서 가공할 수 있는 능력, 관리 활용할 수 있는 능력을 필요로 한다.
대인관계
능 력
원만한 대인관계능력을 필요로 하며, 타인과의 협동심, 상사에 대한 충성심 등을 필요로 한다.
기술능력
비서관련 직무에 대한 기본적인 지식이 기반되어야 하며 변동사항에 대한 빠른 대처와 이해 능력을 필요로 한다.
3. 직무 설계
1> Job Rotation
회장실과 사장실 그리고 임원실에서 근무하는 비서들의 순환근무가 필요하다. 직종의 성격상 상사의
《 참고 문헌 》
인사관리론(학문사) 최재열 송경음 신광식 공저
현대 인사관리론(전영사) 최종태 저
비서실무론(상동사) 비서실무연구회
우리기업, 직무분석을 제대로 할 때가 되었다 김성국 저
이 보고서는 font size 10, 줄간격 160%로 작업하였습니다.

키워드

비서,   직무분석,   인사관리,   직무관리,   인사학,   직무