호텔 객실 예약및 등록업무

소개글

호텔 객실 예약및 등록업무에 대한 보고서 자료입니다.

목차

 Ⅰ. 머리말 

Ⅱ. 객실예약의 개념과 과정
 1. 예약 업무의 의의와 분류
 2. 예약업무의 과정
 3. 예약접수 절차 및 유형
 4. 예약의 조정 및 통제 

Ⅲ. 객실등록업무의 개념과 과정
 1. 등록의 개념과 중요성
 2. 객실의 등록과정
 3. 특수한 경우의 등록업무와 착안사항

 Ⅳ. 맺음말 

※ 참고문헌

본문내용

객실판매직원은 예약없이 들어오는 고객, 특히 잠이 간단한 고객인 경우에는 선금으로 숙박료를 청구하는 것이 관례로 되어 있는 점에 유의하여 업무를 처리해야 한다. 이외의 등록과정은 일반등록과정과 같다.
야간 객실판매직원의 주요업무내용은 다음과 같다.
다음 날 체크아웃 할 숙박객의 정리→ 객실판매 상황표 구성→ 예약을 하고 일방적으로 오지 않은 고객의 통계 정리 → 예약 취소객의 명단 작성과 보고→ 객실열쇠 점검→ 객실수입과 이용률 통계 → 당일 숙박자의 국적별 분류→ 각 층별 판매객실의 합계액을 보고서에 작성→ 변경된 객실이 전표에 정확히 기재되어 있는지 재점검→ 단체에 대해서는 개별요금 청구액이 프런트 회계에 비치되어 있는 숫자와 일치하는지를 확인하고, 단체매출통계를 작성

3. 특수한 경우의 등록업무와 착안사항
1) FIT 등록
FIT로부터 예약 신청을 받았을 때 먼저 Arrival Date 및 Departure Date, Type of Room 등을 물어 제공여부를 확인해서 가능하면 다음과 같은 순서로 Reservation Request를 작성한다.
(1) Arrival Date - 도착예정일은 몇 월 며칠 무슨 요일 등을 정확히 반복하여 문의하고 기재한다
(2) Departure Date - 출발예정일은 예약 관리에 있어서 중요한 사항이기 때문에 재차확인하는 것이 좋다.
(3) Type of Room - 어떤 종류의 객실인지 즉 침대의 구조(Single, Double, Twin, Suite, Ondol)와 객실형태 및 위치(Triple, Studio, Inside, Outside, Connection, Adjoining)를 정확히 확인해야 한다. 특히 VIP의 Suite Room을 신청 받을 때는 Suite Control Sheet를 확인한 후 등록해야 한다.
(4) Number of Room - 방의 수는 초과예약과도 관련있고 예약의 통제와 조정에도 밀접하게 관련되므로 몇 개의 방을 사용하는지 정확하게 등록해야될 것이다.
(5) Number of Person - 인원수는 국적별 통계자료와 객실판촉에 참고 자료가 된다.
(6) Name of Guest - Last name, Middle name, First name 순으로 특히 spelling을정확히 물어 기록해야 된다.
(7) Room Rate - 실료는 항상 $rate와 ￦ rate를 숙지하여 고객에게 정확히 알려주고 discount일 경우에는 몇%인지를 기재해 둔다.
(8) Reservation Source - 연락처는 No Show를 방지하고 본인이 직접 예약을 할 때도 있지만 외국인의 경우에는 Local Company나 Travel Agent를통하여 신청하는 경우가 많은데 이 때에는 그들이 투숙객에 대한보증 처라고도 할 수 있다. 객실예약 자체가 판매행위가 완결된 상태가 아니므로 예약자명과 연락처 주소 등을 정확히 받아 두어야 한다.
(9) Bill Instruction - FIT를 주고객으로 하는 호텔에서는 투숙객 본인이 직접 지불할 경우가 많지만 경우에 따라서는 회사나 여행사 같은데서 지불 보증조건으로 예약할 경우도 있다. 이럴 때는 회사나 여행사 명칭, 주소, 전화번호 등을 정확하게 물어 기재하여야 한다.
(10) Special Arrangement - VIP나 특수한 경우 room blocking되는 경우가 있는데 이 때에 특히 신경을 써야 하며 꽃, 과일, 메시지 등 특별한 사항이 있을 때 유의해야 함

2) FIT 예약 등록시 착안사항
(1) 예약등록시 일반원칙에서도 언급된 바와 같이 어떠한 수단(편지, 전보 등)에 의해 등록 되었던 간에 명시된 주소로 confirm 혹은 request 응답을 서면으로 정확히 하여야 한다.
(2) Reservation source를 호텔 실정에 맞도록 정확히 분류하여야 한다. 이것이 객실판촉에중요한 자료가 된다.(예: 국내, 국외, 회사, 여행사, 정부기관, 예식장 등)
(3) 만일 도착시간이 미정일 경우에는 지불보증예약을 하도록 하든지 더욱 더 reservationsource를 정확히 받아야 한다.
(4) VIP를 등록 받았을 때는 reservation clerk은 VIP 예우사항들을 정확히 작성하여 신속하게 관련된 부서에 통보하여야 한다.

3) Group 등록사항
(1) Arrival &Departure Date (도착과 출발예정일자)
(2) Number of Rooms &persons (객실 수와 인원수)
(3) Room Rate (실료)
(4) Name of Group (단체명)
(5) Reservation Source (예약처)
(6) Charge Account (지불조건)
(7) Nationality (국적)
(8) Special Arrangement (기타 특별 수배사항)

4) 단체등록시 착안사항
(1) 단체예약이 확인되었을 때 단체명단, 식사 스케쥴, 여행일정, 등을 확인해야 한다.
(2) 취소나 인원감소 등 불확실성이 많은 단체에 대해서는(여행사, 항공사, 일반단체) 1주일 이전에 확인해 두어야 한다.
(3) 단체의 경우 여행사에서 지불하는지 인솔자가 지불하는지 지불조건에 대하여 명확하게 해 둘 필요성이 있다.
(4) 회사지불이나 개인지불이 후불일 때는 후불담당 지배인과 상의가 있어야 한다.
(5) 국내, 국외를 불문하고 서신(편지, 텔렉스, 전보 등)에 의한 예약 신청이나 문의에 대해서는 수신한 서신 및 답신한 사본을 필수적으로 보관해야 한다.

Ⅳ.맺음말
객실수입의 극대화를 위해서는 막대한 비용과 인력을 동원하고 판촉활동을 통하여 예약을 받는 것이므로 예약 취급 잘못으로 인하여 고객에게 어떠한 불쾌감도 주어서는 안 된다. 신속, 정확, 친절을 기본 조건으로 필수적인 지식들을 예약계원은 갖추고 있어야 한다.
호텔의 업무 중 어느 하나 중요하지 않은 것은 없겠지만, 호텔의 수입과 곧장 연결되는 예약과 등록업무의 대한 중요성을 다시 한번 느끼고 관심을 가져야 할 것이다.
※참고문헌
김왕상, 신강현 / 호텔객실실무관리론 / 대왕사 / 2001
고규태 / 호텔관광실무론 / 영진닷컴 / 2000
김종근 / 호텔실무개론 / 기문사 / 1998

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