국제회의의 유치

목차

1) 입후보의 조건
(1) 개최규모
(2) 재무
(3) 회기·시기
(4) 회의장
(5) 기타

2) 입후보 표명

3) 유치활동

4) 준비위원회(사무국)의 설치

본문내용

국제회의의 유치
국제회의는 정기적으로 개최되는 경우와 필요에 따라 부정기적으로 개최되는 경우가 있다. 정기적인 경우 그 주기는 보통 반년, 1년, 2년, 3년, 4년, 5년 등 다양하며, 대개 대규모 회의는 그 개최주기가 긴 편이다. 회의개최지의 결정은 국제기구에 따라 다르나 전전회의 회의 개최시에 결정되는 경우가 많다. 따라서 국제회의 개최국으로서 입후보하려면, 1년 주기의 회의는 2년이상 전에, 3년 주기의 회의는 6년이상 전에 회의 개최 입후보를 표명해야 한다. 물론 입후보 전에 여러 각도에서 회의 개최 가능성을 충분히 점검해야 함은 당연한 일이다
1) 입후보의 조건
입후보하기 전에 주최국으로서 개최조건을 충분히 검토할 필요가 있다. 검토해야 할 요소의 주가 되는 것은 다음과 같다.
(1) 개최규모
과거의 회의실적과 회의테마 수에 의해, 참가자·동반자의 수를 추정하고, 개최도시나 개최시기 등도 고려하여 회의규모를 예측한다.
(2) 재무
금회의 추정규모와 과거의 예산을 참고로 하여 필요경비를 산출한다. 수지의 균형을 보아 부족자금의 조달방법을 중점적으로 검토한다.
(3) 회기•시기
종래의 회기•시기를 대폭으로 변경하지 않고, 본부의 의향이나 전회의 회의개최에 입각하여, 회의의 주제나 개최국의 특수사정도 충분히 고려하여 회기•시기를 결정하는 것이 바람직하다. 한국에서는 기후적으로는 봄, 가을이 가장 좋으나 관광성수기와 중복되어 숙박 등의 예약을 하기 어렵고, 원만한 운영에 지장을 초래할 수도 있다.
(4) 회의장
회의규모와 회의형태에 상응하는 회의장의 선정만이 아니라, 회의장, 전시장, 호텔, 기타 관련시설의 기능적인 배치를 염두에 두고 결정하는 것이 좋다.
(5) 기타
그 밖에 외국인 대상 시설의 확보, 출입국에 관한 문제점의 유무, 정부관계자, 지방자치 관계자 등의 참가의 가능성, 회의장에의 접근에 관한 문제의 유무, 공항, 철도, 항만, 자동차, 도로 등의 정비상황의 점검, 기타 특수사정(시설방문 및 관련행사 전반)의 점검도 충분히 고려할 필요가 있다. 이상의 기초조사에 입각해서 입후보를 검토할 때는 민간의 회의전문업체인 P.C.O(Professional Congress Organizer), 호텔, 여행사, 회의장 등과 의견교환을 하며 추진하는 편이 좋다. 수용이 결정되고 나서, 이들 전문기업에 어떤 형태로든지 협력을 의뢰하게 되는 경우가 많기 때문이다.

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