강한 회사는 회의시간이 짧다를 읽고 요약정리 및 감상문

목차

- 책 소개 -

- 저자 소개 -

- 목 차 -

- 감상문 -

- 요약정리 -

본문내용

: 한 안건이 회의에 상정되는 이유는 환자가 의사를 찾아가야 하는 증상과 비슷하다. ‘등에 계속 이런 통증을 느낀다’는 말은 ‘독일에서는 판매가 증가하는데 프랑스에서는 감소하고 있다’는 말과 같다. 두 경우 모두 어떤 문제가 발생했고 이를 해결하기 위해서는 조치를 취해야 한다.
② 얼마나 오래 되었는가 : 의사는 관련 병력을 묻는 것부터 진찰을 시작하며 위원회 토론도 마찬가지다. ‘언제부터 프랑스 매출이 감소하기 시작했는가? 독일 매출 증가는 예외적인 현상인가? 프랑스에 배송 문제는 없는가? 영업 노력을 소홀히 하지는 않았는가? 광고가 부족한가? 경쟁사의 매출도 감소했는가?’ 처음에 이런 질문에 답하지 못한다면 토론은 시간 낭비일 수 있다.
③ 침대에 누우시오 : 의사는 환자의 상태를 알기 위해 신체검사를 실시한다. 위원회도 마찬가지로 현재 어떤 상태인지를 알고 싶어한다. ‘지금 어떤 조치를 취하고 있는가? 현재 주가는 어떤가? 광고 예산으로 얼마나 남아 있는가?’ 이와 같은 질문을 하게 된다.
④ 추간 연골이 빠진 것 같습니다 : 사실이 확인되면 의사는 진단을 내리게 된다. 의사의 신속한 진단은 경험과 훈련에서 비롯된 것이다. 의사는 진단과 관련이 적은 사항은 배제하고 짧은 목록을 남긴다. 위원회 역시 여러 가지 진단을 지워 버린 후 가장 가능성 있는 것만 남긴다. ‘독일에서는 최근 성공적인 광고 캠페인을 활발하게 펼친 반면, 프랑스에서는 마켓 리더가 새로운 포장을 내놓았다’는 식의 진단을 내린다.
⑤ 이 처방전을 약사에게 가져가시오 : 다시 의사는 간결한 해결책을 제시한다. 의사는 처방전 한 장을 주고 위원회도 신속하게 한 가지 조치 과정을 결정한다.
오해나 혼란을 막는 것이 의장의 몫이다
의장은 모든 참석자들이 이슈를 이해하고 토론하는 이유를 알도록 해주어야 한다. 안건이 명확하지 않거나 전에 토론한 적이 없는 경우, 의장이나 부의장이 회의 전에 브리핑을 하여 짤막하게 문제를 소개하고 왜 회의 안건으로 상정되었는지 이유를 설명해야 한다. 또한 지금까지의 상황, 현재 상태, 해야 하거나 결정하거나 제안할 것들, 몇 가지 질문이나 지금까지 제안되었거나 검토되었던 조치 과정, 문제에 대한 양측의 논의 내용도 설명해야 한다.
오해나 혼란을 막는 것도 의장의 몫이다. 의장은 회의 참석자들이 발언자의 주장을 따라가지 못하거나 이해하지 못할 경우 발언자에게 다시 명확하게 말해 달라고 요청해야 한다. 의견을 제시하는 두 사람이 같은 단어를 다른 의미로 사용한다면 의장이 개입해야 한다. 예를 들어, 판촉이라는 단어를 한 사람은 판매현장 광고로 이해하고 다른 사람은 미디어 광고로 이해하는 경우가 있다.
또한 의장은 발언된 내용을 적절한 시기에 요약해 주어야 한다. 중간 요약은 몇 초밖에 걸리지 않는 경우가 많고, 토론을 따라가지 못한 일부 참석자들에게는 안전판 역할을 하기도 한다. 한편, 회의 진행자가 흔히 저지르기 쉬운 잘못으로는 토론이 충분히 무르익기 전에 서둘러 토론을 끝내는 것이다. 또한 합의에 이르기 전에 너무 빨리 토론을 마치는 경우도 많다. 그리고 회의가 실제로 결론에 이르렀음에도 의장이 재빨리 파악하지 못해 아무 소득 없이 토론이 지속되는 경우도 있다.
그렇지만, 다음과 같은 경우는 회의를 중단해야 한다. 첫째, 토론이 더 진전되려면 더 많은 ‘사실’이 필요한 경우 둘째, 불참한 구성원의 견해가 필요한 경우 셋째, 구성원들이 주제에 대해 더 생각해 봐야할 필요가 있는 경우 넷째, 상황이 변하여 토론의 기초를 변경해야 할 경우 다섯째, 주제를 검토할 만한 시간이 충분하지 않을 경우 여섯째, 2～3명이 회의 밖에서 문제를 해결할 수 있다고 판단될 경우이다. 이러한 경우를 제외하고는 토론 진행이 어렵다거나 논란이 예상되거나 참석자가 달가워하지 않는다는 이유로 회의를 연기해서는 안 된다.
회의 참석자들 관리하기
회의 때마다 중요하지도 않은 말을 장시간 늘어놓는 사람이 있다. 이때 의장은 말을 간단히 해달라고 급박하게 주의를 주어야 한다. 급히 발언자의 의견을 중단시켜야 한다면 어떤 대목이든 관계없이 그 말에 끼여들어 중단시켜야 한다. 예를 들어 발언자가 “어쩔 수 없는 감소….”라고 말하면 그 틈을 파고 들어 “어쩔 수 없는 감소라 아주 흥미로운 말이군요. 조지 씨, 당신도 이 어쩔 수 없는 감소라는 말에 동의하시나요?”라고 말을 돌리며 다른 사람에게 발언 기회를 준다.
제대로 운영되는 회의에서 대부분의 사람들은 회의 시간에 침묵한다. 침묵은 전반적인 동의를 의미하거나, 발언할 만큼 중요하지 않다고 보거나, 자신의 의사를 말하기 전에 상대방의 의견을 더 들어볼 필요가 있거나 하는 경우에는 침묵에 대해 걱정할 필요가 없다. 그러나 자신감이 결여되어 침묵하는 경우와 적대감으로 인해 침묵하는 경우에는 반드시 침묵을 깨뜨려야 한다.
그리고 아이디어의 대립은 격려하되 참석자들의 성격이 충돌하게 해서는 안 된다. 참석자들과 의장이 단순히 대화를 나누는 것으로는 좋은 결과를 이끌어낼 수 없다. 토론과 논쟁이 다양한 방향으로 진행되어야 하며, 의장은 회의를 진행하면서 다른 구성원들이 아이디어를 쏟아내도록 만들어야 한다. 회의는 사람들 간의 다툼이 아닌 아이디어의 다툼이 활발하게 이루어져야 한다.
한편, 회의에 참석한 사람들이 제안을 했다가 웃음거리가 되거나 무시를 당하는 등의 부정적인 반응을 느끼게 되면 제안을 중단해 버린다. 이런 경우 회의는 아무 성과 없이 끝나고 만다. 이러한 문제를 해결하는 방법으로 의장은 어떤 사람이든 제안을 하면 각별히 존중해 주어야 하며 부정적인 반응에 대해서는 분명하게 주의를 주어야 한다.
그리고 가급적 아랫사람들부터 발언하게 하는 것이 좋다. 윗사람이 주제에 대해 먼저 언급을 하게 되면 아랫사람들은 발언하는 데 어려움을 느끼게 된다. 위에서부터 내려오는 것보다는 아래에서부터 거슬러 올라가는 것이 더 다양한 시각과 아이디어를 얻기 쉽다. 그리고 회의를 마칠 때는 잘 해결된 안건들을 언급하고 참석자들에게 감사를 표해야 한다. 또 해산하기 전에 다음 회의 시간과 장소를 결정하게 되면 나중에 전화 통화로 허비하는 시간을 절약할 수 있다.

키워드

강한 회사는 회의시간이 짧다를 읽고 ,   강한 회사는 회의시간이 짧다,   강한 회사는 회의시간이 짧다 감상문