국제회의개최 사전준비

목차

1) 회의성격 및 취지 파악

2) 개회일자 결정

3) 지원기관 검토

4) 종전회의 경험 반영

5) 재정확보

6) 요원확보

7) 회의참가 홍보활동 강구

본문내용

1) 회의성격 및 취지 파악
국제회의를 개최하는 데는 목적과 취지가 있게 마련이다. 국제회의는 전문분야에 대한 학술연구결과를 발표하기 위하여 개최되는 학술회의라든가 경제, 문화 등 상호 국가간의 공동 관심사에 대한 협력증진을 도모키 위한 특정회의를 비롯하여 관련업계 회원이나 공동이념을 추구하는 단체의 이해증진과 우의를 돈독히 하기 위한 친목회의 등 국제간의 정기 또는 비정기 회의에 이르기까지 다양하다. 따라서 개최할 회의의 목적과 성격을 파악하고 동 회의가 어떤 이유로 이곳에서 개최되는지를 규명함으로써 이후 회의개최 준비계획을 수립하는 데 큰 도움을 주게 될 것이다. 무릇 회의를 개최함에 있어서는 회의 개최기구나 개최국의 대외 이미지를 부각시키는 데 초점을 둘 수도 있으며, 관례 및 순번에 의하거나 종전회의에 대한 답례로 개최하는 경우도 있으며, 정치적 이유나 지리적 특성으로 특정국가에서 개최하는 경우도 있다. 이와 같이 회의 성격이나 개최취지에 따라서 회의개최 준비사항이 달라지므로 사전에 목표를 분명히 설정하고 회의개최 취지를 정확히 인지함으로써 회의주제 설정 등 해당 회의의 적합한 준비계획을 수립 할 수 있다.
2) 개회일자 결정
개최 추진 중인 회의의 과거 개최 연혁을 참고하여 가능한 많은 인원이 참가할 수 있는 시기와 기간을 잠정적으로 결정, 본부측(Organizing Committee)과 협의 후 최종 결정한다. 대개 전례를 따르는 것이 좋으나 회의주제, 각종 회의 수, 행사내용과 참가자 구성원에 따라 개최일자를 조정할 수도 있다. 예를 들어 학술회의의 경우 교직자, 학생, 관련 연구원들의 많은 참여를 유도하기 위해 방학 기간을 이용하거나, 부인 동반자의 참가가 많을 경우는 기후 조건이 좋은 봄, 가을을 우선적으로 고려해 본다. 단, 연휴, 기념일 또는 대규모 스포츠 행사기간 등은 사전에 충분히 감안하여 개최일자를 정하는 것이 숙박, 관광, 쇼핑 등에 곤란을 초래하지 않을 것이다.

키워드

국제회의 개최,   컨벤션,   국제회의 유치신청,   국제회의 재정,   국제회의 사전준비