수입예산(예산수립과 홍보)-컨벤션사업론 컨벤션관리

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수입예산(예산수립과 홍보)-컨벤션사업론 컨벤션관리에 대한 보고서 자료입니다.

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대행사의 사고 유연성, 현재 거래하는 주된 고객, 매체 선정시의 숙련 정도, 업무의 열의도 등을 점검하여 선정하여야 할 것이다.
또한, 컨벤션기획가와 컨벤션센터나 호텔은 광고의 방향과 일치하는 광고회사를 선정하고자 할 때 이용하는 시기가 매우 중요하다.
광고회사로부터 어떠한 서비스를 기대할 수 있는가? 광고회사는 컨벤션계획이 및 컨벤션센터나 호텔이 전문적인 광고와 인쇄물을 준비하는데 도움을 줘야 한다. 광고회사는 새로운 광고문에 대한 아이디어를 제안해야 하고 컨벤션기획가 및 컨벤션센터나 호텔의 현재 시장의 대상을 연구하여 컨벤션기획가 및 컨벤션센터나 호텔에게 새로운 예상고객에 대해 조언을 해줘야 하며 광고의 효과성을 검토하여 개선을 위한 방법에 대해 조언을 해주어야 한다.
⑥광고의 상호 교환
광고의 상호 교환은 컨벤션센터나 호텔이 회의실, 객실, 음식, 음료 등의 서비스를 잡지, 라디오, 텔레비전, 옥의광고, 신문 등의 광고와 교환하는 계약이다. 이러한 계약은 상호적 광고와 트레이드 아웃으로 불려지고, 이는 방송국에서 광고시간을 판매하는 대가로 돈 대신 ‘상품’이나 ‘서비스’를 받는 거래행위의 광고를 말한다.
2) 광고 활동
참가자를 확보하고 컨벤션행사를 성공적으로 개최하기 위해서는 광고 활동이 중요하다. 광고를 효율적으로 하기 위해서는 예상참가자의 성향과 요구 등에 대해서 시장조사를 해서 적절한 시기, 방법을 선택해야 할 것이다.
① 1단계(컨벤션유치시점)
컨벤션생사의 유치가 확정되면 조직위원회가 구성되고 본격적인 광고 활동을 해야 한다.
1단계에서 광고는 조직위원회에서 일반적으로 하는데 개략적인 개회일시, 개최도시, 개 최장소, 행사명 등을 사전에 알림으로써 컨벤션행사에 대한 관심을 유도한다.
② 2단계(컨벤션개최 1년반~1년전)
조직위원회의 홍보분과위원회에서 적절한 광고매체를 선정하고 기존의 회원 및 예상참가 자가 명단을 작성하여 DM을 발송한다. 이러한 DM은 회의 준비기간에 따라 대부분 2~3 회 발송한다. 주내용으로는 회의명, 주최기관명, 개최일자, 개최장소, 개최국가 및 도시에 대한 소개, 참가안내서, 논문모집, 국내외 관련단체 및 학회 등의 공문, 홈페이지 등이다.
DM에서는 Reply card를 수록하여 접수하면 예상참가인원, 개최규모를 파악한다.
③ 3단계(컨벤션 개최 1년~6개월전)
이 정도 되면 전체 회의 프로그램의 윤곽이 형성되고 2단계에서 접수한 Reply card를 참고하여 3단계 광고를 시작한다. 주요내용으로는 본부 주요인사의 성명, 프로그램의 전 반적인 내용, 주제, 등록비, 논문제출방법, 숙박사항, 관광정보, 각종 신청용지 등이 있 다. 그리고 3단계에서 관련협회와 학회, 단체에서 다시 DM을 발송하고 후원단체에 협조 문도 발송하게 된다.
④ 4단계(컨벤션 개최 6개월~1개월전)
이 정도 되면 초청인사 및 논문제목 발표자 등을 포함하여 컨벤션 프로그램이 대부분 형 성된다. 이 단계에서 주요광고 내용으로 컨벤션 프로그램 일정, 사교행사 프로그램, 동반 자 및 관광프로그램, 논문제목 및 논문발표자, 교통정보 등이다.
⑤ 5단계(컨벤션 개최 7일전)
광고계획은 컨벤션행사를 잠재적 참가자에게 알려서 참석률을 높이는 것이다. 따라서 컨 벤션기획가 및 컨벤션 운영담당자는 컨벤션개최 15일전부터 개최 7일전에 마지막으로 참가자를 유치하기 위한 광고를 해야 한다. 그리고 이 단계에서는 육교현판 및 현수막 등을 부착해서 컨벤션행사를 알리고 컨벤션행사에 대한 내용을 보도자료가 되도록 하여 홍보할 수 있도록 노력해야 한다.
2. 홍보
홍보란 잠재적 참가자에게 컨벤션행사에 관련 지식 및 정보를 제공하고 컨벤션행사에 대한 이미지를 제고하며 참석률을 증가시키기 위해서 비인적인 매개체를 사용한다.
'광고'-'선전'-'홍보'-'PR'등의 용어들을 같은 의미의 전달을 위해서 혼용해서
사용하는데 이들은 기본적인 뜻으로 '널리 알리고'-'상대방을 설득' 하는 것을 목적으로 하는 설득커뮤니케이션이라는 점에서 공통점을 지니고 있지만 이들은 커뮤니케이션이나 주체나 대상, 목적, 사용 매체에 있어 차이가 있다.
PR(public relations)
조직이 관계를 맺고 있는 다양한 공중과 좋은 관계를 맺고 유지하기 위하여 행하는 모든
커뮤니케이션활동이다.
홍보/퍼블리시티
상품이나 서비스에 대한 정보를 뉴스화하여 대중 매체에 기사화하는 활동이다.
홍보 혹은 퍼블리시티는 지면이나 시간에 대한 대가를 지불하지 않는 다는 점에서 광고와
구별된다.
퍼블리시티는 대가를 지불하지 않으므로 매체의 지면이나 시간이 확실히 보장되지 않으며 광고주가 메시지 내용을 통제 할 수 없다는 약점도 가지고 있다.
기업의 이벤트 행사도 상품이나 기업에 대한 뉴스를 간접적으로 기사화하는 것을 목적으로 한다는 점에서 일종의 퍼블리시티 활동이라고 할 수 있다.
광고/advertising
좁은 의미로 상업적 교환 활동을 촉진하는 커뮤니케이션 수단이다.
기업의 상품판매활동을 위한 마케팅 수단 중 하나이며 소비자들에게 호의적인 태도를 형성시킬 수 있는 설득커뮤니케이션으로 구매 욕구를 창출할 수 있는 광고주의 커뮤니케이션 수단이다. 넓은 의미로 상업적 뿐만 아니라 정치적 이념-종교적 신념을 공중에게 알리고 설득하는 정치 광고나 종교 광고와 같은 비상업적, 비영리적 광고도 포함 한다.
인간의 여러 교환활동을 촉진시키기 위한 커뮤니케이션 활동 가운데 하나이다.
기술적으로 차별화 할 수 있는 광고 특성은 광고주는 지불한 대가에 상응하는 지면이나 시간에 원하는 메시지를 담을 수 있는 권리를 보장 받는다.
대중마케팅 시대에서 표적마케팅 시대로 세분화되어 개인마케팅 시대로 변화되어 가기 때문에 이는 개별소비자와의 커뮤니케이션을 위해 선택적 청중에 접근할 수 있도록 매체들이 광고 매체로서 각광을 받고 있는 현실이다.
따라서 이메일-통신-인터넷 배너등의 광고매체 사용이 좋은 본보기이다.
홍보물의 종류는 로고를 이용해 컨벤션 개최장소를 기재한 포스터, 공공기간에 배포 및 협조를 요청하기 위해서 행사개요, 프로그램 일정 등을 작성한 개최계획서, 언론홍보를 위해서 행사내용 및 주요 참가자 약력 등을 포함한 보도자료 등이 있다.

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