[사무관리 (Office Management)] 사무관리의 개념(정의)과 필요성, 공문서, 문서소통원칙, 문서작성, 문서보존, 사무개선

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[사무관리 (Office Management)] 사무관리의 개념(정의)과 필요성, 공문서, 문서소통원칙, 문서작성, 문서보존, 사무개선에 대한 보고서 자료입니다.

목차

사무관리

I. 사무관리
　1. 개요
　2. 필요성

II. 공문서
　1. 개요
　2. 공문서의 성립과 요건
　3. 법률상의 공문서
　1) 형법상의 공문서
　2) 민사소송법상의 공문서
　3) 형사소송법상의 공문서
　4. 공문서의 종류
　5. 문서의 기능적 분류
　6. 공문서의 효력

III. 문서의 소통원칙
　1. 발신의 원칙
　2. 조직계통경유의 원칙

IV. 문서의 작성
　1. 문서작성의 일반사항
　2. 문서의 수정과 간인
　3. 문서의 기안과 발신명의
　1) 문서의 기안
　2) 발신명의
　4. 기안문의 검토와 결재
　1) 검토와 협조
　2) 결재
　3) 발신방법의 지정
　4) 시행문의 작성
　5) 심사와 관인날인 및 서명
　6) 문서접수처리와 등록, 분류

V. 문서의 보존
　1. 문서의 편철
　2 .문서의 보존
　1) 보존기간
　2) 보존대상기록물의 지정
　3) 비밀문서의 보존
　4) 전자문서 등 보존, 관리
　5) 문서의 정리와 폐기

VI. 사무의 개선
　1. 사무개선의 필요성
　2. 사무개선의 전제조건
　1) 사무개선조직의 확립
　2) 협력태세의 확립
　3) 사무개선의 기본목표
　4) 사무자동화

본문내용

있다. 외교문서는 외교통상부령이 정하는 바에 따라 일반에게 공개한 해부터 정부기록보존소에 이관하여야 한다. 통상부 외교통상부 또는 정부기록보존소에 이관하여 보존하여야 할 문서 중 당해기관에서 계속 활용할 필요가 있는 통일문서 외교문서 또는 영구문서 증 통일부장관 외교통상부장관 또는 정부기록보존소장과 각각 협의하여 당해기관에서 이를 계속 보존할 수 있다.
비치문서는 처리과에서 비치 활용의 필요성이 없을 때까지 보존한 후 문서과에 인계하여 그 보존기간이 만료될 때까지 문서과에서 보존하여야 한다. 다만 정부기록보존소장이 역사적 가치가 있다고 인정하는 비치문서는 정부기록보존소에 이관하여 보존하여야 한다.
2) 보존대상기록물의 지정
행정자치부장관은 역사적으로 보존가치가 있다고 인정되는 사건 사고 등에 관한 문서에 대하여 정부공문서평가심의회의 규정에 의한 정부공문서평가심의회의 심의를 거쳐 보존대상기록물로 지정할 수 있다. 행정자치부장관은 보존대상기록물을 지정하고자 할 때에는 정부기록보존소장으로 하여금 관련문서 생산기관에 당해문서 등의 자료를 요구하거나, 필요한 경우 소속직원 또는 관계전문가를 파견하여 조사하게 할 수 있다. 이 경우 문서생산기관은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다. 정부기록보존소장은 이관받은 보존대상기록물과 보존기록대상물에 대한 보존기간을 따로 정할 수 있으며, 기타 보존대상기록물의 지정에 관하여 필요한 사항은 행정자치부장관이 정하도록 하고 있다.
3) 비밀문서의 보존
행정기관의 장은 보안업무규정에 의하여 비밀로 분류된 문서 중 영구적인 보존가치가 있다고 판단되는 문서에 대하여는 당해문서의 비밀보호기간이 만료되는 즉시 정부공문서심의평가회의 규정에 의한 문서평가심의회의 심의를 거쳐 그 원본을 정부기록보존소에 이관하여야 한다. 비밀문서 보존의 규정에 의하여 이관되는 비밀문서의 보존에 관하여 필요한 사항은 행정자치부장관이 관계행정기관의장과 협의하여 정한다.
4) 전자문서 등 보존 관리
전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터 파일과 장기보존가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다. 또한 각급 행정기관 또는 정부기록보존소에서 보존하고 있는 문서는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다. 마이크로필름 또는 광디스크는 당해문서가 폐기된 경우에 한하여 이를 보존 중인 문서로 본다.
5) 문서의 정리와 폐기
행정기관의 장은 행정자치부령이 정하는 바에 따라 매년 1회 이상 문서정리기간을 정하여 당해기관에서 보존하고 있는 문서를 정리하고, 그 결과를 행정자치부장관에게 통보하여야 한다. 또한 행정기관은 다른 행정기관이 그 업무를 수행하기 위하여 당해행정기관에서 보존하고 있는 문서의 열람 또는 복사를 요청하는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.
문서는 그 보존기간이 경과한 후에는 문서평가심의회의 심의 및 정부공문서평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다. 심의결과 폐기하지 아니하기로 결정된 문서 중 그 보존기간이 5년 또는 10년인 문서의 보존 관리 등에 관하여는 당해 행정기관의 장이 정하는 바에 의한다.
그리고 보존기간이 20년 또는 30년인 문서는 정부기록보존소장이 정하는 때에 정부기록보존소에 이관하여야 한다. 다만 통일문서 또는 외교문서는 통일부 또는 외교통상부에서 계속 보존할 수 있다.
VI. 사무의 개선
1. 사무개선의 필요성
국가조직에서 행정수요의 증가는 필연적이며, 행정기능의 다양화와 행정조직의 증대를 야기하고 있다. 조직의 규모가 확대됨에 따라 행정목적의 효율적 달성을 저해하는 현상이 심각하게 나타날 수 있다. 이때 이에 대한 개선의 필요성이 증가하고 있는데, 이때 문제점을 도출하고 그 현상을 분석하여 개선안을 마련하고 실시한 후 타당성 여부를 확인하여야 한다. 그리고 현대사회의 환경변화에 따른 사무자동화사업을 적극적으로 유도하여야 한다.
2. 사무개선의 전제조건
1) 사무개선조직의 확립
사무개선이 조직 내부에 있어서 극히 한정된 부분에서 행하여지는 매에는 문제가 되지 않으나, 조직 전체에서 행하여질 경우에는 사무개선 담당조직이 채택될 수 있는 방안은 다음과 같다.
(1) 종래의 사무관리기능 담당부서에게 개선의 임무를 부과하는 경우
(2) 새로운 전문부서를 설치해서 담당시키는 경우
(3) 개선위원회를 설치하는 경우
(4) 외부의 전문가를 활용하는 경우
2) 협력태세의 확립
조직 전반의 사무개선을 적극적으로 추진하기 위해서 개선담당부서의 독자적인 노력만으로는 어려우며, 상 하위의 전체적 구성원의 지지와 협조가 필요하다. 그리고 사무개선의 필요성의 홍보와 분위기 조성이 필요하다. 분위기를 조성하기 위한 방법으로는 다음과 같이 생각할 수 있다.
(1) 출판물의 배포
(2) 제안제도의 활성화
(3) 정기적인 교육훈련실시
(4) 시범적 능률화운동의 실시
(5) 적극적 포상제도의 실시
3) 사무개선의 기본목표
(1) 용이성 경제성(easy and economy): 사무처리를 과거보다 쉽게 할 수 있어야 하고, 경비를 절약할 수 있는 경제성이 있어야 한다.
(2) 정확성 신속성(correct and quickness): 사무처리의 오류를 최소화하는 것으로 첨단자동화시설의 설치를 의미하고, 현대의 스피드시대에 대비해서 신속한 처리를 할 수 있어야 한다.
(3) 간결성 단순성(short and simple): 사무의 능률을 높이기 위해서는 문서의 내용이 간결하여야 하고, 단순하여 누구나 쉽고 빠르게 처리할 수 있도록 하여야 한다.
4) 사무자동화
사무활동의 효율화 및 내용의 질적 향상을 지향하는 것을 목적으로 한다. 사무자동화에서는 처리업무의 양적 증대에 의한 효과보다는 사무원들의 정확한 판단을 위한 정보수집, 그리고 업무의 능률과 의욕을 증진시키는 것을 목표로 하고 있다. 사무실에서 일상적으로 수행하는 정보처리업무를 자동화시켜 주는 정보 시스템으로는 자동전화, 전자우편, 팩스, 문서편집기, 자료계산기, 프리젠테이션 패키지 등 사무자동화의 도구로 사무가 이루어지는 것을 의미한다.

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